Accounting for Not for Profit Organisation Notes Class 12 Accountancy
There are certain institution or organization which are set-up not to earn a profit, but for providing service to its members and the public in general. The main aim of this institution or organization is rendering service to its members and the public, but not the profit as in the case of business. Such organization includes schools, hospitals, clubs, charitable institutions, religious organizations, trade unions, welfare societies, consumer-cooperatives, literary societies, etc.
These organizations or institutions are managed by a group of people known as trustees who are fully accountable to their members and the society for the utilization of funds and the objectives of the organization. So, they have to maintain proper accounts and financial statements in the form of the Receipt and Payment Account, Income and Expenditure Account, and the Balance Sheet. This financial statement helps them to keep track of their income and expenditure as well as fulfill the legal requirements for maintaining records.
Meaning of Not-For-Profit Organisation: All trading and business organizations are profit organizations since their main objective is to earn profit. Not-For-Profit Organisations are those organizations whose main aim/objective is to rendering service to their members or the society at large and not the earning of profits.
These organizations refer to the organizations that are set up for the welfare of the society, as charitable institutions, which run without a profit motive. Their main aim is to provide services to its members or the society at large. The funds, raised by such organizations are represented as capital funds or general funds. The main source; of their income usually are subscriptions from their members, donations, grants, income from investment, etc.
These organization keeps the accounting records to meet the statutory requirements and controlling utilization of their funds. They usually prepare them at the end of the financial year to ascertain their income and expenditure and the financial position of the organization and submit them to the statutory authority i.e. Registrar of Societies.
Characteristics of Not-For-Profit Organisation: 1. Service Motive: The main motive of these organizations is service motive. They provide service either free of cost or at a nominal cost and not to earn profit. These are formed for rendering service to a specific group or society at large such as education, health care, recreation, sports, and so on without any consideration of caste, creed, and color.
2. Organisation: Not-For-Profit Organisations are organized as charitable trusts or societies. The subscribers to such trust or societies are called its members.
3. Management: The affairs of Not-For-Profit Organisations are normally managed by a managing committee or executive committee. These committees are elected by their members or subscribers.
4. Source of Income: The main source of income of these organizations are:
Subscriptions from members
Life-membership fees
Endowment fund
Donations
Legacies
Grant-in-aid
Income from investments etc.
5. Capital Fund or General Fund: The funds raised by Not-For-Profit Organisations through various sources are credited to capital funds or general funds.
6. Surplus Added to Capital Fund: The surplus generated in the form of excess income over expenditure is simply added to the capital fund or general fund. It is not distributed amongst the members as in trading or business organization.
7. Goodwill: The Not-For-Profit Organisation earn their reputation or goodwill on the basis of their contribution to the welfare of the society rather than on the customers’ satisfaction or owner’s satisfaction.
8. Accounting Records: The accounting records of these organizations are totally different from the trading or business organization. They are not prepared financial statements like Trading Account and Profit and Loss Account, instead, they prepare Receipts and Payment Account and Income and Expenditure Account. The preparation of the Balance Sheet is the same in both organizations.
9. Statutory Requirement: The accounting information provided by such organizations is meant for the present and potential contributors to meet the statutory requirements.
Accounting Records of Not-For-Profit Organisations: As we know that Not-For-Profit Organisations are not engaged in any trading or business activity normally. Their main source of income is subscriptions/donations, financial assistance or grant from the government, etc. Most of their transactions are in form of cash or through the bank. These organizations are required by law to keep proper accounting records and keep proper control over the utilization of their funds.
For maintaining accounting records these organizations usually keep a cash book to record all receipts and payments and maintain ledger accounts of all income, expenses, assets, and liabilities. In addition, they maintain a stock register to keep records of all fixed assets and consumables.
In place of the capital account, they maintain a capital fund or general fund that goes on increases due to surpluses, life membership fees, donations, legacies, etc. received from year to year.
Final Accounts or Financial Statements of Not-For-Profit Organisations: As they are non-profit making entities, so they are not required to make Trading and Profit and Loss Account but instead of these accounts to know whether the income during the year was enough to meet the expenses or not they prepare:
Receipts and Payment Account,
Income and Expenditure Account, and
Balance Sheet.
For the preparation of these financial statements, the general principles of accounting are fully applicable. The statements provide the necessary financial information to members, donors, and to the Registrar of Societies.
Along with all these, Not-For-Profit organizations also prepare a trial balance for checking the accuracy of ledger accounts. The trial balance also facilitates the preparation of an accurate Receipt and Payment Account as well as the Income and Expenditure Account and the Balance Sheet.
Receipts and Payment Account: A Receipts and Payments Account is a summary of cash A transactions. It is prepared at the end of the accounting period from the cash receipts journal and cash payment journals.
“Receipts and Payment Account is nothing more than a summary of the cash book (Cash and Bank transactions) over a certain period, analyzed and classified under the suitable heading. It is the form of account most commonly adopted by the treasurers of societies, clubs, associations, etc. When preparing the results of the year’s working.” – William Pickles
In ‘other words, the Receipt and Payment Account simply is a summary of cash and bank transactions under various heads. On the debit side, it begins with an opening balance of cash and bank and records all the items of receipts irrespective of whether they are of capital or revenue nature or whether they pertain to the current or past or future accounting periods.
The payments are recorded on the credit side without making any distinction between items of revenue and capital nature and whether they belong to the current or past or future accounting period(s). It may be noted that this account does not show any non-cash item like depreciation.
At the end of the period, this account is balanced to ascertain the balance of cash in hand or cash at the bank. The annual totals of various items of receipts and payments are found from their respective accounts in the ledger or from the cash book and are then entered in the Receipts and Payment Account.
Salient Features of Receipts and Payment Account: 1. Real Account: It is a real account, so the rule of a real account i.e. ‘Debit what comes in and credit what goes out, is followed. Thus receipts are recorded on the Debit side and the payments are recorded on the Credit side.
2. Summary of the Cash Book: It is a summary of the cash book. Its form is similar to cash book (without discount and bank column) with debit and credit sides.
3. Shows amount irrespective of period: It shows the total amount of all receipts and payments irrespective of the period to which they pertain.
4. No distinction between nature (Capital or Revenue nature): It includes all receipts and payments whether they are of capital nature or of revenue nature.
5. No distinction between the mode of the transaction (Cash or Bank): No distinction is made in receipts/payments made in cash or through the bank. With the exception of the opening and closing balances, the total amount of each receipt and payment is shown in this account.
6. Do not show non-cash items: Non-cash items like depreciation, outstanding expenses, accrued income, etc. are not shown in this account.
7. Opening and closing balances: The opening and closing balance in its respective mean cash in hand or cash at a bank in the j beginning and at the end. The balance of receipts and payment account must be debit being cash in hand or cash at the bank unless there is a bank overdraft.
8. Does not reflect net income or net loss: Thir account does not tell us whether the current income exceeds the current expenditure or vice versa or in other words, it does not give any information of net 1 income or a net loss.
Steps in the prepare ion of Receipt and Payment Account: 1. Put the opening balance of cash in hand and cash at the bank at the beginning on the Receipt side. If there is a bank overdraft at the beginning, but the same in the Payment side of the account.
2. Enter the total amounts of all receipts (either cash or cheque) in the Receipt side (Dr. side) irrespective of their nature, (whether capital or revenue) and whether they pertain to past, present, and future periods.
3. Enter the total amounts of all payments (either cash or cheque) in the Payment side (Cr. side) irrespective of their nature (whether capital or revenue) and whether they pertain to past, present, and future periods.
4. Do not enter the non-cash item like depreciation, outstanding expenses, accrued income, etc.
5. Find out the difference between the total debit side and the total credit side of the tired account and enter the same on the credit side as the closing balance of cash or bank balances.
But, if the total of credit side is more than of debit side, show the difference on the debit as bank overdraft and close the account.
Examples of Important Receipts and Payments Items: Format of Receipts and Payments A/c: There will be either of the two amounts i.e. cash at a bank or bank overdraft, not both.
Limitations of Receipts and Payments Account:
It does not show expenses and incomes on an accrual basis.
It does not show whether the organization is able to meet its day-to-day expenses out of its income.
Income and Expenditure Account: It is a nominal account of the Not-For-Profit Organisation equivalent to the profit and loss account of the trading concerns. The terms profit is substituted by the words excess of income over expenditure (surplus) and the loss is expressed as an excess of expenditure over income (deficit).
It reveals the surplus or deficit arising out of the organization’s activities during an accounting period. This account is prepared on an accrual basis and includes only items of revenue nature. All the revenue items relating to the current period are shown in this account, the expenses and losses on the expenditure side (debit side), and incomes and gains on the income side (credit side) of the account. It shows the net operating result in the form of surplus or deficit, which is transferred to the capital fund shown in the balance sheet.
Salient Features of Income and Expenditure Account: 1. Nominal Account: It is a nominal account, therefore the rule of nominal account i.e. “Debit all expenses and losses and credit all incomes and gains” is followed.
2. Ignore Items of Capital Nature: In this account, only items of revenue nature are to be considered and all the items of capital nature should be ignored.
3. Prepare from Receipt and Payment Account: It is generally prepared from a given Receipts and Payments Account and other information after making necessary adjustments.
4. No Opening and Closing Balances: In this account, no opening and closing balances of cash and bank are recorded.
5. Same as Profit and Loss Account: This account is prepared in the same manner in which a Profit and Loss Account is prepared, considering, all adjustments relating to the current year.
6. Exclude Past and Future Items: It excludes all the items of j income and expenditure which do not pertain to the current period.
7. End-balance of this Account: The end balance of the Income and Expenditure Account, which may be either ‘excess of income over expenditures’ or ‘excess of expenditure over income’ would be added to or deducted from, as the case may be, tire capital fund, on the liabilities side of the Balance Sheet.
Steps in the Preparation of Income Expenditure Account:
From the Receipts and Payments, the Account excludes the opening and closing balance of cash and bank as they are not an income.
Exclude the items of capital nature as these are to be shown in the balance sheet.
Take out the revenue receipts only for the current year to be shown on the income side of the Income and Expenditure Account. These are adjusted by excluded the amounts relating to the preceding and the succeeding periods and including the amounts relating to the current year not yet received.
Take out the revenue payments only for the current year to be shown on the expenditure side of the Income and Expenditure Account. These are adjusted by excluded the amounts relating to the preceding and the succeeding periods and including the amounts relating to the current year not yet paid,
Make the adjustments of non-cash items like: (a) Depreciation on fixed assets. (b) Provision for doubtful debts, if required. (c) Profit or Loss on sale of fixed assets etc.
For determining the surplus/deficit for the current year.
So, we can also prepare the Income and Expenditure Account with the help of the following methods after considering Receipt and Payment Account and information given:
Income and Expenditure Account for the year ended. Format of Income and Expenditure Account Income and Expenditure Account for the year” ended. The distinction between Income and Expenditure Account and Receipt and Payment Account Balance Sheet: Not-For-Profit organizations prepare a Balance Sheet at the end of an accounting period to ascertain the financial position of the organization. The preparation of their Balance Sheet is the same as that of the business or trading entities. It is prepared in the usual way showing assets on the ‘right-hand side’ and the liabilities on the ‘left-hand side. However, the term capital is not to be found.
Instead, there will be a capital fund or a general fund, or an accumulated fund, and the surplus or deficit as per Income and Expenditure Account shall be added to or deducted from this fund. Some capitalized items like legacies, entrance fees, and life membership fees directly (added) in the capital fund.
Sometimes it becomes necessary to prepare a Balance Sheet at the beginning of the year in order to find out the opening balance of the capital/general fund.
Steps in the Preparation of Balance Sheet: 1. Find out the Capital fund as per the Opening Balance Sheet and add surplus from the Income and Expenditure Account. Then, add capitalized items like legacies, entrance fees, and life membership fees, etc. received during the year.
2. Put all the fixed assets (from the opening balance sheet) with additions (from Receipts and Payments Account) after charging depreciation (as per Income and Expenditure Account), on the assets side of the balance sheet.
3. Compare items on the receipts side of the Receipts and Payments Account with the income side of the Income and Expenditure Account to find out the amounts of: (a) Subscription due but not yet received, (b) Income received in advance, (c) Sale of fixed assets made during the year, (d) Items to be capitalized etc.
4. Compare items on the payment side of the Receipts and Payments Account with the expenditure side of the Income and Expenditure Account to find out the amount of: (a) Outstanding Expenses, (b) Prepaid Expenses, (c) Purchases of a fixed asset during the year, (d) Depreciation on fixed assets, (e) Stock of consumable items like stationery in hand, (f) Closing balance of cash in hand and cash at bank etc.
Format of Balance Sheet: Balance Sheet of…………………… as on……………………. Some Important items relating to Not-For-Profit Organisations: 1. Subscription: It is the amount paid by the members of the organization periodically so that their membership is not canceled. This is the main source of income of Not-For-Profit Organisations.
Treatment:
The total amount of subscriptions received during the accounting period is shown on the receipt side (Dr. side) of the Receipt and Payment Account.
Subscription related to the current period shown in the income side (Cr. side) of Income and Expenditure Account. The amount of subscription to be shown in the Income and Expenditure Account is calculated as follows : Table Showing Calculation of Subscriptions or Subscription Account
Subscription Outstanding at the end of the year is shown on the assets side of the Balance Sheet and subscription received in advance in the current year for the next year is shown on ‘ the liabilities side of the Balance Sheet.
2. Donations: It is a type of gift in cash or in property received from some person, firm, or company. The donation can be for specific purposes or for general purposes. Both the donation received appears on the receipts side of the Receipts and Payments Account. 1. Specific Donations: If the amount received as the donation is for a specific purpose such as a donation for extension of the existing building, donation for the library, for construction of new computer laboratory, etc., it is capitalized and is shown in the liabilities side of Balance Sheet.
2. General Donations: Such donations are to be utilized to promote the general purpose of the organization. It is of two types: (a) General Donation of Big Amount: It is shown on the liability side of the Balance Sheet because it is non-recurring in nature as the donations of huge amounts cannot be expected every year. (b) General Donation of Small Amount: These are treated as revenue receipts as it is a regular source of income hence, it is taken to the income side of the Income and Expenditure Account of the current year.
3. Legacies: It is in the nature of a gift, received in cash or in the property as per the will of a deceased person. It is not treated as an income because it is not of recurring nature. Such receipts come very rarely and therefore it is of a capital nature and is shown on the liabilities side of the Balance §heet. It appears on the receipt side of the Receipts and Payments Account and is directly added to Capital Fund in the Balance Sheet. However, legacies of the small amount may be treated as income and show on the income side of the Income and Expenditure Account.
4. Life Membership Fees: In order to become a member of an organization for the whole of the life, some members pay the fee in lump sum i.e. once in their lifetime. It is a receipt of non-recurring nature since the members will not be required to pay the fees regularly. It is shown on the receipt side of the Receipt and Payment Account and added to the Capital Fund in the Balance Sheet. It should not be credited to the Income and Expenditure Account.
5. Entrance Fees: The entrance fee also known as the Admission Fee is paid only once the member at the time of becoming a member. 1. In the case of organizations like clubs and some charitable institutions, where the membership is limited and the amount of Entrance Fees is quite large. It is treated as a non-¬recurring item and added directly to Capital Fund in the Balance Sheet and also shows in the receipt side of the Receipt and Payment Account.
2. For some organizations like educational institutions the entrance fee is a regular income and the amount is quite small. So it is treated as the recurring item and shown in the income side of the Income and Expenditure Account. It is also shown on the receipt side by the Receipt and Payment Account.
From the examination point of view, if there is no specific instruction about Entrance Fees, it should be treated as Capital Receipt and directly added to Capital Fund in the Balance Sheet.
6. Sale of Old Assets: Receipt from the sale of the old asset appears in the receipt side of Receipt and Payment Account. Only the profit or loss on the sale of a fixed asset is credited or debited, as the case may be, to the Income and Expenditure Account. In the Balance Sheet, the book value of the asset sold should be deducted from the relevant asset.
7. Sale of Periodicals: Receipts from the sale of periodicals shown in the receipt side of Receipt and Payment Account. It is an item of recurring nature and shown in the income side of the Income and Expenditure Account.
8. Sale of Sports Materials: The sale of sports materials like old bats, old nets, etc. is a regular feature with any sports club. It is treated as revenue income on the assumption that their book value is zero. It is therefore shown in the income side of the Income and Expenditure Account. It is also shown on the receipt side of the Receipt and Payment Account.
9. Payment of Honorarium: It is the payment made to a person for his specific services rendered by him, not as a regular employee. This is an item of expense and is shown in the ‘debit or expenditure side’ of the Income and Expenditure Account.
10. Endowment Fund: “It is a fund arising from a bequest or gift, the income of which is devoted for a specific purpose. – Eric L. Kohler
Thus, Endowment Fund is a capital receipt and is shown on the liabilities side of the Balance Sheet.
11. Government Grant: Some organizations like schools, colleges, public hospitals, etc. depend upon Government grants for their activities.
It is shown on the receipt side of the Receipt and Payment Account:
The tie maintenance grant is a recurring grant. It is treated as a revenue receipt and shown on the income side of the Income and Expenditure Account.
Grants such as building grants are treated as capital receipts and transferred to the building fund account. Cash subsidy: Some Not-For-Profit Organisations receive cash subsidies from the Government or Government agencies. This subsidy is also treated as revenue income for the year in which it is received.
12. Special Funds: Not-For-Profit Organisation creates some special funds for a specific purpose such as ‘prize funds’, ‘match fund’ and ‘sports fund’ etc. The number of such hands is invested in securities and the income earned on such investment is added to the respective fund, not credited to the Income and Expenditure Account. Similarly, the expenses incurred on such a specific purpose are also deducted from the fund.
13. Stationery (or some consumable items): Expenses incurred on Stationery (or some consumable items) are charged to the Income and Expenditure Account.
If the opening or closing stock of stationery is given, then the amount of stationery consumed during the year will be shown in the Income and Expenditure Account and the closing stock in the Balance Sheet.
The calculation for Expenses for the Current Year Total Amount Paid shown in Payment side of Receipt and Payment Account. Outstanding expenses at the end of the current year shown in the Liabilities side of the Balance Sheet and prepaid at the end shown in the Assets side of the Balance Sheet.
The calculation for Income for the Current Year Total Amount Received shown in Receipt side of Receipt and Payment Account. Accrued income at the end of the current year shown in assets side of Balance Sheet and Income received in advance at the end of the current year shown in the liabilities side of Balance Sheet
Cash Flow Statement Notes Class 12 Accountancy Chapter 6
The Income Statement and the Balance Sheet (Position Statement) are the two important and basic financial statements prepared by every business enterprise. Income Statement shows the profit or loss incurred by the enterprise for the accounting period and the Balance Sheet discloses the financial condition or position at a particular date. But many of those who study these statements are, for different reasons, also interested in knowing the inflow and outflow of cash.
Hence, many companies presented along with the final accounts, a statement called ‘Cash Flow Statement’ which shows inflows and outflows of the cash and cash equivalent. In June 1995, the Securities and Exchange Board of India, (SEBI) amended clause 32 of the Listing Agreement requiring every listed company to give along with its balance sheet and profit and loss account, a Cash Flow Statement prepared in the prescribed format showing separately cash flows from operating activities, investing activities and financing activities.
Meaning of Cash Flow Statement A Cash Flow Statement is a statement that shows inflow (receipts) and outflow (payments) of cash and its equivalents in an enterprise during a specified period of time. Accounting Standard (AS-3) Revised issued by the Institute of Chartered Accountant of India on Cash Flow Statement in March 1997 has defined Cash Flow Statement as “a statement which shows inflows (receipts) and outflows (payment) of cash and its equivalents in an enterprise during a specified period of time.” According to the revised accounting standard 3, an enterprise should prepare a cash flow statement and should present it for each period for which financial statements are presented.
The terms, Cash, Cash Equivalents, and Cash Flows explained below: Cash: It comprises cash in hand and demand deposits with banks.
Cash Equivalents: They are short term highly liquid investments that are readily convertible into cash and which are subject to an insignificant risk of change in value. An investment normally qualifies as a cash equivalent only when it has a short maturity, of say three months or less from the date of acquisition. Cash equivalent is held for the purpose of meeting short-term cash commitments rather than for investment or another purpose.
Cash Flows are inflows and outflows of cash and cash equivalents. An inflow increases the total cash and cash equivalents at the disposal of the enterprise whereas an outflow decreases them.
As per AS 3, Cash Flows exclude movements between items that constitute cash or cash equivalents because these components are part of the cash management of an enterprise rather than part of its operating, investing, or financing activities.
Objectives of Cash Flow Statement The basic objective of the Cash Flow Statement is to highlight the change in the cash position including the sources from which cash was obtained by the enterprise and specific uses to which cash was applied.
The Cash Flow Statement serves a number of objectives which are following: 1. Depict Inflows and Outflows of Cash: The cash Flow Statement gives information about cash inflows and cash outflows of an enterprise during a particular period from operating activities, investing activities, and financing activities. It is an effective tool for managing cash.
2. Cash Flow information helps in Planning: Cash Flow Statements provide information for planning for short-range cash needs of the enterprise. It helps in the formulation of financial policies.
3. Helping in understanding the Liquidity of the Enterprise: Cash Flow Statement helps the enterprise to assess whether it would meet its current obligations or not. It also helps the lending institutions like banks etc to ascertain the liquidity of the enterprise.
4. Help in preparing Cash Budget: A cash Flow Statement helps the management of the firm in preparing a Cash Budget.
5. Analysis Management of Cash: CashFlow Statement reveals good and bad points relating to the management of Cash.
According to AS-3 (Revised) the objectives of the Cash How Statement are as follows: ” Information about the cash flow of an enterprise is useful in providing users of financial statements with a basis of assessing the ability of the enterprise to generate cash and cash equivalents and the needs of the enterprise to utilize these cash flows.
The economic decisions that are taken by users require an evaluation of the ability of an enterprise to generate cash and cash equivalents and the timing and certainty of their generation. The statement deals with the provision of information about the historical changes in cash and cash equivalent of an enterprise by means of a cash flow statement which classifies cash flows during the period from operating, investing and financing activities.”
Advantages of Cash Flow Statement A Cash Flow Statement is a useful financial statement and provides the following benefits: (a) It enables the management to identify the magnitude and directions of changes in cash. (b) It enables the users to evaluate the changes in the economic resources of an enterprise. (c) It enables the users to evaluate the changes in financial structure. ‘ (d) It enables the users to evaluate the changes in net assets of enterprises. (e) It enables the users to evaluate the enterprise’s ability to alter the amounts and timings of cash flows in order to adapt to changing circumstances and opportunities. (f) It is useful in assessing the ability of the enterprise to generate Cash and Cash Equivalents and enables users to develop models to assess and compare the present value of the future cash flows of different enterprises. (g) As a tool of planning, the Projected Cash Flow Statement enables the management to plan its future investments, operating, and financial activities such as repayment of long-term loans and interest thereon, modernization or expansion of the plant, payment of cash dividend, etc. (h) It helps in efficient cash management. The management can know the adequacy or otherwise of cash and can plan for the effective use of surplus cash or can make the necessary arrangement in case of inadequacy of Cash. (i) It also enhances the comparability of the reporting of operating performance by different enterprises because it eliminates the effects of using different accounting treatments for the same transactions and events.
Classification of Cash Flows A Cash Flow Statement shows the inflow and outflow of cash and cash equivalents from various activities of a company during a specific period. As per AS-3, these activities can be classified into three categories which are following:
Operating activities
Investing activities
Financing activities
1. Operating Activities: Operating activities are the principal revenue-producing activities of the enterprise and other activities that are not investing or financing activities. Cash flows from operating activities generally result from the transactions and other events that enter into the determination of net profit or loss.
The amount of cash flows arising from operating activities is a key indicator of the extent to which the operations of the enterprise have generated sufficient cash flows to maintain the operating capability of the enterprise to pay dividends, repay loans and make investments without resources to extent source of financing. Examples of Cash Flows from operating activities are:
Cash Inflows from Operating Activities:
Cash receipts from the sale of goods and rendering of services.
Cash receipts from royalties, fees, commissions, and other revenues.
Cash receipts relating to future contracts, forward contracts, option contracts, and swap contracts when the contracts are held for dealing or trading purpose.
Cash receipts as income tax refunds unless they can be specifically identified with financing and investing activities.
Cash Outflows from Operating Activities:
Cash payments to suppliers of goods and services.
Cash payments to and on behalf of employees for wages, salaries, etc.
Cash payments of income tax unless they can be specified as financing or investing activities.
Cash payments for future contracts, forward contracts, etc.
Cash Payments for interest etc.
2. Investing Activities: As per AS-3 investing activities are the acquisition and disposal of long-term assets (such as land, building, plant, machinery, etc.) and other investment not included in cash equivalents. It is important to make a separate disclosure of cash flows arising from investing activities because the cash flows represent the extent to which expenditures have been made for resources intended to generate future income and cash flows.
Cash Inflows from Investing Activities:
Cash receipts from disposal of fixed assets.
Cash receipts from disposal of shares, warrants, or debt instruments of other enterprises and interest in joint ventures other than cash equivalents.
Cash receipts from the repayment of advances and loans made to third, parties (other than advances and loans of the financial enterprise.)
Interest received in cash from loans and advances.
Dividend received from investment in other enterprises.
Cash Outflows from Investing Activities:
Cash payments to acquire fixed assets.
Cash payment, relating to capitalized research and development costs.
Cash payment, to acquire shares, warrants, etc. other than cash equivalent.
Cash advances and loans made to a third party (other than advances and loans made by a financial enterprise wherein it is operating activities.)
3. Financing Activities: As per AS-3, financing activities are activities that result in changes in the size and composition of the owner’s capital (including preference share capital in the case of a company) and borrowings of the enterprise. The separate disclosure of cash flows from financing activities is important because it is useful in predicting claims on future cash flows by providers of funds (both capital and borrowings) to the enterprise.
Cash Inflows from Financing Activities:
Cash proceeds from issuing shares or other similar instruments.
Cash proceeds from issuing debentures, loans, bonds, and other short or long-term borrowings.
Cash Outflows from Financing Activities:
Cash repayments of the amounts borrowed.
Payment of dividend, Interest, etc.
Redemption of Preference Shares.
Classification of Business Activities as per AS-3, showing Inflow and Outflow of Cash. Treatment of Important Items: 1. Extraordinary Items: Extraordinary items are not the regular phenomenon for example loss due to theft or fire or flood, winning of a lawsuit, or a lottery. They are non-recurring in nature and hence cash flow associated with extraordinary items is disclosed separately as arising from operating, investing, or financing activities in the cash flow statement, to enable users to understand their nature and effect on the present and future cash flows of the enterprise.
2. Interest and Dividend: Treatment of cash flows from interest and dividends can be described under two heads which are the followings: 1. In the case of a financial enterprise (whose main business is lending and borrowing), cash flows arising from interest paid and interest and dividend received are classified as cash flows from operating activities, while dividend paid is classified as a financing activity.
2. In the case of a non-financial enterprise, cash flows arising from interest and dividends paid should be classified as cash flows from financing activities while interest and dividend received should be classified as cash flows from investing activities.
3. Taxes on Income and Gains: Taxes may be income tax, capital gains tax, dividend tax, etc. As per AS-3, cash flows arising from taxes on income should be separately disclosed and should be classified as cash flows from operating activities unless they can be specifically identified with financing and investing activities.
This clearly implies that:
Tax on Operating Profit i.e. Income Tax should be classified as operating cash flows.
Dividend tax i.e. tax on the amount distributed as a dividend to shareholders should be classified as financing activity along with dividend paid.
Capital Gains Tax i.e. tax on capital profits like tax paid on the sale of fixed assets should be classified under investing activities.
Non-Cash Transactions: As per AS-3, investing and financing transactions which do not involve inflow or outflow of cash or cash; equivalent, are excluded from the cash flow statement. But significant such transactions should be disclosed elsewhere in the financial statements in a way that provides all the relevant information about these investing and financing activities.
Examples of the non-cash transaction are:
Acquisition of fixed assets by the issue of share or on Credit.
Redemption of debenture by conversion into equity share.
Acquisition of an enterprise by means of an issue of share. s
Preparation of Cash Flow Statement: (Main Heads Only): Cash Flows from Operating Activities: Operating activities are the main source of revenue and expenditure in an enterprise. Therefore, the ascertainment of cash flows from operating activities is of prime importance.
As per AS-3, an enterprise should report cash flows from -N * operating activities using either by. Direct Method or Indirect Method In Direct Method, major classes of gross cash receipts and gross cash payments, are disclosed. or In the Indirect Method, net profit or loss is adjusted for the effects of
Transactions of a non-cash nature.
any deferrals or accruals of past/future operating cash receipts.
Items of income or expenses associated with investing or financing cash flows.
Direct Method: As we know that items are recorded on an accrual basis in profit and loss accounts therefore certain adjustments are made to convert them into cash bases.
These adjustments are discussed below: 1. Cash Inflow from Sales: Total Sales include Cash Sale and Credit Sale both. Cash sales is a cash inflow, but in the case of credit sales, cash receipts from Debtors are calculated as follows:
Cash receipts from Customers = Credit Sales + Opening Debtors and Bills Receivable: Closing Debtors and Bills Receivable – Bad Debts – Discount Allowed – Sales Returns.
2. Cash Outflow from Purchases: Total Purchases include both cash purchases and credit purchases. Cash purchases are cash outflow, but in the case of credit purchases, cash paid to the suppliers is calculated as follows:
Cash paid to Suppliers = Credit Purchases + Opening Creditors and Bills Payable – Closing Creditors and Bills Payable – Discount received – Purchases Returns.
Purchases = Cost of Goods Sold – Opening Stock + Closing Stock
3. Cash Outflow on Expenses Incurred: The figures of expenses given in the Profit and Loss Account have to be adjusted to find out cash outflow. The amount outstanding and the amount paid in advance have to be adjusted for this purpose. Cash Paid for Expenses = Expenses as given in Profit & Loss A/c – Prepaid Expenses in the beginning and Outstanding Exp. at the end + Prepaid Expenses at the end and Outstanding Expenses in the beginning.
However, the following items are not to be considered: 1. All non-cash items are ignored as no cash is involved in them. Examples are: (a) Depreciation (b) Discount on issue of Shares written off (c) Goodwill written off. (d) Preliminary Expenses are written off (e) Discount on issue of Debenture written off (f) Patents and Copyright wrote off (g) Underwriting commission written off.
2. Appropriations of transfer to different reserves and provisions like to General Reserve, Provision for Taxation, and Proposed Dividend should be ignored.
3. Items that are classified as investing or financing activities like profit or loss on sale of fixed assets, interest received, the dividend paid, etc. are also ignored.
Cash Flows From Operating Activities (Direct Method) Indirect Method: In this method, net profit or loss is adjusted for the effects of transactions of a non-cash nature flow. In other words, Net profit or loss is adjusted for items that affected net profit but did not affect cash.
As per AS-3, (Revised), under the indirect method, net cash flow from operating activities is determined by adjusting net profit or loss for the effects of: 1. Non-cash items are to be added back. Non-cash items like (a) Depreciation (b) Goodwill has written off (c) Patents and Copyrights are written off (d) Appropriation to General Reserve (e) Interim dividend (f) Deferred taxes etc.
2. All other items for which the cash effects are investing or financing cash flows. The treatment of such items depends upon their nature. All investing and financing incomes are to be deducted from the number of net profits while all such expenses are to be added back.
3. Changes in current assets and liabilities during the period. An increase in current assets and a decrease in current liabilities are to be deducted while the increase in current liabilities and a decrease in current assets are to be added up.
Cash Flows from Operating Activities (Indirect Method) Cash Flow from Investing Activities: Investing activities are the acquisition and disposal of long terms assets and other investments not included in cash equivalent. Accordingly, cash inflow and outflow relating to fixed assets, shares, and debentures of other enterprises, advances, and loans to third parties and their repayments are shown separately under Investing activities in the Cash Flow Statement.
It is important because the cash flows represent the extent to which expenditures have been made for resources intended to generate future income and cash flows.
Cash Flow from Investing Activities Cash Flows from Financing Activities: The Financing Activities of an enterprise are those activities that result in a change in size and composition of owners capital and borrowing of the enterprise. It includes separate disclosure of proceeds from the issue of shares or other similar instruments, issue of debentures, loans, bonds, other short-term or long-term borrowings, and repayment of amounts borrowed. It is useful in predicting claims on future cash flows by providers of funds (both capital and borrowings to the enterprise.)
Cash Flow from Financing Activities Format for Cash Flow Statement (As Per AS-3 (Revised)) 1. Direct Method Cash Flow Statement for the year ended…………. 2. Indirect Method Cash Flow Statement for the year ended…………
Accounting Ratios Notes Class 12 Accountancy Chapter 5
As we know that, the financial statements are prepared to meet the common information needs of users of information. Financial Statements include:
Income Statement or Profit & Loss A/c
Position Statement or Balance Sheet
Cash Flow Statement.
→ “The first and most important function of financial statements is, of course, to serve those who control and direct the business, to the end of securing the profits and maintaining a sound financial condition.” -Harry Guthman
The financial statement analysis is of much interest to a number of groups of persons. This analysis is done through the various tools
Comparative Statement
Common Size Statements
Trend Analysis
Ratio Analysis etc.
These tools of analysis help to understand the financial state of a business in a better manner. The analysis comprises resolving the statements by breaking them into simpler statements by a process of rearranging and regrouping different items. Thus, analysis is the mental process of understanding the terms of such statements and forming opinions or inferences about the financial health, profitability, efficiency, and such other aspects of the company.
Meaning of Ratio-Analysis: Ratio analysis is the most important and popular tool of financial analysis. It is a combination of two terms ‘ratio’ and ‘analysis. A ‘ratio’ is an arithmetic expression of the relationship between two variables. Two variables must be significantly related to producing meaningful results. ‘Accounting Ratios’ are computed by taking data from the financial statements of business entities and express the relationship between two financial variables from the financial statements.
In other words, the Accounting ratio is the arithmetical relationship between two accounting variables but they assume significance if these variables have cause and effect relationships.
The accounting ratio provides a quantitative relationship that the analyst may use to make a qualitative judgment about various aspects of the financial position and performance of an enterprise.
→ “The term accounting ratio is used to describe the significant relationship which exists between>figures shown in a balance sheet, in a profit and loss account, in a budgetary control system or in any part of the accounting organization.” – J. Betty
Accounting Ratios express the relationship between two financial variables of the financial statements. They may be expressed in either of the following ways.
→ Pure or in Proportion: In this, the relationship between two items is directly expressed in proportion.
→ Percentage: In this, a quotient obtained by dividing one figure by another is multiplied by 100 and it becomes the ‘percentage’ form of expression.
→ Time: It is expressed a number of times a particular figure is compared to another figure.
→ Fraction: It is expressed infraction. For example, net profit is 1/4th of sales.
Objectives of Ratio Analysis
To simplify the comprehension of financial statements and to summarise a large number of figures.
To highlight the changes in the financial position of the business.
To facilitate intra-firm comparison of the performance of the different divisions of the firm.
To facilitate inter-firm comparison.
To facilitate planning and control and thus decision-making.
Advantages of Ratio Analysis: 1. Useful in the analysis of financial statements: It is easy to understand the financial position of a business enterprise in respect of short-term solvency, capital structure position, etc; with the help of various ratios.
2. Useful in judging the operating efficiency of business: Ratio enables the users of financial information to determine the operating efficiency of business firms by relating the profit figures to the capital employed for a given period.
3. Useful in simplifying accounting figures: “Financial Ratios are useful because they summarise briefly the results of detailed and complicated computation.” Birman and Dribin Ratios help in simplifying complex accounting figures and bring out their relationships. They help to summarize the financial information effectively.
4. Useful in Inter-firm and Intra-firm comparison: With the help of ratios, a firm can compare its performance with that of other firms and of industry in general. The ratio also helps firm to compare the performance of different units belonging to the same firm. Even the progress of a firm from year to year cannot be measured without the help of ratios.
5. Useful in Comparative analysis: The ratios need not be calculated for one year only. When many years figures are kept side by side, they help a great deal in exploring the trend visible in the business.
6. Useful in locating the weak spots (problem areas) of the business: Ratios help businesses in identifying the problem areas as well as the bright areas of the business. Problem areas would need more attention and bright areas will need polishing to have still better results.
7. Useful in SWOT (Strength-Weakness-Opportunity-Threat) analysis: Ratios help a great deal in explaining the changes occurring in the business. The information of change helps the management a great deal in understanding the current threats and opportunities and allows the business to do its own SWOT analysis.
Limitations of Ratio Analysis 1. Ratio ignores qualitative factors: The ratios are obtained from the figures expressed in money. In this way, qualitative factors, which may be important, are ignored.
2. Defective accounting information: The ratios are calculated from the accounting data in the financial statements. It means that defective information would give the wrong ratio.
3. Ignores Price-Level Changes: Change in price level affects the comparability of ratios. But no consideration is given to price level changes in the accounting variables from which ratios are computed. This really affects the utility of ratios.
4. Change in accounting procedures: A comparison of results of two firms becomes difficult when we find that these firms are using different procedures in respect of certain items.
5. Variations are general operating conditions: While interpreting the results based on ratio analysis, all business enterprises have to work within given general economic conditions, conditions of the industry in which the firms operate, and the position of individual companies within the industry.
6. Means and not the end: Ratios are means to an end rather than the end itself.
7. Lack of ability to resolve problems: The ratios have a lack of ability to solve the problems arising due course of business.
8. Lack of standardized definitions: There is a lack of standardized definitions of various concepts used in ratio analysis. There are only generally accepted forms available in the literature.
9. Lack of universally accepted standard levels: There is no universal yardstick that specifies the level of ratio which is acceptable.
10. Ratio based on unrelated figures: A ratio may be calculated for unrelated figures which would essentially be a meaningless exercise. Types of Ratios
On the basis of financial statements: 1. Income Statement Ratios: A ratio of two variables from the income statement is known as Income Statement Ratio. For example, the ratio of gross profit to sales known as gross profit ratio is calculated using both figures from the income statement.
2. Balance Sheet Ratios: In case both variables are from the balance sheet, it is classified as Balance Sheet Ratios. For example, the ratio of current assets to current liabilities known as the current ratio is calculated using both figures from the balance sheet.
3. Composite Ratios: If a ratio is computed with one variable from the income statement and another variable from the balance sheet, it is called a composite ratio. For example, the ratio of credit sales to debtors and bills receivable known as debtors turnover ratio is calculated using one figure from the income statement (credit sales) and another figure from the balance sheet (Debtors and Bills receivable).
Ratios, as tools for establishing true profitability and financial position of a business, maybe classified as: 1. Liquidity Ratios: It measures the short-term solvency i.e. the firm’s ability to pay its current dues.
2. Solvency Ratios: These ratios are computed to judge the ability of a firm to pay off its long-term liabilities. It shows the proportion of the fund which is provided by outside creditors in comparison to owners.
3. Activity (or Turnover) Ratios: Activity ratios are used to indicate the efficiency with which assets such as stock, debtors, fixed assets, etc. of the firm are being utilized. These ratios are also known as a Turnover ratio because they indicate the speed with which assets are being converted or turned over into sales.
4. Profitability Ratios: The efficiency of a business is measured in terms of profits. Thus, profitability ratios are computed to measures the efficiency of a business.
A Relook at the Financial Statements Position Statements Income Statements 1. Liquidity Ratio The liquidity ratios are used to determine the short-term solvency position of a business enterprise. The term liquidity means the conversion of the assets into cash without much loss. The objective is to find out the ability of the business enterprise to meet short-term liabilities.
The ratio included in this category is the Current Ratio and Liquid Ratio. 1. Current Ratio: The current ratio is the proportion of current assets to current liabilities. Current Ratio = Current Assets Current Liabilities
Current Assets: which mean the assets which are held for their conversion into cash within a year. Tire following are the examples of Current Assets:
Cash Balances.
Marketable Securities
Bank Balance Debtors
Bills Receivable
Stock
Prepaid Expenses etc.
Short term loans Accrued Income
Current Liabilities: which mean the liabilities which are expected to be matured within a year. The following are the examples of Current Liabilities:
Creditors
Provision for tax
Bank overdraft
Unclaimed dividend
Bills Payable
Income-received in
Short Term Loans
advance etc.
Significance: An ideal ratio is 2:1. A higher ratio indicates poor investment policies of management and poor inventory control while a low ratio indicates lack of liquidity and shortage of working capital. The current ratio, thus, throws good light on the short-term financial position and policy of a firm.
2. Liquid Ratio or Quick Ratio It is the ratio of quick (or liquid) assets to current liabilities.
Tire objective of computing this ratio is to measure the ability of the firm to meet its short-term obligation as and when due without relying upon the realization of stock. Significance: A quick ratio of 1: 1 is supposed to be good for the reason that it indicates the availability of funds to meet the liabilities 100%.
If this ratio is more than 1: 1 it can be said that the financial position of the business enterprise is sound and good. On the other hand, if the ratio is less than 1:1 i.e. liquid assets are less than current liabilities, the financial position of the concern shall be deemed to be unsound and additional cash will have to be provided for the payment of current liabilities.
2. Solvency Ratios This ratio shows the long-term financial solvency and measures the enterprise’s ability to pay the interest regularly and to repay the principal on maturity or in pre-determined installments at due dates. The following ratios are normally computed for solvency analysis, (a) Debt equity ratio; (b) Total assets to debt ratio (c) Proprietary ratio (d) Interest Coverage ratio
(a) Debt Equity Ratio: The debt-equity ratio is worked out to ascertain the soundness of the long-term financial policies of the firm. This ratio establishes a relationship between long-term debt and shareholders’ funds. Debt-Equity Ratio = Long term Debts Shareholder’s Funds Long term Debts = Debentures + Long Term Loans
Shareholder’s Funds = Preference Share Capital + Equity Share Capital + General Reserve + Capital Reserves + Securities Premium balances + Credit balances of Profit & Loss A/c – Preliminary Expenses (Fictitious Assets) – Share Issue Expenses- Discount on Issue of Share/Debenture – Underwriting Commission Or Shareholder’s Fund = Fixed Assets + Current Assets – Current Liabilities
Shareholder’s Fund is alternatively termed as internal funds and long-term debts are termed as external funds as well. Hence debt-equity ratio is computed as Debt equity ratio = External Funds/Internal Funds
Significance: The debt-equity ratio of 2:1 is generally accepted as ideal. A low ratio is considered favorable from an external investor’s point of view as they get more security. On the other hand, a high debt-equity ratio indicates that the claims of the creditors are greater than those of the owners.
(b) Total Assets to Debt Ratio: This ratio shows the relationship between total assets and the long-term debts of the firms. Total Assets to Debt Ratio = Total Assets Long Term Debts
Total Assets = Fixed Assets + Current Assets – Fictitious Assets Significance: This ratio measures the proportion of total assets funded by long-term debt. Tire higher the ratio, the lesser role is played by loaned funds in financing the assets engaged in profit-generating activities of an organization and vice-versa.
(c) Proprietary Ratio: The objective of computing the Proprietary Ratio is to establish the relationship between proprietor’s funds and total assets.
Total Assets: Fixed Assets + Current Assets – Fictitious Assets.
Significance: Proprietary ratio attempts to indicate the part of total assets funded through equity. The higher the ratio, the more profitable it is for the creditors and the management will have to depend less on outside funds. If the ratio is low, the creditors can be suspicious about the repayment of their debt.
(d) Interest Coverage Ratio: The objective of this ratio is to measure the debt servicing capacity of a business firm in respect of fixed interest on the long-term debts. It also shows whether the firm has sufficient income to pay interest on maturity dates.
Interest Coverage Ratio = Net Profit before Interest and Tax Interest on long term debts
Significance: It reveals the number of times interest is covered by the profits available for interest. A higher ratio ensures the safety of return on the amount of debt and it also ensures the availability of surplus for shareholders.
3. Turnover (or Activity) Ratios: These ratios measure the effectiveness with which a firm uses its available resources. These ratios are called ‘Turnover Ratios’ since they indicate the speed with which the resources are being turned into sales. These ratios, thus express the relationship between the cost of goods sold or sales and various assets and are expressed in a number of times.
Tire following are the important ratios of this category:
Stock Turnover Ratio
Debtors Turnover Ratio
Creditors Turnover Ratio
Working Capital Turnover Ratio
Fixed Assets Turnover Ratio
Current Assets Turnover Ratio
1. Stock or Inventory Turnover Ratio: This ratio establishes a relationship between the cost of goods sold and average inventory. The objective of computing this ratio is to determine the efficiency in which the inventory is utilized. Cost of Goods Sold Stock Turnover Ratio = Cost of Goods Sold Average Stock
Cost of Goods Sold = Sales – Gross Profit OR = Opening Stock + Purchases + Direct Expenses – Closing Stock
Average Stock = Opening Stock + Closing Stock 2
If the figure of Average Stock cannot be ascertained due to the absence of the figure of opening stock, the figure of closing stock may be used as average stock.
Significance: This ratio shows the rate at which stocks are converted into sales. The higher the ratio, the better it is for the business, since it means that stock is being quickly converted into sales. Industries which has a very high stock turnover ratio may be operating with a low margin of profit and vice-versa.
2. Debtors Turnover Ratio or Receivable Turnover Ratio: This ratio is computed to establishes the relationship between net credit sales and average debtors (or receivables) of the year. It shows the rate at which cash is generated by the turnover of debtors.
Debtors Turnover Ratio = Net Credit Sales Average Accounts Receivable
Average Accounts Receivable: Net Credit Sales = Total Sales – Cash Sales Account Receivables = Debtors + Bills Receivable Average Accounts Receivables = Opening Debtors and B/R+ Closing Debtors and B/R2
It is important to note that doubtful debts are not deducted from total debtors.
In case details regarding opening and closing receivables and credit sales are not given, the ratio may be worked out as follows:
Debtor’s Turnover Ratio = TotalSales Accounts Receivable
Significance: This ratio indicates the number of times the receivable are turned over in a year in relation to sales. It shows, how quickly debtors are converted into cash. The higher the ratio, the better it is, since it means speedier collection and lesser amount being blocked up in debtors and vice versa.
3. Creditors Turnover Ratio or Payable Turnover Ratio: Creditors Turnover Ratio indicates the pattern of payment of accounts payable. As accounts payable arise on account of credit purchases, it expresses the relationship between credit purchases and accounts payable.
Net Credit Purchases = Total Purchases – Cash Purchases Accounts Payable = Creditors + Bills Payable Average
Accounts Payable = Opening Creditors and B/P+ Closing Creditors and B/P2
In case details regarding opening creditors and closing creditors and credit purchases are not given, the ratio may be worked out as follows
Creditor’s Turnover Ratio = TotalPurchases Accounts Payable
Significance: It shows the average payment period. By comparing it with the credit period allowed by the suppliers, the conclusion may be drawn. A lower ratio means the credit allowed by the supplier is not enjoyed by the business. A higher ratio means a delayed payment to the supplier which is not a very good policy as it may affect the reputation of the business.
Investment (Net Assets) Turnover Ratio: Investment creates assets. These ratios study the velocity of utilization of long-term funds. It throws light on the rotation of capital employed in the business. Efficient utilization means better liquidity and ‘ profitability. Net Sales Investment Turnover Ratio = Net Sales Capital Employed
Net Sales = Total Sales – Sales Return Capital Employed= Fixed Assets + Working Capital
4. Working Capital Turnover Ratio: This ratio indicates whether the working capital has been effectively utilized or not in making sales. In fact, in the short run, it is the current assets and current liabilities which play a major role. Careful handling of current assets and current liabilities will mean a reduction in the amount of capital employed thereby improving turnover.
Working Capital Turnover Ratio = Net Sales Working Capital
Working Capital = Current Assets – Current Liabilities
Significance: A high working capital turnover ratio show the efficient utilization of working capital in generating sales. A low ratio, on the other hand, may indicate an excess of working capital or working capital has not been utilized efficiently.
5. Fixed Assets Turnover Ratio: This ratio established the relationship of Fixed assets with sales. Fixed Assets Turnover Ratio = Net Sales Net Fixed Assets
6. Current Assets Turnover Ratio: This ratio established the relationship of current assets with sales. Current Assets Turnover Ratio = Net Sales Net Current Assets
4. Profitability Ratios: As we know that the efficiency in business is measured by profitability. Thus, profitability ratios are computed to measures the efficiency of the business. Profit earning capacity may be expressed in the form of sales.
Some important Profitability Ratios are following:
Gross Profit Ratio
Operating Ratio
Net Profit Ratio
Return on Investment Ratio
Earnings per Share Ratio
Dividend per Share
Book Value per Share
Price Earning Ratio
1. Gross Profit Ratio: The main objective of computing this ratio is to determine the efficiency with which production and/or purchase operations are carried on. It establishes a relationship of gross profit on sales of a firm, which is calculated in percentage. Gross Profit Ratio = Gross Profit Net Sales × 100
Gross Profit = Net Sales – Cost of Goods Sold Cost of Goods Sold = Opening Stock + Purchases + Direct Expenses – Closing Stock
Net Sales = Total Sales – Sales Return
Significance: It is a reliable guide to the adequacy of selling price and efficiency of trading activities. No ideal ratio is fixed but normally a higher ratio is always considered good so as to cover not only the remaining costs but also to allow proper returns to the owner.
2. Operating Ratio: This ratio establishes the relationship between the dying cost of goods sold plus other operating expenses to net sales. The lower percentage of operating ratio, the higher the net profit ratio. Operating Ratio = Cost of Goods Sold + Operating Expenses Net Sales × 100 OR Operating Ratio = Operating Cost Net Sales × 100
Operating Expenses = Office or Financial Expenses + Administrative
Expenses + Selling and Distribution Expenses + Discount + Bad Debts + Interest on Short-term Loans Cost of Goods Sold = Sales – Gross Profit
Significance: The operating ratio is the yardstick to measure the efficiency with which a business is operated. It shows the percentage of net sales that is absorbed by the cost of goods sold and operating expenses. A high operating ratio is considered unfavorable because it leaves a smaller margin of profit to meet non-operating expenses but, a lower operating ratio is considered better.
3. Operating Profit Ratio: It is calculated to reveal operating margin. It may be computed directly or as a residual of the operating ratio.
Significance: Operating profit ratio helps to analyze the performance of the business and throws light on the operational efficiency of the business. It is very useful for inter-firm as well as intra-firm comparison.
4. Net Profit Ratio: Net profit ratio is based on the all-inclusive concept of profit. It relates sales to net profit after operational as well as non-operational expenses and income.
Net Profit Ratio = Net Profit Sales × 100 Net Profit is taken after income tax.
Significance: It is a measure of net profit margin in relation to sales. It expresses the overall efficiency of the business.
A high net profit ratio would enable the firm
to pay higher dividends,
to face bad economic conditions
to create adequate general reserves. A low net profit ratio has opposite results.
Overall Profitability Ratios The overall profitability ratio establishes the relationship of profits to the number of funds employed. Overall Profitability Ratio = Profit Investment of Funds × 100
(a) Investment refers to Equity Shareholder’s Fund: Profits are considered after preference dividend. The investment includes Equity Share Capital + Reserves and Surplus – Fictitious Assets.
(b) Investment refers to Shareholder’s Fund: Profit is considered before the dividend. The investment includes Equity Share Capital + Preference Share Capital + Reserves and Surplus – Fictitious Assets.
(c) Investment refers to Long-Term Fund Employed: Profit before tax and interest is compared with capital employed to calculate return on capital employed.
The investment includes Equity Share Capital + Preference Share Capital + Long Term Funds +Reseryes and Surplus – Fictitious Assets.
5. Return on Shareholder’s Fund: This ratio reflects the return on the shareholder’s fund that the business enterprise was able to earn.
Return on Shareholder’s Fund = Profit after appropriation ( except Preference dividend )( Share Capital + Reserves \& Surplus) × 100
Significance: The proprietors or shareholders are primarily interested in the profit-earning capacity of the business in which their funds are invested. If the profits earned by the firm are insufficient, it will fail to attract funds for expanding operations since additional capital will not be available.
6. Return on Equity Shareholder’s Fund: It is computed to draw an idea about the return available to equity shareholders.
Return on Equity Capital = Profit available for Equity Shareholder Equity Share Capital
Profit available for Equity Shareholder
7. Return on Capital Employed or Investment (ROCE or ROI): This ratio, also known as return on investment, is a basic ratio of profitability. It is calculated by establishing a relationship between the profit earned and the capital employed to earn the profits. It is therefore an indicator of the earning capacity of the capital invested in the business.
Return on Capital Employed or Return on Investment = Profit before Interest and Tax Capital Employed × 100
Capital Employed = Fixed Assets + Working capital = Long Term Funds + Share Capital + Reserves & Surplus – Fictitious Assets (Miscellaneous Expenditure)
Significance: It measures the return on funds employed by the business. It reveals the efficiency of the business in the utilization of funds invested to it by shareholders, debenture holders, and long-term liabilities. For inter-firm comparison, return on capital employed, which reveals overall utilization of funds and return on capital employed, is considered better measures of profitability as compared to return on shareholder funds.
8. Earnings Per Share EPS = Profit available for equity Shareholders No. of Equity Shares
9. Book Value Per Share = Equity Shareholder’s Funds No. of Equity Shares
10. Dividend Per Share = Total Equity Dividend No. of Equity Shares
11. Price Earning Ratio = Market Price of a Share Earning per Share
Important Formulas
Liquidity Ratios: 1. Current Ratio = Current Assets Current Liabilities
2. Quick Ratio Quick Ratio = Quick Assets Current Liabilities
Quick Assets = Current Assets – Stock – Prepaid Expenses
Solvency Ratio 1. Debt Equity Ratio = Long Term Debts Shareholder’s Fund
Shareholder’s Fund = Pref. Share capital + Eq. Share cap. + Gen. Reserve + Cap. Res. + Securities Premium balance + Credit balance of P & L A/c – Preliminary Expenses (Fictitious Assets) – Share Issue Expenses – Discount on issue of Share/Debenture – Underwriting Commission OR = Fixed Assets + Current Assets – Current Liabilities
2. Total Assets to Debt Ratio Total Assets to Debt Ratio = Total Assets Long Term Debts Total Assets = Fixed Assets + Current Assets – Fictictious Assets
3. Proprietary Ratio Proprietory Ratio = Shareholder’s Fund Total Assets
4. Interest Coverage Ratio Interest Coverage Ratio Interest Coverage Ratio Interest Coverage Ratio = Net Profit before Interest and Tax Interest on long term debts
Turnover Ratios 1. Stock Turnover Ratio Stock Turnover Ratio = Cost of Goods Sold Average Stock
Cost of Goods Sold = Sales – Gross Profit OR = Opening Stock + Purchases + Direct Expenses – Closing Stock Opening Stock + Closing Stock
Average Stock = Opening Stock + Closing Stock 2
2. Debtors Turnover Ratio Debtors Turnover Ratio = Net Credit Sales Average Account Receivables
Average A/c Receivable = Opening Debtor and B/R+ Closing Debtor and B/R2
3. Creditor Turnover Ratio Creditor Turnover Ratio = Net Credit Purchases Average Account Payable
Average Account Payable Average A/c Payable = Opening Creditors and B/P+ Closing Creditors and B/P2
4. Investment Turnover Ratio Investment Turnover Ratio = Net Sales Capital Employed Capital Employed = Fixed Assets + Working Capital
5. Working Capital Turnover Ratio Working Capital Turnover Ratio = Net Sales Working Capital Working Capital = Current Assets – Current Liabilities
6. Fixed Assets Turnover Ratio Fixed Assets Turnover Ratio = Net Sales Net Fixed Assets
7. Current Assets Turnover Ratio Current Assets Turnover Ratio = Net Sales Net Current Assets
Profitability Ratio 1. Gross Profit Ratio
Gross Profit Ratio = Gross Profit Net Sales × 100 Gross Profit = Net Sales – Cost of Goods Sold
2. Operating Ratio Operating Ratio = Cost of Goods Sold + Operating Expenses Net Sales × 100 Or = Operating Cost Net Sales × 100
Operating Expenses = Office and Financial Expenses + Administrative Expenses+Selling and Distribution Expenses + Discount + Bad debts + Interest on Short Term Loans.
3. Operating Profit Ratio Operating Profit Ratio = 100 – Operating Ratio OR Operating Profit Ratio= Operating Profit Sales × 100 Operating Profit = Sales – Operating Cost 4. Net Profit Ratio
4. Net Profit Ratio Net Profit Ratio = Net Profit Sales × 100
5. Overall Profitability Ratios Overall Profitablility Ratio = Profit Investment of Funds × 100
6. Return on Shareholders Fund Return on Shareholders Fund = Profit after appropriation (except Preference dividend) ( Share Capital + Reserve and Surplus) × 100
7. Return on Equity Shareholders Fund Return on Equity Capital = Profit available for Equity Shareholder Equity Share Capital × 100
8. Return on Capital Employed or Investment (ROCE or ROI) Return on Capital Employed Or Return on Investment = Profit before Investment and Tax Capital Employed × 100
Capital Employed = Fixed Assets + Working Capital = Long terms Funds + Share Capital + Reserve and Surplus – Fictitious Assets (Miscellaneous Expenditure)
9. Earnings Per Share (EPS) EPS = Profit available for Equity Shareholders No. of Equity Shares
10. Book Value Per Share Book Value Per Share = Equity Shareholders’s Funds No. of Equity Shares
11. Dividend Per Share Dividend Per Share = Total Equity Dividend No. of Equity Shares
12. Price Earning Ratio Price Earning tio = Market Price of a Share Earning Per Share
Analysis of Financial Statements Notes Class 12 Accountancy Chapter 4
Meaning of Financial Statement Analysis: The process of critical examination of the financial information contained in the financial statements in order to understand and make decisions regarding the operations of the firm is called the ‘Financial Statement Analysis’.
Basically, it is a study of the relationship among various financial facts and figures as given in a set of financial statements.
→ “Financial statement analysis is designed to indicate the strength and weaknesses of business undertaking through the establishment of certain crucial relationship by regrouping and analysis of figures contained in financial statements.” —J.N. Myres
→ “Financial statement analysis is a judgemental process which aims to estimate current and past financial position and the results of the operations of enterprises with the primary objective of determining the best possible estimated and predictions about future conditions.” —Bernstein
Thus, Analysis of Financial Statements is the process of identifying the financial strengths and weaknesses of the firm by properly establishing a relationship between the items of the Balance Sheet and Income Statement.
The term ‘Financial Analysis’ includes both ‘analysis and interpretation’. The term analysis means simplification of financial data by the methodical classification given in the financial statements. Interpretation means explaining the meaning and significance of the data so simplified.
Significance of Financial Analysis: As we know that Financial Analysis is the process of identifying the financial strengths and weaknesses of the firm by properly establishing relationships between the items of the Balance Sheet and the Profit and Loss Account.
It can be undertaken by the management of the firm, or by parties outside the firm like Creditors, Lenders, Investors, Unions, etc. The nature and technique used for analysis will differ depending on the interests of the analysis.
Financial Analysis is useful and significant to different users in the following way: 1. To The Finance Manager: Financial Analysis focuses on the facts and relationships related to managerial performance, corporate efficiency, financial strengths and weaknesses, and credit worthiness of the company. The Finance Manager has to make rational decisions for the firm, so he must be well equipped with the different tools for analysis. These tools help him in studying accounting data, so as to determine the continuity of the operating policies, the investment value of the business.
Credit rating and testing the efficiency of operations. The technique is equally important in the area of financial control, enabling the Finance Manager to make constant reviews of the actual financial operations of the firm as a whole and in part, to analyze the cause of major deviations, which result in corrective action wherever indicated.
2. To The Management: It is the responsibility of the management to see that the resources of the firm are used most efficiently and that the firm’s financial condition is sound.
Financial analysis helps the management in measuring the success or otherwise of the company’s operations, appraising the individual’s performance, and evaluating the system of internal control.
3. To The Trade Creditors: Trade Creditors are particularly interested in the firm’s ability to meet their claims over a very short period of time. Their analysis will, therefore, confine to the evaluation of the firm’s liquidity position.
4. To The Lenders: Lenders are mainly concerned with the firm’s long-term solvency and survival. They analyze the firm’s profitability over time, its ability to generate cash to be able to pay interest and repay principal, and the relationship between various sources of funds. They do analyze the historical financial statements as well as projected financial statements to make an analysis about its future solvency and profitability.
5. To The Investors: Investors who invested their money in the firm’s shares, are interested to know about the firm’s earnings. They mainly concentrate on the analysis of the firm’s present and future profitability. The investors evaluate the efficiency of the management and determine whether a change is needed or not. In large companies, the shareholder’s interest is limited to decide whether to buy, sell or hold the shares.
6. To The Labour Unions: They analyze the Financial Statements to assess whether the company is earning a fair rate of return on invested capital, whether it can presently afford a wage increase and whether it can absorb a wage increase through increased productivity or by rising the prices.
7. To the Economists, Government, etc.: The economists, researchers analyze the Financial Statements to study the present business and economic conditions. The Government agencies need financial analysis for price regulations, tax fixation, and another similar purpose.
Purpose or Objectives of Financial Statement Analysis: Financial Statement Analysis reveals important facts and relationships concerning the managerial performance and the efficiency of the firms. The main objectives of the analysis are to understand the information contained in financial statements with a view to knowing the weaknesses and strengths of the firms and making a forecast about the future prospects of the firm and thereby enabling the financial analysis to take different decisions regarding the operations of the firm.
The following are generally considered to be the objectives of analysis:
To find out the financial stability and soundness of the business enterprises.
To assess and evaluate the earning capacity of the business.
To estimate and evaluate the Fixed Assets, Stock, etc. of the concern.
To estimate and determine the possibilities of future growth of the business.
To assess and evaluate the firm’s capacity and ability to repay short-term and long-term loans.
To evaluate the administrative efficiency of the business enterprises.
Tools of Financial Analysis.
Comparative Statement Analysis.
Common Size Statement Analysis.
Trend Analysis.
Ratio Analysis.
Cash Flow Analysis.
1. Comparative Statement Analysis: Comparative statements compares financial numbers at two points of time and helps in deriving meaningful conclusions regarding the changes in financial positions and operating results and to enable the reader to understand the significance of such changes.
Such comparison of Financial Statements is accomplished by setting up a Balance Sheet and Profit and Loss Account side by side and studying the changes that have occurred in the individual figure therein from year to year and over the years. Thus, Comparative Statements are those which summarise and present relating data for a number of years incorporating therein the changes in individuals items of Financial Statements. This analysis is also known as Florizontal Analysis.
2. Common Size Statement Analysis: These Statements indicate the relationship of different items of Financial Statements with some common item by expressing each item as a percentage of the common item. The percent thus calculated can be easily compared with the corresponding percentages of some other firms, as the number is brought to a common base. This analysis is also known as ‘Vertical Analysis’.
3. Trend Analysis: It is a technique of studying several Financial Statements over a series of years. Using the previous years’ data of a business enterprise, trend analysis can be done to observe the percentage changes over time in the selected data. Trend analysis is important because, with its long-run view, it may point to basic changes in the nature of the business. By looking at a trend in a particular ratio, one may find whether the ratio is falling, rising, or remaining relatively constant.
4. Ratio Analysis: Accounting ratios measure the comparative significance of the individual items of the income and position statements. It is possible to assess the profitability, solvency, and efficiency of an enterprise through the techniques of ratio analysis.
5. Cash Flow Analysis: It refers to the analysis of the actual movement of cash in and out of an organization. Cash Flow Statements is prepared to project the manner in which the cash received has been utilized during an accounting year. It is a statement, which shows the sources of cash receipts and also the purposes for which payments are made. Thus, it summarises the causes for the changes in the cash position of a business enterprise between the dates of two Balance Sheets.
Comparative Financial Statements Analysis: Financial Statements include Income Statements (Trading and Profit and Loss A/c) and Position Statement (Balance Sheet). The study of financial statements with a view to indicating the trend of the profitability, efficiency, and financial soundness of the business is known as a comparison of financial statements.
Purpose:
To study the magnitude and direction of changes in the financial position and performance of the enterprise.
To ascertain the strengths and weaknesses of the enterprise in terms of liquidity, solvency, and profitability.
Importance:
Inter-period and/or inter-firm comparisons are very much facilitated by such comparative statements. t
With the help of Comparative Statements, weakness in the operating cycle, financial health, etc. can be identified and suitable remedial steps may be taken.
These statements highlight the trends in a number of accounting data relating to performance, efficiency, and financial position which are useful for future estimates.
The Profit and Loss A/c of a business show the result of operation while a Comparative Balance Sheet shows the effect of operations on its assets and liabilities. Thus, the Comparative Balance Sheet contains a connecting link between Balance Sheet and Profit and Loss A/c.
Comparative Balance Sheet: In the comparative balance sheet, the items and data of balance sheets prepared at two different dates are presented in such a way that the changes in each item between two dates are easily found out and determined.
→ “Comparative balance sheet is the study of the trend of the same item, group of items and computed items in two or more balance sheets of the same business enterprise on different dates.”—Prof. Foulkes.
Comparative Profit and Loss Account: A comparative income statement is prepared to show the net profit or loss for a number of years in comparative form. A comparative study of Income Statements for more than one period may enable us to have definite knowledge about the progress of the business concern.
Steps: The following steps may be followed to prepare the comparative statements: 1. Draw a table with the five columns like; Comparative Statement 2. List out absolute figures in rupees at two different points of time. 3. Find out the change in absolute figures by subtracting the first year from the second year and indicate the change as an increase (+) or decrease (-). 4. Calculate the Percentage change as: SecondyearabsoluteFigure First year absoluteFigure × 100 – 100
Common-Size Financial Statement Analysis: Common-Size Statement also known as a component percentage statement, is a financial tool for studying the key changes and trends in the financial position (Balance Sheet) and financial result (Profit and Loss A/c) of a company.
These figures reported are converted into percentages of some common base. For example, total assets may be chosen as a measured size for the Balance Sheet and sales may act as a measured size for Profit and Loss A/c.
These statements are known as common size statements because all the figures are converted into a common size.
Purpose: An analysis of the common size statement will help better to understand the important changes which have occurred in the enterprise over a period of time. This analysis constitutes a vertical study within one column of the comparative statement therefore, it is also called vertical analysis.
Importance: An analysis of common size statement is of immense use which comparing business enterprise which differs substantially in size as it provides an insight into the structure of financial statements.
Common Size Balance Sheet In Common Size Balance Sheet, each item of assets is shown as a percentage of total assets and each item of liability is shown as a percentage of total liabilities. The total of the assets and that of liabilities is taken as 100 percent and each item, appearing on the assets side as well as liabilities side is shown as the proportion of the total of 100. It is known as the Percentage Balance Sheet.
Common Size Income Statement: Income Statements are reduced to common size by expressing each item as a percentage of net sales. Thus the common size Income Statement captures the relationship between sales and expenses.
Steps: The following steps may be followed to prepare the common size statements: 1. Draw a table with the five columns. Common Size Statements 2. List out absolute figures in rupees at two different points in time. 3. Choose a common base (as 100) for example, Sales revenue total may be taken as a base (100) in case of Profit and Loss A/c and total assets or total liabilities (100) in case of Balance Sheet. 4. Convert all items of Col. 2 and Col. 4 as a percentage of that total. Columns 3 and 5 portray these percentages.
The purpose of the common-size analysis is to know the importance of each item in the total. Hence, this analysis can be done for one year also.
Trend Analysis: The Financial Statements may be analyzed by computing trends emeries of information. Trend analysis determines the direction upwards or downwards and involves the computation of the percentage relationship that each item bears to the same item in the base year. In Trend Analysis, we would like to know the behavior of some item over the period, say during the last 5 years.
In other words, Comparative and Common Size Statements present the percentage of each item to the total sum. These percentages could be calculated for a number of successive years in order to understand the trend of the Financial Statement item and this analysis is called trend analysis.
The trend in general term signifies a Tendency. The review and appraisal of tendency in accounting data are nothing but trend analysis. It discloses the change in the financial and operating data between specific period and makes possible for the analyst to form an opinion as to whether favorable or unfavorable tendencies are reflected by the accounting data.
Purpose and Importance: 1. It helps in future forecasts of various items as the basis of data of the previous year. 2. In this method, mass complex accounting data are converted into % and presented in brief, so the direction of the business can be easily detected. 3. There is less chance of mistakes because changes in percentages can be compared to changes in absolute data. 4. It is a very easy method to calculate that even a layman can also use this method.
Procedure: Generally, the first or the last year is taken as the base year. The figure for the base year is taken as 100. The trend percentages are calculated in relation to this base year. Each year’s figure is divided by the base year figure. Trend Percentage = Present year value Base year value × 100
The base period should be carefully selected. The accounting procedures and conventions used for collecting data and preparation of Financial Statements should be similar, otherwise, the figures will not be compared.
Limitations of Financial Analysis Though financial analysis is quite powerful in determining the financial strengths and weaknesses of a firm, the analysis is based on the information available in financial statements. As such, financial analysis also suffers from the serious limitations of financial statements.
Some other limitations of financial analysis are:
It does not consider price level changes.
It may be misleading an account of changes in accounting procedure followed by a firm.
It is just a study of interim reports.
Monetary information alone is considered in financial analysis while non-monetary factors are ignored.
The financial statements are prepared on the basis of ongoing concepts as such, it does not give an exact position.
Financial Statements of a Company Notes Class 12 Accountancy Chapter 3
Financial Statements are the end products of the accounting process. They are prepared following the consistent accounting concept principles, procedures and also tire legal environment in which the business organization operates. These statements are the outcome of % the summarizing process of accounting and are, therefore the sources of information/on the basis of which conclusions are drawn about the profitability and the financial position of a business enterprise.
Meaning of Financial Statements: Financial Statements are the summarized statements of accounting data produced at the end of the accounting process by an enterprise through which it communicates accounting information to the external users as well as internal users.
These are the basic and formal means through which the corporate management communicates financial information to various users. External user includes investors, tax-authorities, government, employees, etc.
Financial information, which is the information relating to the financial position of any firm, when presented in a concise and capsule form, is known as the financial statement.
“Financial Statements are prepared for the purpose of presenting a periodical review or report on progress made by the management and deal with the status of investment in the business and the results achieved during the period under review.”
—American Institute of Certified Public Accountants (AICPA) “The end product of financial accounting in a set of financial statements prepared by the accounts of a business enterprise that purport to reveal the financial position of the enterprise, the result of its recent activities and an analysis of what has been done with earnings.” -Smith and Assume
“The Finacial Statements provide a summary of accounts of a business enterprise, the balance sheet reflecting the assets, liabilities, and capital as on a. certain date and the income statement showing the results of operations during a certain period.”. -John N. Myer
“Financial Statement, essentially, are interim reports presented annually and reflect a division of the life of an enterprise into more or less arbitrary accounting period more frequently a year.” -Anthony
Thus, Financial Statements are the final product of accounting work done during the accounting period which shows the financial position and result of business activities for that accounting period. In other words, Financial Statements are the end products of the accounting process. It may be defined as the reports prepared for the purpose of presenting a periodical review of the performance and the financial position of a business enterprise. Financial statements are the indicators of profitability and financial soundness of a corporate sector.
Nature of Financial Statements: Viewpoints of the Professional Bodies and Researchers about the nature of Financial Statements: According to the American Institute of Certified Public Accountants
(AICPA), “Financial statements are prepared for the purpose of presenting a periodical review of the report on progress by the management and deal with the status of investment in the business and the results achieved during the period under review. They reflect a combination of recorded facts, accounting principles and personal judgments.”
In the words of the American Accounting Association, “Every corporate statement should be based on accounting principles, which are sufficiently uniform, objectives and well understood to justify opinion as to the condition and progress of the business enterprise. Its basic assumption was that the purpose of periodic financial statements of a corporation is to furnish information that is necessary for the formation of dependable judgments.”
According to John. N. Mayer, “The financial statements are composed of data which are the result of a combination of
Recorded facts concerning the business transactions;
Conventions adopted to facilitate the accounting technique;
Postulates or assumptions made; and
Personal judgments used in the application of the conventions and postulates.”
The following points explain the nature of financial statements: 1. Recorded Facts: The basis of recording transactions in financial statements is the original cost or historical cost. The assets purchased at different times and at different prices are put together and shown at cost price. The financial statements do not show current financial conditions, as they are based on original costs not on replacement costs.
2. Accounting Conventions: For preparing financial statements, certain accounting conventions are followed. For example, the convention of valuing inventory at cost or market price, whichever is lower, is followed. Small items like pencils, pens, postage, stamps, etc. although assets in nature but treated as expenditure in the year in which they are purchased. The Stationery is valued at cost. The use of accounting conventions makes financial statements comparable, simple and realistic.
3. Postulates: Financial Statements are prepared on certain basic \ assumptions known as postulates such as going concern postulates, money-measurement postulate, realization postulate, etc. Going concern postulates assumes that the enterprise is run for a long time. Money FC measurement postulate assumes that the value of money will remain the same in different periods.
4. Personal Judgements: Under more than one circumstance, facts and figures presented through financial statements are based on personal opinion, estimates, and judgment. For example, depreciation is calculated with a written-down method or at the original cost.
Provisions for doubtful debts are made on estimates and personal judgments. Personal opinion, judgments, and estimates are made while preparing the financial statements to avoid any possibility of overstatement of assets and liabilities, income, and expenditure, keeping in mind the, convention of conservation.
Thus, Financial Statements are the summarized reports of recorded facts and are prepared following the accounting concepts, conventions, and requirements of law.
Objectives of Financial Statements 1. To provide information about economic resources and obligations of a business: Financial Statements are prepared to provide adequate, accurate, reliable, and periodical information to investors and other external parties regarding economic resources and obligations of a business firm.
2. To provide information about the earning capacity of the business: Financial Statements are prepared to provide the information about the earning capacity of the business, which can be very useful and important for decision-making purposes for internal as well as external users. They provide very useful financial information, which can be utilized to predict, compare and evaluate the firm’s earning capacity.
3. To provide information about cash flows: Financial Statements can also provide vital information useful to investors and creditors for predicting, comparing and evaluating, potential cash flows in terms of amount, timing, and related uncertainties.
4. To judge the effectiveness of management: With the help of financial statements, we can judge the management’s ability to utilize the resources of a business effectively.
5. Information about activities of business affecting the society: They have to report the activities of the business organization affecting the society, which can be determined and described or measured and which are important in its social environment.
6. Meeting the informational needs of users: These statements have to disclose, to the extent possible, other information related to the financial statements that are relevant to the needs of users of these statements.
7. Disclosing accounting policies: These reports have to provide the significant policies, concepts followed in the process of accounting, and changes are taken up in them during the year to understand these statements in a better way.
8. To provide information about solvency: Solvency determined the ability of a business concern to meet its short-term debt such as creditors, bills payable and -bank overdraft, etc., and long-term debts such as debentures, bank loans, etc. The financial statements of the firm provide information regarding the solvency of the firm.
9. Helps in comparison: With the help of information provided by the financial statements, comparison between the different firms made easy.
Types of Financial Statements: Financial Statements generally includes:
Income Statement (or Profit & Loss Account)
Position Statement (or Balance Sheet)
The statement, which takes care of matching revenue receipts with revenue payments (of nominal nature) is known as Income Statement.
Items of capital nature that have potential uses and future obligations known as assets and liabilities. The statement which shown total assets and liabilities is known as the position statement (or Balance Sheet).
These two basic statements are required for external reporting and also for the internal needs of the management. These two basic statements are supported by a number of schedules, annexures, supplementing the data contained in the balance sheet and income statement.
1. Balance Sheet: It is a component of a financial statement that shows the balance of liabilities, equities, and assets of a business entity as on a particular date. The balance sheet is not an account. Balance of liabilities, equities, and assets are not closed by transferring to Balance Sheet, balance of those accounts are simply carried forward to the next accounting period.
The balance sheet displays the liabilities, equities, and assets position generally at the end of the accounting period. It is a sheet of the balance of ledger accounts that are still open after the transfer of all nominal accounts to the Income Statement. The balance of all the personal and real accounts are grouped as assets and liabilities. Liabilities are shown on the left side of the Balance Sheet and Assets on the right side.
According to the American Institute of Public Accountants, Balance\ Sheet is “A tabular statement of summary of balance (debits and credits) carried forward after an actual and constructive closing of books of accounts and kept according to principles of accounting.”
→ “A business form showing what is owed and what the proprietor is forth is called a Balance Sheet.” —Karlson exi
→ “The Balance Sheet is a statement prepared with a view to measure the ICT financial position of a business on a certain fixed date.”—J. R. Batliboi side
→ “The Balance Sheet is a statement at a particular date showing on one (he trader’s property and possession and on the other hand the liabilities.” -A. Palmer
It is the report about the properties owned by the enterprise and the claims of the creditors and owner against these properties. Thus, a Balance Sheet is a statement prepared with a view to measure the exact financial position of a business on a certain date.
2. Income Statement or Profit and Loss Account: It is the accounting report, which summarizes the revenues expenses, and incomes, and the difference between them for a specified accounting period. An income statement gives a mathematical interpretation of policies, expenses, knowledge, foresight, and aggressiveness of the management of a business from the point of view of income, expenses, gross profit, operating profit, and net profit or loss.
As per the accounting concept of income, profit or loss is the difference between the realized revenues of the period and the related expired costs. Income measurement is based on concepts like going concerned, accounting period, realization, matching, and objectives evidence, etc. Normally accrual basis of accounting is followed in income measurement.
Uses and Importance of Financial Statements Financial Statements, which are prepared to depict true relevant, easily understandable, comparable, analytically represented, and promptly presented financial position, help the user in their economic decisions.
The main uses and importance of financial statements are following: 1. Provide Information to Shareholders: Financial statements provide information about the management performance to the shareholders. Shareholders are the suppliers of the basic capital to run the concern and as such, they are very much interested in the well-being of the business.
They are interested to know the profitability and prospects of future growth of the business. They come to know about the financial position and operating results of the business through these financial statements only.
2. Basis for Fiscal Policies of the Government: Financial Statement provides the basis for fiscal policies of the Government. Financial Statement provides useful information to various government departments like Income Tax, Sale Tax, Excise duty, etc to determine the tax liability of the concern. So, on the basis of financial statements, the government determines tax policy, import-export policy, industry policy, etc.
3. Basis for Dividend Policies: The dividend policies of the corporate sector are linked with the government regulation and financial performance of the undertaking. Hence, financial statements form the basis for dividend policies of companies.
4. Basis for Granting of Credit: Corporate undertaking has to borrow funds from banks and other financial institutions for different purposes. All financial institutions which provide loan to the corporate undertaking are interested to know the profit earning capacity of the business and its long term solvency. They make decisions based on the financial performance of the undertaking. Thus financial statements form the basis for granting credit.
5. Guide to the Value of the Investment Already Made: Shareholders of companies are interested in knowing the status, safety, and return on their investment. They may also need the information to make decisions about the continuation or discontinuation of their investment in the business. Financial statements provide information to the shareholder in taking such important decisions.
6. Basis for Prospective Investors: In addition to the existing investor there may be people who may be interested in investing money in the company. But before doing that they would be interested to know the long-term and short-term solvency as well as the profitability of the concern. Financial statements provide adequate information to such potential investors to enable them to take the necessary decisions.
7. Aids Government in Policy Framework: Financial statements help Government to assess the role of corporate undertaking in the economic development of the country. It also assesses the economic situation of the country from these statements in terms of industrial production, employment, etc. These statements enable the government to know whether a business is following various rules and regulations or not. These statements also form the basis for framing and amending various laws for the regulation of the business.
8. Aids Trade Associations in Helping their Members: Trade Associations can judge, on the basis of financial statements the profitability of the business enterprises. They can compute as to how much bonus and increase in their wages are possible from the profits of the business concern. Trade unions negotiate the wages and salaries with the company, the financial statements reveal the financial soundness of the company and thus provide the basis to the trade unions to go in for negotiations.
9. Helps Stock Exchanges: Financial Statements help the stock exchanges to understand the extent of transparency in reporting on financial performance and enable them to call for the required information to protect the interest of investors. The financial statements enable the stockbrokers to judge the financial position of different concerns and take decisions about the price to be quoted.
10. Helps Trade Creditors: Trade creditors and suppliers of goods are interested in knowing the short-term solvency of the business. They are interested to know whether the business firm will be making payment on time or not. Financial statements provide adequate information to them to take the necessary decisions.
Limitations of Financial Statements Financial Statements suffer from the following limitations. 1. Do not reflect the current situation: Financial Statements are prepared on the basis of historical cost and do not throw light on the current and present position of the business. The purchasing power of money is changing, the value of assets and liabilities shown in the financial statement does not reflect the current market situation. It does not indicate the current position of the business.
2. Dividends out of Capital: Net profit is ascertained on the basis of historical cost. If profits are adjusted to changing price levels, it may lead to loss and consequently, dividends may be paid out of capital.
3. Incomplete Information: Financial statements do not include all of the relevant information necessary for evaluating the status, progress, and future prospects of a business enterprise. The Balance Sheet does not disclose information relating to the loss of markets and cessation of agreements that have a vital bearing on the enterprise.
4. Assets may not realize: Some of the assets may not realize the stated value if the liquidation is forced on the company. Assets shown in the balance sheet reflect the merely unexpired or unamortized cost.
5. Different accounting policies: Various concepts and conventions of accounting affect the value of assets and liabilities as shown in the Balance Sheet and profit as shown by the Profit and Loss Account. For example, different firms may adopt different methods of stock valuation.
6. No Qualitative Information: The financial statements do not reflect complete information about the firm. Only that information, which can be expressed in monetary terms, is given. Qualitative information is however ignored like industrial relations, industrial climate, labor relations, etc.
7. No free from Bias: Financial statements are prepared on the basis of certain established concepts and conventions yet they are greatly affected by personal bias and personal judgment of various factors.
8. Aggregate Information: Financial Statements show aggregate information but not specific information. Hence they may not satisfy the user in decision making unless modified suitably.
9. Interim reports: Financial Statements are merely interim reports, not final reports. Profit and Loss Account discloses only interim profits but not final profits. Final profits can be known only when an enterprise is liquidated, assets are sold and liabilities are paid off.
10. Affected by window-dressing: Some business firms have given too much attention to decorate their financial statements in such a way that they fulfilled all the legal requirements and show the sound financial position of the firm. In fact, these statements may be far from the truth. Income Statement may be divided into three components
Trading Account → To show Gross Profit Earned or Gross Loss incurred.
Profit and Loss Account → To show Net Profit earned or Net Loss incurred.
Profit and Loss Appropriation Account → To show all appropriation from the current year and balance of profit or loss of last year and surplus or deficit at the end of the period.
Note: If the company is a manufacturing concern, apart from the above components manufacturing account is also required.
→ Trading Account: Trading Account is the first part of the financial statements. The trading account is designed to show the gross profit on the sale of goods. The trading account contains the transactions of the company relating to the commodities in which it deals, throughout the accounting period.
All expenses either related to purchasing of raw material or production are charged to the Trading A/c i.e. Debited to Trading A/c. It is prepared to find out Gross Profit or Gross Loss. If the sales are more than purchases and expenses the result is Gross Profit and vice versa. Its main components are sales, services rendered and cost of such sales or service rendered. A trading account provides the data for comparison, analysis, and planning for future growth.
Form of Trading Account Trading Account of…………………. Co. Ltd. for the year ended…………………….. → Profit and Loss Account: The profit and Loss Account is the second part of the financial statement. The company is more interested in knowing its net income or net profit, which increases its equity. Net profit represents the excess of gross profit plus other revenue income over indirect expenses.
The indirect expenses are not shown in Trading Account. On the debit side of the Profit and Loss Account, the indirect expenses are shown whereas on the credit side revenue incomes. If the debit side is less than of credit side, it would be net profit and if the credit side is less than of debit side it would be a net loss.
“A Profit and Loss account is an account into which all gains and losses are collected in order to ascertain the excess of gain over the losses or vice-versa.” -Prof. Carter
Form of Profit & Loss Account Profit & Loss Account of………… Co. Ltd. for the year ended………………………….. → Profit and Loss Appropriation Account: The account which shows the disposition of profit is called the Profit and Loss Appropriation Account. The disposition of profit means the distribution of net profits by way of dividends, transfer of profits to various reserves, adjustment of arrears of depreciation, if any, bonus to shareholders, and so on.
Form of Profit and Loss Appropriation Account Profit and Loss Appropriation Account of…………… Co. Ltd for the year ending………………………… Income statements may also be presented in vertical form with detailed data. Verticle form income statements are suitable for further analysis and providing suitable data for decision making.
Form of Vertical Income Statement Income Statement of……………………. Co. Ltd. for the year ending…………………….. Process for Preparation of Income Statement: The following process is to be followed for the preparation of the income statement (in T form):
Preparation of trial balance on the basis of balances of all the accounts available in the ledgers of the concern.
Recording all the revenue receipts appearing on the credit side of tire trial balance on the credit side of income statement after making suitable adjustments for revenues received in advance or revenues realized but not received etc.
Recording all the revenue expenditure items that appeared on the debit side of the trial balance on the debit side of the income statement after making adjustments for outstanding, prepaid expenses, depreciation, provisions for bad debts, taxes, etc.
Recording non-operating incomes and gains on the credit side of the income statement.
Recording non-operating losses on the debit side of the income statement.
Finding the difference between totals of credit items and totals of debit items.
If the credit items are more than the debit items, it is known as net profit and vice versa.
In India, the accounting year for preparing financial statements for companies is 1st April to 31st March (same as that of the financial year of the Government).
→ Form and Contents of Balance Sheet: A balance Sheet is a component of a financial statement that shows balances of liabilities, equities, and assets of a business entity as on a particular date. It is prepared with a view to measure the exact financial position of a business on a certain fixed date. It is usually prepared in horizontal T form. The assets are shown on the right-hand side and capital and liabilities are shown on the left-hand side. These can be arranged either on: (a) Liquidity basis or on (b) Permanency basis
(a) Liquidity Basis: According to this method an asset that is most easily convertible into cash such as cash in hand is written first and then will follow those assets which are comparatively less easily convertible so that the least liquid assets such as Goodwill are shown last.
In the same way, those liabilities which are to be paid at the earliest will be written first, in other words, current liabilities are written, first of all, then fixed or long-term liabilities, and lastly the equity of the owner.
(b) Permanency Basis: This method is just opposite to the first method. Assets that are most difficult to be converted into cash such as Goodwill are written first and the assets which are most liquid such as cash in hand are written last.
Those liabilities which are to be paid last will be written first. The owner equity is written, first of all, then long-term liabilities, and lastly the current liabilities.
The Companies Act adopted the permanency approach form in the preparation of the balance sheet. The registered companies are required to follow Part I of Schedule VI of the Companies Act, 1956 recording assets and liabilities in the tire balance sheet in a particular order. According to section 211 (i) of the Companies Act, the balance sheet shall be prepared in prescribed format from time to time, depict the true and fair view of financial position, and follow general instructions for the preparation of the balance sheet under the heading notes at the end of that part.
This format is not applicable to Banking and Insurance Companies. These companies follow the formats prescribed by their respective legislation.
Horizontal Form Of Balance Sheet Schedule Vi, Part I (See Section 211) A-Horizontal Form Of Balance Sheet Balance Sheet Of …………………….. (Here enter the name of the company) as on (Here enter the date at which the balance sheet is made out) Notes: (a) Fixed assets are shown at original cost less total depreciation to date. (b) Investments should be divided into two parts:
Quoted, and
unquoted. In the case of quoted investments market price must be disclosed.
(c) Contingent liabilities are not included in the total of the liability side. Following are the usual types of contingent liabilities:
Claim against the company not acknowledged as debt.
Uncalled liability on shares partly paid.
Arrears of fixed cumulative dividends.
The estimated amount of contracts remaining to be executed on capital account and not provided for, ‘
Other money for which the company is contingently liable. The Balance Sheet can be prepared in the abridged form also which is shown below:
Abridged Balance Sheet Form of Balance Sheet (Horizontal Form), Balance Sheet of ……………..Co. Ltd. as on…………….. Note: A footnote to the Balance sheet may be added to show separately the contingent liabilities.
Vertical Form of Balance Sheet Form of Balance Sheet (Vertical Form) Balance Sheet of………………….. CO. LTD. as on……………………. Note: Usually detail under each of the above items is given by way of a separate schedule. The number of the schedule incorporating the information is mentioned against the item in the column.
Explanation to Balance Sheet Items Statutory Contents of Liabilities Side of Company’s Balance Sheet 1. Share Capital: It is the first item on the liabilities side of the balance sheet and shows details about the following:
Authorized Capital
Issued Capital
Subscribed Capital.
Called up Capital
Paid-up Capital
In terms of the number of shares of each kind along with the nominal value. If forfeited shares are reissued then this amount is added to the paid-up capital.
2. Reserves and Surplus: As per Schedule VI to the Companies Act, 1956, ‘Reserves and Surplus’ includes the following items:
Capital Reserves
Capital Redemption Reserves
Share Premium Account or Securities Premium
Other reserves
Surplus
Proposed Addition to reserves
Sinking fund
These reserves may be classified broadly as revenue and capital reserves.
3. Secured Loans: If any company given security for the loan by a mortgage or charge on all or any of its property, the loan will be called ‘Secured Loans’. It includes:
Debentures
Loans and Advances from Banks
Loans and Advances from subsidiaries
Other Loans and Advances if any
Information regarding the nature of security given for each secured loan should be given along with the respective loans.
4. Unsecured Loans: Loans and advances for which no security is given are shown under this heading. This include:
Fixed deposits
Loans and Advances from Subsidiary Companies
Loans and Advances from other sources.
Short-term loans from banks and others.
5. Current Liabilities and Provisions: Current Liabilities include:
Acceptances (or Bills Payable)
Sundry Creditors
Advance Payments
Un-expired Discounts
Unclaimed dividends
Accrued Interest but not paid
Other liability (if any)
Provisions include:
Provisions for taxation
Proposed Dividend
Provisions for Contingencies
Provision for provident fund
Provision for Pension
Provision for Insurance
Similar staff benefit schemes etc.
Other provisions
Statutory Contents of Assets Side of Company’s Balance Sheet 1. Fixed Assets: These are those assets that are used for a long time in business to earn profit. They are acquired with an intention of using them in the main activity of the concern but not for resale.
It includes:
Goodwill
Land and Building
Leaseholds
Plant and Machinery
Furniture
Railway Lines
Patents etc.
These assets are shown at cost less depreciation till the date.
2. Investments: It includes
Investment in Government Securities
Investment in Trust securities
In shares, debentures, bonds, etc.
Investment in immovable property etc.
3. Current Assets, Loans, and Advances: Current Assets includes:
Inventories
Sundry Debtors
Cash and Bank Balances
Loose Tools
Accrued Interest
Loans and Advances include:
Loans and Advances to Subsidiary Company
Bills of Exchange
Balance with customs, port trust, etc.
4. Miscellaneous Expenditure: Expenditure, which is not debited to Profit and Loss Account fully and deferred for some years, is shown under this heading.
It includes:
Preliminary Expenses
Advertisement Expenditure
Discount on issue of shares and debenture etc.
5. Profit and Loss Account: If there is any debit balance in the Profit and Loss Account, it will be shown as the assets side of the Balance Sheet.
Issue and Redemption of Debentures Notes Class 12 Accountancy Chapter 2
In today’s growing business equity sources of financing only are not sufficient to meet the ever-growing needs of corporate expansion and growth. As a result, the companies turn to raise long-term funds by issuing debentures. Debt financing not only helps in reducing the cost of capital but also helps in designing the appropriate capital structure for the company.
Meaning of Debenture: The term, ‘debenture’ has been derived from the Latin word “debre” which means “to borrow”. Thus, it is a written document acknowledging a debt under the common seal of the company and containing a contract for the repayment of the principal sum at a specified date and for the payment of interest (usually half-yearly) at a fixed rate percent until the principal sum is repaid.
→ “Debenture includes debenture stock, bonds and any other securities of a company whether constituting a charge on the assets of the company or not.”- Section 2(12) of the Companies Act, 1956
→ “A debenture is a document given by a company as evidence of a debt to the holder usually arising out of a loan and most commonly secured by a charge.”- Topham
→ “Debenture is a document under company’s seal which provides for the repayment of a principal sum and interest thereon at regular intervals which is usually secured, by a fixed or floating charge on the company’s property and which acknowledges loan of-a company.” – E. Thomas
→ “Debenture means a document which either creates a debt or acknowledges it and any document which fulfills either of these conditions.” -Chitty J.
Bond: Bond, like debenture, is an acknowledgment of debt issued under the seal of a company and signed by an authorized signatory.
Charge: It means securing the loan by encumbering a specific part of assets towards the loan. It means, if the company fails to meet its obligation, the lender can secure his payment from the assets mortgaged or in case of winding up of the company from the official liquidator.
The Companies Act, 1956) requires that all the charges be registered with the Registrar of Companies. Section 125 (4) of the Companies Act, 1956 requires that a charge when created on the following be got registered:
For the purpose of securing any issue of debentures.
On uncalled share capital of the company.
On calls made but not paid.
On any book debts of the company.
On any immovable property, wherever situated, or any interest therein.
On a ship or any share in the ship.
On goodwill, on a patent or a license under a patent, on a trademark or on the copyright or a license under copyright.
Difference Between Share and Debenture: Types of Debentures: 1. Security point of view (a) Secured/Mortgage Debentures: Secured Debentures are those which are secured either on a particular asset or on all the assets of the company in general.
(b) Unsecured/Naked Debentures: Unsecured Debentures do not have a specific charge on the assets of the company. 2. Tenure point of view: (a) Redeemable Debentures: Redeemable debentures are those that will be repaid by the company at the end of a specified period during the existence of the company. (b) Irredeemable Debentures: Irredeemable debentures are those that are not repayable during the lifetime of the company.
3. Mode of Redemption point of view: (a) Convertible Debentures: Convertible debentures are those the holder of which is given an option of exchanging the amount of their debenture for equity shares after a specified period.
These are of two types:
Fully Convertible Debentures (FCD) are those debentures where the whole amount is to be converted into equity shares.
Partly Convertible Debentures (PCD) are those debentures where only a part of the amount of debenture is convertible into equity shares.
(b) Non-Convertible Debentures: The debentures which cannot be converted into shares or in any other securities are called non-convertible debentures.
4. Coupon Rate point of view: (a) Zero Coupon Rate Debenture: These debentures do not carry a specific rate of interest. (b) Specific Coupon Rate Debenture: These debentures are issued with a specified rate of interest, which may either be fixed and floating.
5. Registration point of view: (a) Registered Debentures: Registered debentures are those which are payable to the persons whose name appears in the Register of Debenture holders. These can be transferred only by executing a transfer deed. (b) Bearer Debentures: Bearer debentures are those which are payable to the bearer thereof. These can be transferred merely by delivery. Interest is paid to the persons who produced the interest coupon attached to such debenture.
Issue of Debentures: Debentures can be issued at par, at a premium, or at a discount. They can also be issued for consideration other than cash or as Collateral Security. Accounting treatment regarding the issue of debenture is done in the same manner as in the case of the issue of share. The only difference is that ‘Debenture’ in place of ‘Share’ and ‘Debenture A/e’ in place of ‘Share Capital A/c’ is substituted.
Issue of Debentures at Par: Debentures are said to have been issued at par when the issue price is equal to their face value. 1. If the debenture amount is received in one installment (lump sum). Similar entries like e, f may be made for the second call and final call.
Issue of Debentures at a Discount: When the debentures are issued at less than the face value, it is said to be issued at discount. Discount on issue of debenture is a capital loss and is shown on the assets side of the Balance Sheet under the head “Miscellaneous Expenditure” till it is written off.
Accounting Treatment: On the issue of debentures at a discount Debenture Allotment A/c Dr. Discount of Issue of Debenture A/c Dr. To Debenture A/c
Issue of Debentures at Premium: A debenture is said to have been issued at a premium when the price charged is more than the face value of debenture. Premium on Issue of Debenture represents a capital receipt and should be transferred to Securities Premium A/c. It can be used for writing off capital losses and fictitious assets. This account is shown on the liabilities side of the Balance Sheet under the head of ‘Reserves & Surplus’.
Accounting Treatment: On Issue of Debenture at Premium Debenture Allotment A/c Dr. To Debenture A/c To Securities Premium A/c
Over Subscription: When the number of debentures applied for is more than the number of debentures offered to the public, the issue is said to be oversubscribed. The excess money received on oversubscription may be retained for adjustment towards allotment and respective calls when the amount is payable in Instalments or excess money will be refunded.
Issue of Debentures for Consideration Other than Cash: When the company purchases some assets (including services) and instead of making the payment to the supplier in the form of cash, issues its fully paid debentures, such issue of debentures is called the Issue of Debentures for Consideration Other than Cash. Such debentures can be issued at par, a premium, or at a discount. If the purchase consideration is greater than the value of the net assets acquired (i.e., the difference between the agreed value of the assets taken over and the agreed value of liabilities taken over), the difference is treated as a capital loss which should be debited to Goodwill A/c. Or If the amount of the purchase consideration is lower than the value of the net assets acquired, the difference is treated as a capital profit which should be credited to Capital Reserve A/c. (b) On the issue of Debentures 1. At par Vendor’s A/c Dr. To Debentures A/c
2. At Premium Vendor’s A/c Dr. To Debentures A/c To Securities Premium A/c
3. At a Discount Vendor’s A/c Discount on Issue of Debentures A/c
To Debentures A/c No. of Debentures issued =
Issue Price of a Debenture: Issue of Debentures as Collateral Security: When a company takes a loan from a bank or any other party and gives some additional security in the shape of debentures, the debentures are said to be issued as collateral security. In such a case, the lender has the absolute right over the debentures unless and until the loan is repaid. On repayment of the loan, the lender is legally bond to release the debenture forthwith.
In case the loan is not repaid by the company on the due date, the lender has the right to retain these debentures and realize them. The holder of such debentures is entitled to interest only on the amount of loan, but not on the debentures.
Debentures issued as collateral security can be dealt with in two ways in the books. 1. No accounting entry is required to be shown in the books at the time of issue of such debentures, but a footnote to the fact that the loan has been secured by the issue of debentures is appended.
2. If it is desired that such an issue of debentures is to be recorded in the books, the following entries are recorded: (a) On the issue of Debentures as Collateral Security Debentures Suspense A/c Dr. To Debentures A/c
(b) On repayment of the loan Debentures A/c Dr.
To Debentures Suspense A/c The net effect of the above two entries is nil. Issue of Debentures From Condition of Redemption Point of View: Redemption of debentures means discharge of liability on account of debentures by repayment made to the debenture holders. Depending upon the terms and conditions of issue and redemption of debentures, there may be the following six cases: Accounting Treatment: Case 1: Issue at Par and Redemption at Par Case 2: Issue at Discount and Redemption at Par Case 3: Issue at Premium and Redemption at Par. Case 4: Issue at Par and Redemption at Premium Case 5: Issue at Discount and Redemption at Premium Case 6: Issued at Premium and Redemption at Premium Interest on Debentures: Interest on debentures is a charge against the profits of the company and is payable irrespective of the fact whether there are profits or not. It is calculated on the face value of the debenture. According to Income-tax Act, 1961, the company must deduct income tax at the prescribed rate from the gross amount of interest payable on debenture before the annual amount is paid to debenture holders. Accounting Treatment: 1. For Interest due 2. For Payment of Interest Debentureholder A/c Dr. To Bank A/c
3. On Closing of Debenture Interest A/c Profit and Loss A/c Dr. To Debenture Interest A/c
4. For Payment of Income Tax to Government Income Tax Payable A/c Dr. To Bank A/c
Writing off Discount/Loss on Issue of Debentures: The discount/ loss on the issue of debentures is a capital loss and therefore must be written off during the lifetime of debentures. The discount/loss on the issue of debentures is shown under the head “Miscellaneous Expenditure” on the assets side of the Balance Sheet. Section 78 of the Companies Act, 1956 permits the utilization of Securities Premium for writing off the discount/loss on the issue of the debenture.
Entry is following: Security Premium A/c Dr. To Discount/Loss on Issue of Debenture A/c
In case there are no capital profits or if the capital profits are not adequate, the amount of such discount/loss can be written off by utilizing the revenue profits.
There are two methods, which can be used to write off the Discount/Loss on the issue of debentures: (a) Fixed Installment Method: When the debentures are redeemed at the end of a specified period, the total amount of discount should be written off in equal installments of a fixed amount over the period.
(b) Fluctuating Installment Method: When debentures are repaid by annual drawings or installments, the discount is written off in the ratio of debentures outstanding before redemption. The amount of discount, in this method, goes on reducing every year as a greater amount is used in the initial years than the later years. This method is also known as the Reducing Instalment Method.
Section-II Redemption of Debentures: Redemption of debentures means repayment of the loan due on debentures to debenture holders. According to Section 117 C (3) of the Companies Act 1956, the debentures should be redeemed in accordance with the terms and conditions of their issue/ offer documents. The date, the terms, and the conditions are generally stated in the debenture certificate itself or in the trust deed.
On the due date or happening of the circumstances so specified, the company becomes liable to pay the principal amount to the debenture holder. A company may purchase its own debenture which then stands canceled.
In other words, the redemption of debentures means repayment of the number of debentures by the company. There are three aspects that a company should bear in mind regarding redemption namely the time of redemption, the amount to pay, and the sources from which redemption will have to be carried out.
Methods of the Redemption of Debentures: The various methods of redemption of debentures are as under:
Payment in Lump-Sum
Payment in Instalments
Purchase in Open Market
Conversion of existing Debenture into Shares or New Debentures.
1. Payment in Lump Sum: It means debentures can be redeemed by paying the debenture holders in one lump sum at the expiry of the agreed time or earlier at the option of the company. In this case, the time of repayment is known in advance and thus the company can plan its financial resources accordingly.
2. Payment in Instalments: It means the redemption is made in annual installments. The amount of installment is worked out by dividing the total amount of debentures by the number of years it is to last. The number of debentures to be redeemed each year are selected by lottery. Thus, it is also known as drawing by lottery or draw of lots.
3. Purchase in Open Market: A company, if authorized by its Articles of Association, can purchase its own debenture in the open market. Debentures so purchased may be canceled and it means the debentures have been paid.
4. Conversion of Existing Debentures into Shares or New Debentures: It means the debenture holder can exchange their debenture either for shares or new debentures of the company and the debentures which carry such right are called convertible debentures.
Sources of funds for Redemption of Debentures: The redemption of debentures can be done either out of capital or out of profits.
(a) Redemption of Debenture out of Capital: In this case, profits of the company are not utilized for the redemption of debentures, so the assets of the company are reduced by the amount paid. Normally the profits are transferred to Debenture Redemption Reserve for redemption. In case no profits have been transferred to Debenture Redemption Reserve and debentures are redeemed on the due date, it is regarded as redemption out of the capital. It is, however, presumed that the company has adequate funds to redeem the debentures.
Accounting Treatment: (a) If debentures are to be redeemed at par 1. On debentures becoming due Debentures A/c Dr. To Debenture- holder A/c
2. On Redemption Debentureholder A/c Dr. To Bank A/c
(b) If debentures are to be redeemed at a premium 1. On debentures becoming due Debentures A/c Dr. Premium on Redemption of Debenture A/c Dr. To Debentureholder A/c
2. On Redemption Debentureholder A/c Dr. To Bank A/c
(b) Redemption of Debentures out of Profits: Redemption of debentures out of profits means the amount equal to that utilized for repayment to debenture holders is transferred from Profit and Loss Appropriation A/c to a newly opened A/c called ‘Debenture Redemption Reserve A/c’ (DRR). The portion of the profits set aside may either be retained in the business or maybe invested.
The Companies Act (Amendment), 2000 has introduced Section 117 C which provides as under: (a) Where company-issued debentures after the commencement of this act, it shall create a DRR for the redemption of such debentures, to which adequate amount shall be credited, from out of its profits every year until such debentures are redeemed.
(b) The amount credited to the DRR shall not be utilized by the company except for the purpose of the redemption of debentures.
SEBI’s Guidelines: Securities and Exchange Board of India (SEBI) has provided some guidelines for the redemption of debentures. The focal points of these guidelines are:
Every company shall create a venture Redemption Reserve in case of issue of debenture redeemable after a period of more than 18 months from the date of issue.
The creation of Debenture Redemption Reserve is obligatory only for non-convertible debentures and a non-convertible portion of partly convertible debentures.
A company shall create a Debenture Redemption Reserve equivalent to at least 50% of the amount of debenture issue before starting the redemption of the debenture.
Withdrawal from Debenture Redemption Reserve is permissible only after 10% of the debenture liability has already been reduced by the company.
Exemption: SEBI guidelines would not apply under the following situations: (a) Infrastructure company (a company wholly Engaged in the business of developing, maintaining, and operating infrastructure facilities.) (b) A company issuing debentures with a maturity period of not more than 18 months.
Clarifications regarding Debenture Redemption Reserve: The Department of Company Affairs, Government of India, vide their circular No. 9/2002, dates 18.04.2002 has issued the following clarifications regarding the creation of Debenture Redemption Reserve (DRR): (a) No DRR is required for debentures issued by All India Financial Institutions, by RBI and, Banking Companies for both public as well as privately placed debentures. (b) No DRR is required in case of privately placed debentures. (c) Section 117c will apply to debentures issued and pending to be redeemed and, therefore, DRR will also be created for debentures issued prior to 13.12.2000 and pending redemption. (d) Section 117c will apply to the non-convertible portion of debentures issued whether they are fully or partly paid.
Journal Entries:
Debenture A/c To Debentureholders A/c
Debenture holder A/c To Bank A/c
Profit and Loss Appropriation A/c To Debenture Redemption Reserve A/c
DRR A/c appears on the liability side of the Balance Sheet, under the head “Reserves and Surplus”. The balance in DRR A/c increases with each redemption. When all the debentures are redeemed, the DRR A/c is closed by transferring its balance to General Reserve A/c.
Redemption by Purchase in the Open Market: A company, if authorized by its Articles of Association, can redeem its own debenture by purchasing them in the open market.
If a company purchases its own debenture for the purpose of immediate cancellation, the purchase and cancellation of such debenture are called, redemption by purchase in the open market.
Advantages:
A company can redeem the debentures at its convenience whenever it has surplus funds.
A company can save money by purchasing its own debenture when they are available in the market at discount.
Accounting Treatment: (In case of Profits) (a) On purchase of own debentures for immediate cancellation. Debenture A/c Dr. To Bank A/c To Profit on Cancellation of Debenture A/c
(b) On transfer of Profit on Redemption Profit on Cancellation of Debenture A/c Dr. To Capital Reserve A/c
(In case of Loss) (a) On purchase of own debenture for immediate cancellation. Debenture A/c Dr. Loss on Cancellation of Debenture A/c Dr. To Bank A/c
(b) On transfer of Loss on Redemption Profit and Loss A/c Dr. To Loss on Cancellation of Debenture A/c
Redemption by Conversion: Sometimes, at the time of issue of debentures, a company gives the convertible debenture holders the privilege that they can get their debentures converted into shares or new debentures after the expiry of a specified period. Whenever debenture is redeemed by conversion, the debenture holders have to.; apply for the same. The new shares or debentures may be issued at par, discount, or a premium.
No DRR is required in case of convertible debentures because no funds are required for redemption. If debentures to be converted were issued at discount, the issue price of the share must be equal to the amount actually received from debentures. If this rule is not followed, it would be a violation of section 79 of the Companies Act, 1956.
Accounting Treatment: (i) For the amount due to debenture holders (a) If Redemption at par Debentures A/c Dr. To Debentureholder A/c Or If Redemption at a premium Debentures A/c Dr. Securities Premium A/c Dr. To Debentureholder A/c
(b) For discharging obligation by issuing shares or debentures Debentureholder A/c Dr. To Equity Share Capital Or To Debentures A/c (New)
If the new shares/debentures are issued at a premium, the Securities Premium A/c is credited or new shares/debentures are issued at a discount, the Discount on Issue of Shares/Debentures A/c is debited in the above-mentioned entry (b).
Sinking Fund Method: The amount required for the redemption of debentures is generally large and the date of redemption is known to the company. Thus, it is prudent for a company to make arrangements to ensure the availability of adequate funds for the redemption of debenture at the end of the stipulated period for which debentures are issued. Hence, it is better for the company to set aside every year a part of divisible profits and to invest the same outside the business in marketable securities.
This is done by creating a Sinking Fund. The company adopts the method of Debenture Redemption Sinking Fund. An appropriate amount calculated by referring to Sinking Fund Factors, depending upon the interest rate on investments and the number of years for which investments are made, is set aside.
Debenture Redemption Sinking Fund A/c will be created every year to provide means for the redemption of debentures. The company sets aside every year a certain sum of money out of its profits and invests the same along with the interest that may be earned on an investment. The investment is sold when debentures fall due for redemption. The amount available from the sale of investment is utilized for the redemption of debentures.
Accounting Treatment: I. At the end of First Year (a) For setting aside the amount out of Profit (b) For Investing the amount set aside II. At the end of the second year and subsequent years other than the last year. (a) For Receiving the Interest on Investments made (b) For the transfer of Interest on Deb. Red. Fund Investment to DRF A/c The interest of Deb. Red Fund Investment A/c Dr. To Debenture Redemption Fund A/c
(c) For Setting aside the number of profits Profit and Loss Dr. [With the amount Appropriation A/c of Profit set aside] To Debenture Redemption FundA/c
(d) For Investing the amount set aside along with interest • received. Deb. Red. Fund Investment A/c Dr. ToBank A/c
III. At the end of last year (a) For Receiving the Interest on Investment made Bank A/c Dr. To Interest on Deb. Red. Fund Investment A/c
(b) For the transfer of Interest on Deb. Red. Fund Investment to DRF A/c Interest in Deb. Red. Fund Investment A/c Dr. To Deb. Red. Fund A/c
(c) For setting aside the number of profits Profit & Loss Appropriation A/c Dr. To Deb. Red. Fund A/c
(d) For Realising the Investment made Bank A/c Dr. [With the sale To Deb. Red. Fund proceeds] Investment A / c
(e) For the transfer of profit/loss on realization of Deb. Red. Fund Investments
(f) For the amount due to debenture holders Debenture A/c Dr. To Debentureholders A/c
(g) For redemption Debenture holders A/c To Bank A/c
(h) For the transfer of the balance, if any, Discount on Issue of Debentures A/c/Loss on Issue of Debenture A/c Deb. Red. Fund. A/c Dr. To Discount on Issue of Debentures A/c, To Loss on Issue of Debentures A/c
1. For the transfer of an amount from the Deb. Red. Fund A/c to General Reserve: (a) If some of the Debentures are redeemed (b) If all the Debentures are redeemed
Accounting For Share Capital Class 12 Notes Accountancy
,(Share and Share Capital: Nature and types)
“A Company is an artificial person created by law, having separate entity with a perpetual succession and a common seal.”
Definition given by Prof. Haney
Characteristics (Features) of a company
The certificate of incorporation of a company is issued by registrar of companies as per procedure/guidelines given in the Companies Act, 2013. The law considers a company as an artificial legal person.
A Company is a separate legal entity from its owner (shareholders).
A company has perpetual existence, not affected by the death, lunancy or insolvency of its shareholders. It can be wounded up only by the law (Court or registrar of company.)
Every company has it own common seal, which act as the official signature of the company.
The shares of a company is transferable subject to certain conditions (e.g. some conditions for private company.)
The company is managed by the ‘Board of Directors’, the directors are representative of the shareholders (owners). So, management and ownership are separate in company organization.
The liability of a shareholder is limited upto the nominal price of shares subscribed by one.
Types of Companies
Private Company – Section 2 (68) of the Companies Act, 2013 defines “A private Company means a company which has a minimum paid up capital of Rs. 100,000 and which by its Articles of Association – (a) restricts the right to transfer its shares; (b) limits the number of its members to 200 excluding its part or present employee members; (c) Prohibits any invitation to public to subscribe for any of its securities.
Public Company – According to section 2 (71) of the Companies Act, 2013 a public company means a company which is not a private company and has a minimum paid up capital of L 500,000 or higher capital as may be prescribed a private company which is a subsidiary of a company not being a private company shall be deemed a public company.
One Person Company – Section 2 (62) of the Companies Act, 2013 states one person company is a company which has only one person as a member. Rule 3 of the Companies (In Corporation) Rules, 2014 provides that (i) only on Indian citizen resident in India can form one person company (ii) Its paid up capital is not more than 50 lakhs; (iii) Its Average annual turnover should not exceed Rs. 2 crores; (iv) It cannot carry out Non banking financial Investment activities.
Class / Types of Shares : There are two classes of shares
Preference shares : The shares which get preferential right in respect of : (a) Right of dividend (b) Repayment of capital on winding up of the company.
Equity shares : The shares which are not preference shares are called equity shares and do not get preference in above respect.
Distinction between Equity Share and Preference Share
Basic
Equity Share
Preference share
1. Refund of capital
On Winding up, the equity share capital is paid after the preference share capital is paid or equity shareholder received residual amount.
On winding up, the preference Share capital is paid before the Equity share capital is paid or preference shareholder have preference to get refund of capital over Equity shareholders.
2. Right of dividend
Dividend is paid on Equity shares after payment of dividend on preference shares.
Dividend is paid on Preference share before payment of dividend on Equity shares.
3. Right of Dividend
No fixed rate of dividend. It is decided by board of directors every year and vary periodically.
Fixed rate of dividend prescribed on the face of preference shares e.g. 9% Preference same in this case rate of dividend is 9%.
4. Right to Vote
Equity shareholder have the right to vote in meeting of shareholders and they elect director for managing the company.
In normal course of business, preference shareholders do not enjoy the right to vote in the meetings of shareholders. But they have it only in special circumstances
5. Redemption
Equity share are not redeemable, however, a company may buy back its equity shares as condition prescribed in section 68 of the Companies Act, 2013
Preference share are always redeemable, now a company cannot issue irredeemable preference shares.
Types OR Classes of Preference Shares
(a) With Reference to Dividend :
Cumulative Preference shares : Cumulative preference shares are these preference shares, the holders of which are entitled to receive arrears of dividend before any dividend is paid on equity shares.
Non-cumulative Preference shares : Non-cumulative preference shares are those preference share, the holders of which do not have the right to receive arrear of divided. If no dividend is declared in any year due to any reason. Such shareholders get nothing, nor they can claim unpaid dividend in any subsequent years.
(b) With Reference to Participation
Participating preference shares : such shares, in addition to the fixed preference dividend, carry a right to participate in the surplus profit, if any, after providing dividend at a stipulated rate to equity shareholders.
Non-Participating preference shares : Such shares get only a fixed rate of dividend every year and do not have a right to participate in the surplus profit.
(c) With Reference to Convertibility
Convertible preference shares : are those preference shares which have the right/option to be converted into equity shares.
Non-convertible preference shares : are those preference shares which do not have the right/option to be converted into Equity shares.
(d) With Reference to Redemption
Redeemable preference shares : are those preference shares the amount of which can be redeemed by the company at the time specified for their repayment or earlier.
Irredeemable preference shares : are those preference shares the amount of which cannot be refunded by the company unless the company is wound up. Now a company cannot issue irredeemable preference shares.
Some Important Terms used in Accounting for Share Capital
Note 1 : Minimum Subscription (Section 39) – It is the minimum amount stated in the prospectus that must be subscribed by the public before an allotment of any security is made.
Prospectus : It is an invitation to public for subscription of shares or debentures.
Capital : means amount invested in the business for the purpose of earning revenue. In case of company money is contributed by public and people who contributed money are called shareholders.
Share Capital: Capital raised by issue of shares is called share capital.
Authorised Capital: Also called as Nominal or registered capital. It is the maximum amount of capital a company can issue. It is stated in Memorandum of Association.
Issued Capital: This is part of authorized capital which is offered to public for subscription. It cannot exceed authorized capital.
Called Up Capital: It is the amount of nominal value of shares that has been called up by the company for payment by the subscriber towards the share.
Paid Up Capital: It is part of called up capital that the members of company or shareholders have paid.
Reserve Capital: It is part of increased capital and/or portion of uncalled share capital of an unlimited company which can be called only in case of winding up of the company.
Capital Reserve: It is capital profit not available for distribution as dividend. It is represented in balance sheet of company as Reserves and Surplus under the heading Shareholder’s Funds.
Issues of Shares At Premium: It is issue of share at more than face value.
This premium can be utilized for : (Section 52)
Issue of fully paid bonus shares to the shareholders.
Write off preliminary expenses of the company.
Writing off securities issue expenses commission paid discount on issue of securities.
For providing the premium payable on redemption of Redeemable preference shares or debentures of the company.
For Buy back of its own shares as per Section 68.
Journal Entries for accounting of securities premium, the securities premium may be collected by the company with application money / Allotment money / First call/Final Call depend upon the terms of issue of shares. If questions is silent regarding the securities premium amount due, it is assumed that securities premium money is due with the allotment money. Following are the various situation of securities premium received with application, allotment and call.
1. For Application money
Bank Account Dr.To Share Application A/c
(No. of Application X application amount per share)
On acceptance of Applications
Share Application A/c Dr.To Share Capital A/cTo Securities Premium A/c
(No. of share allotted X application amount called on cash) (Amount of Securities Premium Received if any)
(No. of Shares Allotted X amount called on allotment for each share (Securities Premium due)
On receipt of allotment money
Bank Account Dr.To Share Allotment A/c
(No. of allotment share x amount received on allotment for each share) or actual amount received)
3. For all money due
Share Call A/c Dr.To Share Capital A/cTo Securities Premium A/c
(No. of shares allotted x amount called on each call share (Securities Premium due)
On receipt of cells money
Bank A/c Dr.To Share Call A/c
(No. of application allotted x amount received on each share)
Issue of shares at discount [Section 53] : A company cannot issue shares at discount other than sweat equity shares.
Shares Issue for Consideration Other than Cash
When a company purchases any fixed asset or business and makes the payment to the vendor in form of issue of shares in place of cash it is called the issue of shares for consideration other than cash.
Share can be issued at par, at premium.
Journal entries for issue of shares to vendors/consideration other than cash
Date
Particulars
L.F
Debit (Rs.)
Credit(Rs.)
On Purchases of asset:
Amount of purchase price
Sundry Asset Account Dr.
To vendor
On Purchases of business:
When purchases consideration is more then net asset
Sundry Asset Account Dr.
Agreed
Goodwill Account (B/F)
Value
To Sundry Liabilities
Consideration
Agreed Value
To Vendor
-Net assets
Purchase Consideration
When purchase consideration is less than net asset
Sundry Assets Account
Agreed Value
Agreed
To Sundry Liabilities
Value
To Vendor
Purchases
To capital Reserve A/c (B/F)
Condsideration
Difference
On Issue of Shares (a) at Par
Vendor Dr.
To share Capital
(b) On Issue of Share At Premium
Vendor Dr.
To Share Capital A/c
To Securities Premium Reserve A/c
Private Placement of Shares [Section 42]: This is an issue of shares to institutional investors or some selected group of persons subject to prior approval of existing shareholders.
There is no need of issuing formal prospectus and it is cost and time saving method of raising capital.
Under subscription : When the number of Share application received is less than the number of shares offered to public it is under subscription.
Over subscription : When the number of Share application received is more than the number of shares offered to public it is over subscription
Either reject the excess applications
Make pro-rata allotment
Partially refund amount and on other applications pro-rata allotment is made.
Calls in arrear : Any Amount which has been called or demanded by company from shareholders but not paid by the shareholder till the last date mentioned in call letter is called as call in arrear, Company can charge interest on this at rate mentioned in Article of Association or 10% p.a. as per Table F.
Calls in advance : Any amount paid in excess of what they has asked to pay is called as call in advance. Interest is paid on this at rate mentioned in Article of Association or 12% p.a. as per Table F.
Forfeiture of shares : If any shareholder fail to pay the amount on any call, his money is forfeited or withheld by company this is called forfeiture of shares.
Forfeiture of share refers to the cancellation or termination of membership of a share holder by taking away the shares and rights of membership.
प्रश्नः 1. फ़ीचर की आवश्यकता क्यों होती है? उत्तरः फ़ीचर पत्रकारिता की अत्यंत आधुनिक विधा है। भले ही समाचार पत्रों में समाचार की प्रमुखता अधिक होती है लेकिन एक समाचार-पत्र की प्रसिद्धि और उत्कृष्टता का आधार समाचार नहीं होता बल्कि उसमें प्रकाशित ऐसी सामग्री से होता है जिसका संबंध न केवल जीवन की परिस्थितियों और परिवेश से संबंधित होता है प्रत्युत् वह जीवन की विवेचना भी करती है। समाचारों के अतिरिक्त समाचार-पत्रों में मुख्य रूप से जीवन की नैतिक व्याख्या के लिए ‘संपादकीय’ एवं जीवनगत् यथार्थ की भावात्मक अभिव्यक्ति के लिए ‘फ़ीचर’ लेखों की उपयोगिता असंदिग्ध है।
समाचार एवं संपादकीय में सूचनाओं को सम्प्रेषित करते समय उसमें घटना विशेष का विचार बिंदु चिंतन के केंद्र में रहता है लेकिन समाचार-पत्रों की प्रतिष्ठा और उसे पाठकों की ओर आकर्षित करने के लिए लिखे गए ‘फ़ीचर’ लेखों में वैचारिक चिंतन के साथ-साथ भावात्मक संवेदना का पुट भी उसमें विद्यमान रहता है। इसी कारण समाचार-पत्रों में उत्कृष्ट फ़ीचर लेखों के लिए विशिष्ट लेखकों तक से इनका लेखन करवाया जाता है। इसलिए किसी भी समाचार-पत्र की लोकप्रियता का मुख्य आधार यही फ़ीचर होते हैं। इनके द्वारा ही पाठकों की रुचि उस समाचार-पत्र की ओर अधिक होती है जिसमें अधिक उत्कृष्ट, रुचिकर एवं ज्ञानवर्धक फ़ीचर प्रकाशित किए जाते हैं।
‘फ़ीचर’ का स्वरूप कुछ सीमा तक निबंध एवं लेख से निकटता रखता है, लेकिन अभिव्यक्ति की दृष्टि से इनमें भेद होने के कारण इनमें पर्याप्त भिन्नता स्पष्ट दिखाई देती है। जहाँ ‘निबंध एवं लेख’ विचार और चिंतन के कारण अधिक बोझिल और नीरस बन जाते हैं वहीं ‘फ़ीचर’ अपनी सरस भाषा और आकर्षण शैली में पाठकों को इस प्रकार अभिभूत कर देते हैं कि वे लेखक को अभिप्रेत विचारों को सरलता से समझ पाते हैं।
प्रश्नः 2. फ़ीचर का स्वरूप बताइए। उत्तरः ‘फ़ीचर’ (Feature) अंग्रेजी भाषा का शब्द है। इसकी उत्पत्ति लैटिन भाषा के फैक्ट्रा (Fectura) शब्द से हुई है। विभिन्न शब्दकोशों के अनुसार इसके लिए अनेक अर्थ हैं, मुख्य रूप से इसके लिए स्वरूप, आकृति, रूपरेखा, लक्षण, व्यक्तित्व आदि अर्थ प्रचलन में हैं। ये अर्थ प्रसंग और संदर्भ के अनुसार ही प्रयोग में आते हैं। अंग्रेज़ी के फ़ीचर शब्द के आधार पर ही हिंदी में भी ‘फ़ीचर’ शब्द को ही स्वीकार लिया गया है। हिंदी के कुछ विद्वान इसके लिए ‘रूपक’ शब्द का प्रयोग भी करते हैं लेकिन पत्रकारिता के क्षेत्र में वर्तमान में ‘फ़ीचर’ शब्द ही प्रचलन में है।
विभिन्न विदवानों ने ‘फ़ीचर’ शब्द को व्याख्यायित करने का प्रयास किया है, लेकिन उसकी कोई सर्वमान्य परिभाषा नहीं है। फिर भी कतिपय विद्वानों की परिभाषाओं में कुछ एक शब्दों में फेरबदल कर देने मात्र से सभी किसी-न-किसी सीमा तक एक समान अर्थ की अभिव्यंजना ही करते हैं। विदेशी पत्रकार डेनियल आर० विलियमसन ने अपनी पुस्तक ‘फ़ीचर राइटिंग फॉर न्यूजपेपर्स’ में फ़ीचर शब्द पर प्रकाश डालते हुए अपना मत दिया है कि-“फ़ीचर ऐसा रचनात्मक तथा कुछ-कुछ स्वानुभूतिमूलक लेख है, जिसका गठन किसी घटना, स्थिति अथवा जीवन के किसी पक्ष के संबंध में पाठक का मूलतः मनोरंजन करने एवं सूचना देने के उद्देश्य से किया गया हो।” इसी तरह डॉ० सजीव भानावत का कहना है-“फ़ीचर वस्तुतः भावनाओं का सरस, मधुर और अनुभूतिपूर्ण वर्णन है।
फ़ीचर लेखक गौण है, वह एक माध्यम है जो फ़ीचर द्वारा पाठकों की जिज्ञासा, उत्सुकता और उत्कंठा को शांत करता हुआ समाज की विभिन्न प्रवृत्तियों का आकलन करता है। इस प्रकार फ़ीचर में सामयिक तथ्यों का यथेष्ट समावेश होता ही है, साथ ही अतीत की घटनाओं तथा भविष्य की संभावनाओं से भी वह जुड़ा रहता है। समय की धड़कनें इसमें गूंजती हैं।” इस विषय पर हिंदी और अन्य भाषाओं के अनेक विद्वानों द्वारा दी गयी परिभाषाओं और मतों को दृष्टिगत रखने के उपरांत कहा जा सकता है कि किसी स्थान, परिवेश, वस्तु या घटना का ऐसा शब्दबद्ध रूप, जो भावात्मक संवेदना से परिपूर्ण, कल्पनाशीलता से युक्त हो तथा जिसे मनोरंजक और चित्रात्मक शैली में सहज और सरल भाषा द्वारा अभिव्यक्त किया जाए, फ़ीचर कहा जाता है।
‘फ़ीचर’ पाठक की चेतना को नहीं जगाता बल्कि वह उसकी भावनाओं और संवेदनाओं को उत्प्रेरित करता है। यह यथार्थ की वैयक्तिक अनुभूति की अभिव्यक्ति है। इसमें लेखक पाठक को अपने अनुभव से समाज के सत्य का भावात्मक रूप में परिचय कराता है। इसमें समाचार दृश्यात्मक रूप में पाठक के सामने उभरकर आ जाता है। यह सूचनाओं को सम्प्रेषित करने का ऐसा साहित्यिक रूप है जो भाव और कल्पना के रस से आप्त होकर पाठक को भी इसमें भिगो देता है।
प्रश्नः 3. फ़ीचर का महत्त्व लिखिए। उत्तरः प्रत्येक समाचार-पत्र एवं पत्रिका में नियमित रूप से प्रकाशित होने के कारण फ़ीचर की उपयोगिता स्वतः स्पष्ट है। समाचार की तरह यह भी सत्य का साक्षात्कार तो कराता ही है लेकिन साथ ही पाठक को विचारों के जंगल में भी मनोरंजन और औत्सुक्य के रंग बिरंगे फूलों के उपवन का भान भी करा देता है। फ़ीचर समाज के विविध विषयों पर अपनी सटीक टिप्पणियाँ देते हैं। इन टिप्पणियों में लेखक का चिंतन और उसकी सामाजिक उपादेयता प्रमुख होती है।
लेखक फ़ीचर के माध्यम से प्रतिदिन घटने वाली विशिष्ट घटनाओं और सूचनाओं को अपने केंद्र में रखकर उस पर गंभीर चिंतन करता है। उस गंभीर चिंतन की अभिव्यक्ति इस तरह से की जाती है कि पाठक उस सूचना को न केवल प्राप्त कर लेता है बल्कि उसमें केंद्रित समस्या का समाधान खोजने के लिए स्वयं ही बाध्य हो जाता है। फ़ीचर का महत्त्व केवल व्यक्तिगत नहीं होता, बल्कि यह सामाजिक और राष्ट्रीय स्तर पर भी समाज के सामने अनेक प्रश्न उठाते हैं और उन प्रश्नों के उत्तर के रूप में अनेक वैचारिक बिंदुओं को भी समाज के सामने रखते हैं।
वर्तमान समय में फ़ीचर की महत्ता इतनी अधिक बढ़ गयी है कि विविध विषयों पर फ़ीचर लिखने के लिए समाचार-पत्र उन विषयों के विशेषज्ञ लेखकों से अपने पत्र के लिए फ़ीचर लिखवाते हैं जिसके लिए वह लेखक को अधिक पारिश्रमिक भी देते हैं। आजकल अनेक विषयों में अपने-अपने क्षेत्र में लेखक क्षेत्र से जुड़े लेखकों की माँग इस क्षेत्र में अधिक है लेकिन इसमें साहित्यिक प्रतिबद्धता के कारण वही फ़ीचर लेखक ही सफलता की ऊँचाईयों को छू सकता है जिसकी संवेदनात्मक अनुभूति की प्रबलता और कल्पना की मुखरता दूसरों की अपेक्षा अधिक हो।
प्रश्नः 4. फ़ीचर कितने प्रकार के होते हैं? उत्तरः फ़ीचर विषय, वर्ग, प्रकाशन, प्रकृति, शैली, माध्यम आदि विविध आधारों पर अनेक प्रकार के हो सकते हैं। पत्रकारिता के क्षेत्र में जीवन के किसी भी क्षेत्र की कोई भी छोटी-से-छोटी घटना आदि समाचार बन जाते हैं। इस क्षेत्र में जितने विषयों के आधार पर समाचार बनते हैं उससे कहीं अधिक विषयों पर फ़ीचर लेखन किया जा सकता है। विषय-वैविध्य के कारण इसे कई भागों-उपभागों में बाँटा जा सकता है। विवेकी राय, डॉ० हरिमोहन, डॉ० पूरनचंद टंडन आदि कतिपय विद्वानों ने फ़ीचर के अनेक रूपों पर प्रकाश डाला है। उनके आधार पर फ़ीचर के निम्नलिखित प्रकार हो सकते हैं –
सामाजिक सांस्कृतिक फ़ीचर – इसके अंतर्गत सामाजिक संबंधी जीवन के अंतर्गत रीति-रिवाज, पर परंपराओं, त्योहारों, मेलों, कला, खेल-कूद, शैक्षिक, तीर्थ, धर्म संबंधी, सांस्कृतिक विरासतों आदि विषयों को रखा जा सकता है।
घटनापरक फ़ीचर – इसके अंतर्गत युद्ध, अकाल, दंगे, दुर्घटनायें, बीमारियाँ, आंदोलन आदि से संबंधित विषयों को रखा जा सकता है। प्राकृतिक फ़ीचर-इसके अंतर्गत प्रकृति संबंधी विषयों जैसे पर्वतारोहण, यात्राओं, प्रकृति की विभिन्न छटाओं, पर्यटन स्थलों आदि को रखा जा सकता है।
राजनीतिक फ़ीचर – इसके अंतर्गत राजनीतिक गतिविधियों, घटनाओं, विचारों, व्यक्तियों आदि से संबंधित विषयों को रखा जा सकता है।
साहित्यिक फ़ीचर – इसके अंतर्गत साहित्य से संबंधित गतिविधियों, पुस्तकों, साहित्यकारों आदि विषयों को रखा जा सकता है।
प्रकीर्ण फ़ीचर – जिन विषयों को ऊपर दिए गए किसी भी वर्ग में स्थान नहीं मिला ऐसे विषयों को प्रकीर्ण फ़ीचर के अंतर्गत रखा जा सकता है। लेकिन उपर्युक्त विषयों के विभाजन और विषय वैविध्य को दृष्टिगत रखा जाए तो फ़ीचर को अधिकांश विद्वानों ने दो भागों में बाँटा है जिसके अंतर्गत उपर्युक्त सभी विषयों का समावेश हो जाता है –
समाचार फ़ीचर अथवा तात्कालिक फ़ीचर – तात्कालिक घटने वाली किसी घटना पर तैयार किए गए समाचार पर आधारित फ़ीचर को समाचारी या तात्कालिक फ़ीचर कहा जाता है। इसके अंतर्गत तथ्य अधिक महत्त्वपूर्ण होते हैं, जैसे कुरुक्षेत्र में एक बच्चे के 60 फुट गहरे गड्ढे में गिरने की घटना एक समाचार है लेकिन उस बच्चे द्वारा लगातार 50 घंटे की संघर्ष गाथा का भावात्मक वर्णन उसका समाचारी-फ़ीचर है।
विशिष्ट फ़ीचर – जहाँ समाचारी फ़ीचर में तत्काल घटने वाली घटनाओं आदि का महत्त्व अधिक होता है वहीं विशिष्टफ़ीचर में घटनाओं को बीते भले ही समय क्यों न हो गया हो लेकिन उनकी प्रासंगिकता हमेशा बनी रहती है। जैसे प्रकृति की छटाओं या ऋतुओं, ऐतिहासिक स्थलों, महापुरुषों एवं लम्बे समय तक याद रहने वाली घटनाओं आदि पर लिखे गए लेखक किसी भी समय प्रकाशित किए जा सकते हैं। इन विषयों के लिए लेखक विभिन्न प्रयासों से सामग्री का संचयन कर उन पर लेख लिख सकता है। ऐसे फ़ीचर समाचार पत्रों के लिए प्राण-तत्त्व के रूप में होते हैं। इनकी प्रासंगिकता हमेशा बनी रहती है इसलिए बहुत से पाठक इनका संग्रहण भी करते हैं। इस तरह के फ़ीचर किसी दिन या सप्ताह विशेष में अधिक महत्त्वपूर्ण होते हैं; जैसे-दीपावली या होली पर्व पर इन त्यौहारों से संबंधित पौराणिक या ऐतिहासिक संदर्भो को लेकर लिखे फ़ीचर, महात्मा गांधी जयंती या सुभाषचंद्र बोस जयंती पर गांधी जी अथवा सुभाषचंद्र बोस के जीवन और विचारों पर प्रकाश डालने वाले फ़ीचर आदि।
प्रश्नः 5. फ़ीचर की विशेषताएँ बताइए। उत्तरः फ़ीचर लेखन के विविध पक्षों एवं लेखक की रचना-प्रक्रिया से संबंधित पहलुओं पर प्रकाश डालने से पहले फ़ीचर की विशेषताओं के बारे में जान लेना आवश्यक है। अपनी विशेषताओं के कारण ही एक फ़ीचर समाचार, निबंध या लेख जैसी विधाओं से भिन्न अपनी पहचान बनाता है। एक अच्छे फ़ीचर में निम्नलिखित विशेषताएँ होनी चाहिए –
सत्यता या तथ्यात्मकता – किसी भी फ़ीचर लेख के लिए सत्यता या तथ्यात्मकता का गुण अनिवार्य है। तथ्यों से रहित किसी अविश्वनीय सूत्र को आधार बनाकर लिखे गए लेख फ़ीचर के अंतर्गत नहीं आते हैं। कल्पना से युक्त होने के बावजूद भी फ़ीचर में विश्वसनीय सूत्रों को लेख का माध्यम बनाया जाता है। यदि वे तथ्य सत्य से परे हैं या उनकी प्रामाणिकता संदिग्ध है तो ऐसे तथ्यों पर फ़ीचर नहीं लिखा जाना चाहिए।
गंभीरता एवं रोचकता–फ़ीचर में भावों और कल्पना के आगमन से उसमें रोचकता तो आ जाती है किंतु ऐसा नहीं कि वह विषय के प्रति गंभीर न हो। समाज की सामान्य जनता के सामने किसी भी सूचना को आधार बनाकर या विषय को लक्ष्य में रखकर फ़ीचर प्रस्तुत किया जाता है तो वह फ़ीचर लेखक विषय-वस्तु को केंद्र में रखकर उसके विभिन्न पहलुओं पर विचार करता है। उसके गंभीर चिंतन के परिणामों को ही फ़ीचर द्वारा रोचक शैली में संप्रेषित किया जाता है।
मौलिकता-सामान्यतः एक ही विषय को आधार बनाकर अनेक लेखक उस पर फ़ीचर लिखते हैं। उनमें से जो फ़ीचर अपनी मौलिक पहचान बना पाने में सफल होता है वही फ़ीचर एक आदर्श फ़ीचर कहलाता है। विषय से संबंधित विभिन्न तथ्यों का संग्रहण और विश्लेषण करते हुए फ़ीचर लेखक की अपनी दृष्टि अधिक महत्त्वपूर्ण होती है लेकिन साथ ही वह सामाजिक एवं राष्ट्रीय दृष्टि से भी उन तथ्यों को परखता है जिससे उसकी प्रामाणिकता अधिक सशक्त हो जाती है। लेखक जितने अधिक तथ्यों को गहनता से विश्लेषित कर उसे अपनी दृष्टि और शैली से अभिव्यक्ति प्रदान करता है उतना ही उसका फ़ीचर लेख मौलिक कहलाता है।
सामाजिक दायित्व बोध-कोई भी रचना निरुद्देश्य नहीं होती। उसी तरह फ़ीचर भी किसी न किसी विशिष्ट उद्देश्य से युक्त होता है। फ़ीचर का उद्देश्य सामाजिक दायित्व बोध से संबद्ध होना चाहिए क्योंकि फ़ीचर समाज के लिए ही लिखा जाता है इसलिए समाज के विभिन्न वर्गों पर उसका प्रभाव पड़ना अपेक्षित है। इसलिए फ़ीचर सामाजिक जीवन के जितना अधिक निकट होगा और सामाजिक जीवन की विविधता को अभिव्यंजित करेगा उतना ही अधिक वह सफल होगा।
संक्षिप्तता एवं पूर्णता–फ़ीचर लेख का आकार अधिक बड़ा नहीं होना चाहिए। कम-से-कम शब्दों में गागर में सागर भरने की कला ही फ़ीचर लेख की प्रमुख विशेषता है लेकिन फ़ीचर लेख इतना छोटा भी न हो कि वह विषय को पूर्ण रूप से अभिव्यक्त कर पाने में सक्षम ही न हो। विषय से संबंधित बिंदुओं में क्रमबद्धता और तारतम्यता बनाते हुए उसे आगे बढ़ाया जाए तो फ़ीचर स्वयं ही अपना आकार निश्चित कर लेता है।
चित्रात्मकता-फ़ीचर सीधी-सपाट शैली में न होकर चित्रात्मक होना चाहिए। सीधी और सपाट शैली में लिखे गए फ़ीचर पाठक पर अपेक्षित प्रभाव नहीं डालते। फ़ीचर को पढ़ते हुए पाठक के मन में उस विषय का एक ऐसा चित्र या बिम्ब उभरकर आना चाहिए जिसे आधार बनाकर लेखक ने फ़ीचर लिखा है।
लालित्ययुक्त भाषा – फ़ीचर की भाषा सहज, सरल और कलात्मक होनी चाहिए। उसमें बिम्बविधायिनी शक्ति द्वारा ही उसे रोचक बनाया जा सकता है। इसके लिए फ़ीचर की भाषा लालित्यपूर्ण होनी चाहिए। लालित्यपूर्ण भाषा द्वारा ही गंभीर से गंभीर विषय को रोचक एवं पठनीय बनाया जा सकता है। उपयुक्त शीर्षक-एक उत्कृष्ट फ़ीचर के लिए उपयुक्त शीर्षक भी होना चाहिए। शीर्षक ऐसा होना चाहिए जो फ़ीचर के विषय, भाव या संवेदना का पूर्ण बोध करा पाने में सक्षम हो। संक्षिप्तता एवं सारगर्भिता फ़ीचर के शीर्षक के अन्यतम गुण हैं। फ़ीचर को आकर्षक एवं रुचिकर बनाने के लिए काव्यात्मक, कलात्मक, आश्चर्यबोधक, भावात्मक, प्रश्नात्मक आदि शीर्षकों को रखा जाना चाहिए।
प्रश्नः 6. फ़ीचर लेखक में किन-किन गुणों का होना आवश्यक है? उत्तरः फ़ीचर लेखक में निम्नलिखित योग्यताओं का होना आवश्यक है।
विशेषज्ञता-फ़ीचर लेखक जिस विषय को आधार बनाकर उस पर लेख लिख रहा है उसमें उसका विशेषाधिकार होना चाहिए। चुनौतीपूर्ण होने के कारण प्रत्येक व्यक्ति प्रत्येक विषय पर न तो शोध कर सकता है और न ही उस विषय की बारीकियों को समझ सकता है। इसलिए विषय से संबंधित विशेषज्ञ व्यक्ति को अपने क्षेत्राधिकार के विषय पर लेख लिखने चाहिए।
बहुज्ञता-फ़ीचर लेखक को बहुज्ञ भी होना चाहिए। उसे धर्म, दर्शन, संस्कृति, समाज, साहित्य, इतिहास आदि विविध विषयों की समझ होनी चाहिए। उसके अंतर्गत अध्ययन की प्रवृत्ति भी प्रबल होनी चाहिए जिसके द्वारा वह अनेक विषयों का ज्ञान प्राप्त कर सकता है। बहुमुखी प्रतिभा संपन्न लेखक अपने फ़ीचर को आकर्षक, प्रभावशाली तथा तथ्यात्मकता से परिपूर्ण बना सकता है।
परिवेश की प्रति जागरूक-फ़ीचर लेखक को समसामयिक परिस्थितियों के प्रति सदैव जागरूक रहना चाहिए। अपनी सजगता से ही वह जीवन की घटनाओं को सक्ष्मता से देख, समझ और महसूस कर पाता है जिसके आधार पर वह एक अच्छा फ़ीचर तैयार कर सकने योग्य विषय को ढूँढ लेता है। समाज की प्रत्येक घटना आम आदमी के लिए सामान्य घटना हो सकती है लेकिन जागरूक लेखक के लिए वह घटना अत्यंत महत्त्वपूर्ण बन सकती है।
आत्मविश्वास-फ़ीचर लेखक को अपने ऊपर दृढ़ विश्वास होना चाहिए। उसे किसी भी प्रकार के विषय के भीतर झाँकने और उसकी प्रवृत्तियों को पकड़ने की क्षमता के लिए सबसे पहले स्वयं पर ही विश्वास करना होगा। अपने ज्ञान और अनुभव पर विश्वास करके ही वह विषय के भीतर तक झाँक सकता है।
निष्पक्ष दृष्टि-फ़ीचर लेखक के लिए आवश्यक है कि वह जिस उद्देश्य की प्रतिपूर्ति के लिए फ़ीचर लेख लिख रहा है उस विषय के साथ वह पूर्ण न्याय कर सके। विभिन्न तथ्यों और सूत्रों के विश्लेषण के आधार पर वह उस पर अपना निर्णय प्रस्तुत करता है। लेकिन उसका निर्णय विषय के तथ्यों और प्रमाणों से आबद्ध होना चाहिए। उसे अपने निर्णय या दृष्टि को उस पर आरोपित नहीं करना चाहिए। उसे संकीर्ण दृष्टि से मुक्त हो किसी वाद या मत के प्रति अधिक आग्रहशील नहीं रहना चाहिए।
भाषा पर पूर्ण अधिकार-फ़ीचर लेखक का भाषा पर पूर्ण अधिकार होना चाहिए। भाषा के द्वारा ही वह फ़ीचर को लालित्यता और मधुरता से युक्त कर सकता है। उसकी भाषा माधुर्यपूर्ण और चित्रात्मक होनी चाहिए। इससे पाठक को भावात्मक रूप से अपने साथ जोड़ने में लेखक को कठिनाई नहीं होती। विषय में प्रस्तुत भाव और विचार के अनुकूल सक्षम भाषा में कलात्मक प्रयोगों के सहारे लेखक अपने मंतव्य तक सहजता से पहँच सकता है।
प्रश्नः 7. फ़ीचर लेखन की तैयारी कैसे करें। उत्तरः फ़ीचर लेखन से पूर्व लेखक को निम्नलिखित तैयारियाँ करनी पड़ती हैं। विषय चयन – फ़ीचर लेखन के विविध प्रकार होने के कारण इसके लिए विषय का चयन सबसे प्रथम आधार होता है। उत्कृष्ट फ़ीचर लेखन के लिए फ़ीचर लेखक को ऐसे विषय का चयन करना चाहिए. जो रोचक और ज्ञानवर्धक होने के साथ-साथ उसकी अपनी रुचि का भी हो। यदि लेखक की रुचि उस विषय क्षेत्र में नहीं होगी तो वह उसके साथ न्याय नहीं कर पाएगा। रुचि के साथ उस विषय में लेखक की विशेषज्ञता भी होनी चाहिए अन्यथा वह महत्त्वपूर्ण से महत्त्वपूर्ण तथ्यों को भी छोड़ सकता है और गौण-से-गौण तथ्यों को भी फ़ीचर में स्थान दे सकता है। इससे विषय व्यवस्थित रूप से पाठक के सामने नहीं आ पाएगा।
फ़ीचर का विषय ऐसा होना चाहिए जो समय और परिस्थिति के अनुसार प्रासंगिक हो। नई से नई जानकारी देना समाचार-पत्र एवं पत्रिकाओं का उद्देश्य होता है। इसलिए तत्काल घटित घटनाओं को आधार बनाकर ही लेखक को विषय का चयन करना चाहिए। त्यौहारों, जयंतियों, खेलों, चुनावों, दुर्घटनाओं आदि जैसे विशिष्ट अवसरों पर लेखक को विशेष रूप से संबंधित विषयों का ही चयन करना चाहिए। लेखक को विषय का चयन करते समय पत्र-पत्रिका के स्तर, वितरण-क्षेत्र और पाठक-वर्ग की रुचि का भी ध्यान रखना चाहिए। दैनिक समाचार-पत्रों में प्रतिदिन के जीवन से जुड़े फ़ीचर विषयों की उपयोगिता अधिक होती है। इसलिए समाचार-पत्र के प्रकाशन अवधि के विषय में भी लेखक को सोचना चाहिए।
सामग्री संकलन-फ़ीचर के विषय निर्धारण के उपरांत उस विषय से संबंधित सामग्री का संकलन करना फ़ीचर लेखक का अगला महत्त्वपूर्ण कार्य है। जिस विषय का चयन लेखक द्वारा किया गया है उस विषय के संबंध में विस्तृत शोध एवं अध्ययन के द्वारा उसे विभिन्न तथ्यों को एकत्रित करना चाहिए। सामग्री संकलन के लिए वह विभिन्न माध्यमों का सहारा ले सकता है। इसके लिए उसे विषय से संबंधित व्यक्तियों के साक्षात्कार लेने से फ़ीचर लेखक के लेख की शैली अत्यंत प्रभावशाली बन जाएगी।
फ़ीचर लेखक अपने लेख को अत्यधित पठनीय और प्रभावी बनाने के लिए साहित्य की प्रमुख गद्य विधाओं में से किसी का सहारा ले सकता है। आजकल कहानी, रिपोर्ताज, डायरी, पत्र, लेख, निबंध, यात्रा-वृत्त आदि आधुनिक विधाओं में अनेक फ़ीचर लेख लिखे जा रहे हैं। पाठक की रुचि और विषय की उपयोगिता को दृष्टिगत रखकर फ़ीचर लेखक इनमें से किसी एक या मिश्रित रूप का प्रयोग कर सकता है।
अंत-फ़ीचर का अंतिम भाग उपसंहार या सारांश की तरह होता है। इसके अंतर्गत फ़ीचर लेखक अपने लेख के अंतर्गत प्रस्तुत की गई विषय-वस्तु के आधार पर समस्या का समाधान, सुझाव या अन्य विचार-सूत्र देकर कर सकता है लेकिन लेखक के लिए यह ध्यान रखना आवश्यक है कि वह अपने दृष्टिकोण या सुझाव को किसी पर अनावश्यक रूप से न थोपे। अपनी सामाजिक प्रतिबद्धता को ध्यान में रखकर वह उस लेख का समापन इस तरह से करे कि वह पाठक की जिज्ञासा को शांत भी कर सके और उसे मानसिक रूप से तृप्ति भी प्रदान हो। अंत को आकर्षक बनाने के लिए फ़ीचर लेखक चाहे तो किसी कवि की उक्ति या विद्वान के विचार का भी सहारा ले सकता है। इसका कोई निश्चित नियम नहीं है। बस अंत ऐसा होना चाहए कि विषय-वस्तु को समझाने के लिए कुछ शेष न रहे।
फ़ीचर लेखक को अपना लेख लिखने के उपरान्त एक बार पुनः उसका अध्ययन करके यह देखना चाहिए कि कोई ऐसी बात उस लेख के अंतर्गत तो नहीं आई जो अनावश्यक या तथ्यों से परे हो। अगर ऐसा है तो ऐसे तथ्यों को तुरंत लेख से बाहर निकालकर पुनः लेख की संरचना को देखना चाहिए। अंत में अपने फ़ीचर को आकर्षक बनाने के लिए फ़ीचर लेखक उसकी विषय-वस्तु को इंगित करने वाले उपयुक्त ‘शीर्षक’ का निर्धारण करता है। शीर्षक ऐसा होना चाहिए कि पाठक जिसे पढ़ते ही उस फ़ीचर को पढ़ने के लिए आकर्षित हो जाए। इसके लिए नाटकीय, काव्यात्मक, आश्चर्यबोधक, प्रश्नसूचक आदि विभिन्न रूपों के शीर्षकों का सहारा फ़ीचर लेखक ले सकता है।
अपने लेखक को और अधिक प्रभावशाली बनाने के लिए फ़ीचर लेखक अपने लेख के साथ विषय से संबंधित सुंदर और उत्कृष्ट छायाचित्रों का चयन भी कर सकता है। इसके लिए चाहे तो वह स्वयं किसी चित्र को बनाकर या प्रासंगित चित्रों को स्वयं ही कैमरे से खींचकर उसे लेख के साथ छापने के लिए प्रस्तुत कर सकता है। छायाचित्रों से फ़ीचर में जीवंतता और आकर्षण का भाव भर जाता है। छायाचित्रों से युक्त फ़ीचर विषय-वस्तु को प्रतिपादित करने वाले और उसे परिपूर्ण बनाने में सक्षम होने चाहिए।
नीचे फ़ीचर लेखन के तीन उदाहरण आपके लिए प्रस्तुत किए जा रहे हैं जिनसे आप फ़ीचर लेखन की संरचना को समझ सकते हैं।
पुस्तक समीक्षा आधुनिक काल में भले ही इंटरनेट का जोर हो, ई-बुक्स का प्रचार-प्रसार हो रहा है। इन सबके बावजूद, दुनियाभर में पुस्तकों की बिक्री बढ़ रही है। पुस्तकें ज्ञान का भंडार हैं। मुद्रित पुस्तक को पढ़ने के लिए समय की ज़रूरत होती है। पुस्तक पठन के लिए उम्र व स्थान का बंधन नहीं होता। किसी पुस्तक की समीक्षा हेतु निम्नलिखित बातों का ध्यान रखना अनिवार्य है –
पुस्तक का पूर्व अध्ययन करना चाहिए।
पुस्तक के मुख्य-मुख्य बिंदुओं को नोट करना चाहिए।
पुस्तक के शिल्प पक्ष का भी ज्ञान होना चाहिए।
पुस्तक की अच्छाइयों के वर्णन के साथ-साथ कमियों को भी उजागर करना चाहिए।
समीक्षा करते समय पूर्वाग्रह से दूर रहना चाहिए।
उदाहरण (हल सहित) जिंदगी की साँझ से संवरती कविताएँ
-डॉ० रूप देवगुण
कविता-संग्रह : साँझ का स्वर कवयित्री : डॉ० सुधा जैन प्रकाशन : अक्षरधाम प्रकाशन, कैथल मूल्य: 150/- वर्ष : 2012
डॉ० सुधा जैन हरियाणा की प्रतिष्ठित कवयित्री, कहानी लेखिका व लघुकथाकार हैं। ‘साँझ का स्वर’ इनका छठा काव्य-संग्रह है। इस संग्रह में इनकी कुछ कविताएँ जीवन की साँझ को मुखरित करती हैं। ‘साँझ घिर आई’ में वृद्धावस्था में व्यतीत हो रहे जीवन का लेखा-जोख है। दिनभर का लेखा-जोखा/क्या खोया क्या पाया/ ‘फिर मिलेंगे’ में बचपन, जवानी, बुढ़ापा, मृत्यु व पुनर्जन्म की बात की गई है। ‘हँसते-हँसते’ में फिर बुढ़ापे की जिंदगी को दोहराया गया है-बिस्तर में सिमट गई जिंदगी/किताबों में खो गई जिंदगी/ ‘भीतर की आंखें’ में बुजुर्गों की दयनीय दशा का वर्णन है। वे बाहर से अशक्त दिखाई देते हैं और भीतर की आंखों से ही संसार का अवलोकन कर सकते हैं-भीतर की खुल गई आँखें/मैं भी देख रही अब/अपने चारों ओर बिखरा संसार/ढलती उम्र में विस्मृतियों का सहारा लेना पड़ता है-पुरानी फाइलों में दबे पत्र पढ़े। कितनी घटनाएँ, कितने लोग, कितने नाम, विस्मृति के अंधेरे में खोये टिमटिमा उठे (विस्मृति का कोहरा)।
डॉ० सुधा जैन ने इस संग्रह की कई कविताओं में नारी के स्वर को तरजीह दी है। ‘घर-बाहर के बीच पिसती औरत’ कविता में नौकरी करने वाली औरतों की तकलीफदेह ज़िन्दगी का लेखा-जोखा है-सुबह पाँच बजे उठती/घर संवारती/चाय, नाश्ता, खाना बनाती/बच्चे स्कूल भेजतीं/पति को ऑफिस भेज/भागती दौड़ती/अपने दफ़्तर पहुँचती/बॉस की डांट सुनतीं/रोज ही देर हो जाती। औरत आज भी सुरक्षित नहीं है-आज भी सुरक्षित नहीं/औरत/इतनी शिक्षा/इतने ऊँचे-ऊँचे ओहदों पर/पहुँचने के बाद (औरत)। माँ की आँखें दफ़्तर से लौटने वाली जवान बेटी को खोज रही हैं- खोज रही आँखें/भीड़ में अपनी बेटी/लौटी नहीं/दफ्तर से।
घूमते सब ओर/सड़कों में, पार्कों में बसों में/ट्रेनों में (नहीं लौटेंगे कदम पीछे) वस्तुतः औरत संपन्न पिंजरे की मैना जैसी है-सबका मनोरंजन करती/मैं पिंजरे की मैना/उड़ना भूल गई/(पिंजरे की मैना) धन संपन्न नारियाँ अधिकतर रोगग्रस्त हैं, इसका वर्णन कवयित्री ने ‘धन संपन्न नारियाँ कविता में किया है। वास्तव में इनके पास सब कुछ है किंतु सुख नाम की कोई चीज़ नहीं है। गांव में रहने वाली औरत का और भी बुरा हाल है। ‘गांव की छोटी’ कविता में डॉ० सुधा जैन ने लिखा है-चाहा उसने यदि/अपने मन की मीत/ तो लांघ गई सीमा/गंडासे से काट दी जाति। ‘इतनी उपेक्षा क्यों’ कविता में भ्रूण समस्या को लिया गया है।
डॉ० सुधा जैन ने आज के मशीनी युग का वर्णन इस प्रकार किया है-मशीनी युग में। जीते-जीते/मशीनवत हो गए हम/(मशीनों का युग) विदेशी माल की भर्त्सना करते हुए कवयित्री ने लिखा है-बाजार भर गये/विदेशी माल से/ढूँढ़ते लोगी/चीनी जापानी…. बनी चीजें/(कहां खो गया अपना देश) डॉ० सुधा जैन ने ‘जीने की राह’ कविता में जीवन की एकरसता को तोड़ने के साधन बताए हैं- मेले पिकनिक/सेर सपाटे/यात्राएँ तीज/त्योहार/जन्मदिन/शादियों के आयोजन/भिन्न-भिन्न समारोह/तोड़ देते एक रसता।
‘त्राहि-त्राहि’ कविता में महँगाई की समस्या को लिया गया है। किसान की दुर्दशा का भी कवयित्री ने वर्णन किया है-कहीं बाढ़/बह रहे मवेशी, मनुष्य/गाँव के गाँव/कहीं रो रहा किसान (बाढ़) प्रकृति से हम दूर होते जा रहे हैं, इसका वर्णन ‘प्रकृति से टूट रहा नाता’ कविता में इस प्रकार किया है-रात को सोते थे/खुली छतर पर/चाँदनी में नहाते…. प्रभात की मंद बयार/कितना मोहक होता था। प्रकृति का वह पहर। ‘चदरिया’ में जीवन-मृत्यु की दार्शनिक बाते हैं फिर भी क्यों/जीने की चाह/न जन्म अपना/न मृत्यु अपनी।
डॉ० सुधा जैन की इन कविताओं में सरल भाषा है, तुलनात्मक व संस्मरणात्मक शैलियाँ हैं। इन्होंने नारी जाति की समस्याओं को विशेष रूप से अपनी कविताओं में लिया है। इनकी कविताओं की सबसे बड़ी विशेषता जीवन की सांध्य को लेकर लिखी रचनाएँ हैं। डॉ० सुधा जैन को अच्छी व स्तरीय कविताओं के लिए साधुवाद।
विसंगति, विडंबना और प्रेम
-डॉ० वेदप्रकाश अमिताभ
कहानी-संग्रह : प्रेम संबंधों की कहानियाँ लेखक : संतोष श्रीवास्तव प्रकाशन : नमन प्रकाशन, 4231/1, अंसारी रोड, दरियागंज, दिल्ली मूल्यः 250/- प्रथम संस्करण : 2012
संतोष श्रीवास्तव की प्रेम संबंधों पर केंद्रित इन कहानियों को पढ़ते हुए लगता है कि प्रायः कोई न कोई हादसा कोमल रागात्मक संबंधों को आहत कर गया है। यह हादसा प्रायः किसी स्वजन की मृत्यु के रूप में है। हालांकि आकस्मिक मृत्यु के संदर्भ अलग-अलग हैं। अजुध्या की लपटें में रुस्तम जी सांप्रदायिक नफ़रत के शिकार हुए हैं, ‘अपना-अपना नर्क’ में शिशिर और अनूप सड़क दुर्घटना में क्षत-विक्षत हुए हैं। आतंकवाद के दानवी पंजे (‘शहीद खुर्शीद बी’)हों या विमान दुर्घटना (‘दरम्यान’) या रंगभेद हो या पर्वतारोहण (‘ब्लैक होल’) के दौरान घटित अघटित हो, एक व्यक्ति की मृत्यु उनके आत्मीयों के लिए अभिशाप बन गई है। हालांकि मरे हुओं के साथ दूसरे लोग मर नहीं जाते, जीवित रहते हैं। इस जीवित रहने में जो तकलीफ है, स्मृति के दंश हैं, पश्चाताप है, कुछ कठोर निर्णय हैं, उनका बहुत स्वाभाविक, मनोवैज्ञानिक और मार्मिक अंकन इन कहानियों में हुआ है।
यह ध्यानाकर्षक है कि कई कहानियों में विपरीत और त्रासद परिस्थितियों में भी रागात्मक लगाव जीवित रहता है। मृत्यु मनुष्यों की हुई है, बहुत से सपने असमय काल कवलित हुए हैं, पारिवारिक संबंधों में दरारें आयी हैं, लेकिन समर्पण-भाव और अनन्य अनुराग शिथिल या कम नहीं हुआ है। इस दृष्टि से ‘शहतूत पक गए हैं’, ‘आइरिश के निकट’, ‘फरिश्ता’, ‘ब्लैक होल’, एक मुट्ठी आकाश’ आदि कहानियाँ उल्लेखनीय हैं। ‘शहतूत पक गए हैं’ की दिदिया और जगदीश जैसे एक दूजे के लिए बने थे, लेकिन परिवारी जन उनका ‘साझा सपना’ साकार नहीं होने देते और दिदिया खुद को ‘अगरबत्ती की तरह’ आहिस्ता-आहिस्ता जलने को तैयार कर लेती हैं।
‘आइरिश के निकट’ और ‘अजुध्या की लपटें’ में ‘सम्प्रदाय’ दो दिलों के मिलने में आडे आया है। ‘फरिश्ता’ में रंगभेद श्वेत मेलोडी और अश्वेत एंजेली के बीच खाई बना है। ‘एक मुट्ठी आकाश’ में डिवॉसी कुमकुम से मनीष का लगाव भारी पड़ता है, परिवार, दोस्त, माँ सब मुँह फेर लेते हैं लेकिन इन सभी कहानियों में प्रेम अविचलित है, उसका संबंध तन तक सीमित नहीं है। ‘अपना अपना नर्क’ में मीनाक्षी और शिशिर का विवाह होने से पहले शिशिर एक दुर्घटना में जान गँवा देता है लेकिन मीनाक्षी उसकी स्मृतियों से मुक्त नहीं हो पाती। ‘ब्लैक होल’ की उर्मि भी प्रशांत की मृत्यु को स्वीकार नहीं कर पाती है।
लेकिन ये कहानियाँ भावुकता में लिपटी कोरी प्रेम कहानियाँ नहीं हैं। संतोष श्रीवास्तव ने इन्हें परिवेश की प्रामाणिकता से समृद्ध कर बृहत्तर यथार्थ का संवाहक बना दिया है। प्रायः कहानियाँ नारी चरित्रों पर केंद्रित हैं, अतः स्त्री संबंध अवमूल्य और कुरूपताएँ विशेष मुखर हैं।
अपने अभिप्राय को व्यक्त करने में सर्वथा सक्षम भाषा संतोष श्रीवास्तव के पास है। अतः वे स्थितियों-मनः स्थितियों को सफलतापूर्वक उकेर सकी हैं। ‘तुम्हारा हिस्सा कनकलता’ में रवींद्र दा के निधन के बाद कात्यायनी की मनःस्थिति के चित्रण के लिए कहानीकार ने ‘चक्रवात’ और ‘कटे पेड़’ का सहारा लिया है और ‘ब्लैक होल’ में ब्लैक होल का प्रतीकार्थ व्यापक है। एक कहानी में ‘कलम’ को वह जादू की छड़ी कहा गया है, जो सिंड्रेला को राजकुमारी बना सकती है। कलम की कुछ नया और महत्त्वपूर्ण रचने की ताकत इन कहानियों में भी दबी-ढंकी नहीं है।
गलीवाला आम का वृक्ष
कहानी-संग्रह : गलीवाला आम का वृक्ष लेखक : कुँवर किशोर टंडन प्रकाशन : पहले-पहल प्रकाशन, भोपाल मूल्य: 115/- पृष्ठ : 104
कुँवर किशोर टंडन का नवीनतम कहानी-संग्रह ‘गलीवाला आम का वृक्ष’ है। इससे पहले उनके दो काव्य-संग्रह आ चुके हैं। इस कहानी-संग्रह में कुल ग्यारह कहानियाँ शामिल हैं। सभी कहानियाँ मानव-जीवन के विभिन्न पहलुओं से जुड़ी हुई हैं। इसके विभिन्न पात्र भी सभी समुदायों तथा वर्गों से लिए गए हैं।
आमतौर से यह धारणा बनी रहती है कि सरकारी उच्च अधिकारी सदा ऐश करते हैं और उन्हें काम-धाम नहीं करना पड़ता, वे लोग सिर्फ सरकारी तथा गैर-सरकारी सुख-सुविधाओं का उपभोग करते हैं, मगर टंडन की कहानी ‘आशंकाओं के घेरे’ पढ़ने के बाद यह धारणा काफ़ी बदल जाती है, क्योंकि एक छोटे से शक की वजह से एक सरकारी अधिकारी किस मुश्किल में पड़ सकता है, इसका अंदाजा एक साधारण व्यक्ति को नहीं हो सकता।
दोस्ती-यारी को जीवन में एक उच्च स्थान दिया जाता है, मगर आप जिसे दोस्ती समझ रहे हो, आपका मित्र उसका व्यावसायीकरण कर उसका इवजाना माँगने लगे तो ‘सो आवत यह देश’ के विवेक की भाँति मन यही सोचने लगता है कि शंकर ने उससे जो कहा, वह झूठ ही रहे। यह कहानी हमारे देश की न्यायिक व्यवस्था पर भी काफ़ी गहरी चोट करती है, जिसकी धीमी प्रक्रिया सालों-साल लगा देती है।
‘गलीवाला आम का वृक्ष’ कहानी हमारी उस पारंपरिक सोच की ओर इंगित करती है, जहाँ पुरुष की बुरी नियत का शिकार होने पर सारा दोष लडकी को ही दिया जाता है, चाहे वह कितनी मासूम, भोली और कम उम्र की क्यों न हो और सबसे बड़ी बात बेकसूर होने पर भी समाज की ओर से दंड की भागीदारी उसे ही बनना पड़ता है।
कुछ इसी प्रकार की सच्चाइयाँ कहानीकार अपनी अन्य कहानियों में भी प्रस्तुत करता है, जिनमें से ‘मशीन और नारी’, ‘धागे से झूलती हुई ज़िन्दगी’, ‘एक टूटी हुई संवेदना’ आदि का जिक्र किया जा सकता है। इन सभी कहानियों की कथावस्तु इस बात का संज्ञान करवाती हैं कि वस्तुतः सामाजिक परिस्थितियों तथा भोगवादी प्रवृत्तियों के तहत आज की युवा पीढ़ी में ही नहीं बल्कि अधिकतर व्यक्तियों में संवेदनहीनता बढ़ती जाती है।
कहानियों में तनाव की स्थिति इस बात का अहसास करवाती है कि आज के युग में सामान्य जन-जीवन भी आसान नहीं। यथार्थ की कटुता के बीच भी ‘डायरी’ की वह तारीख तथा ‘बेंत वाली काठ की कुर्सी’ सरीखी भावुक तथा सौहार्दपूर्ण घटनायें भी जीवन को इंसानियत तथा रिश्तों की गरिमा के दायरे में बाँधती प्रतीत होती हैं। कुल मिलाकर ‘गलीवाला आम का वृक्ष’ के साथ पाठकों को निकटता का अहसास होता है।
कितने पास कितने दूर
कहानी-संग्रह : कितने पास कितने दूर । लेखक : आनंद प्रकाश ‘आर्टिस्ट’ प्रकाशन : सूर्य भारती प्रकाशन, दिल्ली मूल्य: 150/- पृष्ठ : 96
आनंद प्रकाश ‘आर्टिस्ट’ के प्रथम कहानी-संग्रह के रूप में पाठकों/आलोचकों के सामने आया ‘कितने पास कितने दूर’। नौ कहानियों का समावेश करता यह कहानी-संग्रह अपने मुख्य शीर्षक को ही तकरीबन सभी कहानियों में प्रतिपादित करता है। कौन कितना पास होकर भी दूर है, और कौन दूर होकर भी पास है, इसका सही-सही अनुमान लगाना आसान नहीं होता, विशेषकर प्रेमियों के संदर्भ में।
‘कितने पास कितने दूर’ नामक मुख्य शीर्षक वाली कहानी में दो प्रेमी आपस में प्रेम करने के बावजूद समाज के रीति-रिवाजों तथा नियमों के आड़े आ जाने के कारण शादी के बंधन में नहीं बँध पाते, मगर भावनाओं तथा संवेगों से एक-दूसरे से निकटता ही महसूस करते हैं।
‘कौन किसका है’ नामक कहानी में भी दो प्रेमियों के सामने वर्ग-श्रेणी आ जाती है। जिसे अपना मन का मीत माना जाता है, वही शादी के बाद बदल जाता है, ऐसे में कॉलेज समय का एक मित्र आकर कृष्णा को उसके दुख से उबारता है।
अध्यापन के क्षेत्र से जुड़े होने के कारण लेखक की कहानियों के अधिकतर पात्र अध्यापक वर्ग से लिए गये हैं। लेखक की नज़र में भी अध्यापकों का चरित्र ऊँचा होने के कारण वह इसी पारंपरिक अवधारणा को ही मान्यता देते हुए कहानियों के मुख्य पात्रों को आदर्श तथा उच्च चरित्र का ही दर्शाया है, जो अपने जीवन की सबसे बड़ी खुशी को भी समाज के नियमों के अधीन कुर्बान कर देते हैं। चाहे वे कितने पास कितने दूर का अध्यापक हो या कौन किसका है की कृष्णा या फिर ‘फूल तुम्हें भेजा है’ का अध्यापक अविनाश।
अन्य कहानियाँ ‘आदर्श, मुहब्बत का दर्द, खोया हुआ अतीत इत्यादि में भी लेखक आदर्शों तथा उच्च मूल्यों को अपनाने पर जोर देता है। उसकी सभी कहानियाँ वृत्तांत ढंग से बयान की गयी हैं। लंबे-लंबे संवाद, जो भाषण या प्रवचन शैली को अपनाते प्रतीत होते हैं। अधिकतर बात पात्रों के माध्यम से की गयी है। सभी कहानियों में शिक्षक, शिक्षा अधिकारी इत्यादि का ज़िक्र थोड़ा-सा अखरता भी है। हो सकता है, लेखक का प्रथम प्रयास होने के कारण उससे अनजाने में ऐसा हो गया हो। उम्मीद करते हैं कि लेखक का आने वाला अगला कहानी-संग्रह कुछ नवीन विषयों तथा पात्रों सहित पाठकों के सामने आएगा।
मानवीय परिप्रेक्ष्य का संवेदनात्मक विस्तार : हरियश राय की कहानियाँ
-डॉ० राजकुमार
अंतिम पड़ाव
पुस्तक : अंतिम पड़ाव (कहानी संग्रह) लेखक : हरियश राय प्रकाशक : किताबघर प्रकाशन 4855-56/24, अंसारी रोड, दरियागंज, नई दिल्ली-110002 मूल्य : एक सौ चालीस रुपये
हरियश राय के नवीनतम कहानी-संग्रह ‘अंतिम पड़ाव’ की अधिसंख्य कहानियों के केंद्र में वही सवाल हैं जो आज के समाज की चिंता के केंद्र में मौजूद हैं। भारत में बाज़ारवाद और धार्मिक संकीर्णतावाद एक तरह से जुड़वा अवधारणाओं की तरह उभरे हैं। धर्म के सहारे राजनीतिक और आर्थिक सत्ता की सीढ़ियां चढ़ता मध्ययुगीन तत्ववाद और सबकुछ मानवीयता को विस्थापित करता बाजारवाद। कहानीकार स्थानीय अनुभव को वैश्विक स्तर के परिदृश्य से जोड़कर अपने समय और समाज के क्रूर सत्य की इन दो तहों को खोलता हुआ आगे बढ़ता है। ‘न धूप न हवा’, ‘नींद’, ‘ढानी में ठिठुरन’, ‘होमोग्लोबीन’, ‘पानी की तेज़ धार’ जैसी कहानियों में महानगर से लेकर धुर देहात तक फैली आत्म-निर्वासन की उदासी पाठक की संवेदना को बार-बार झकझोरती है। समूचे परिवेश में पसरे इस आत्मनिर्वासन के अपने कारण, अपना स्वभाव और अपनी विशेष स्थिति है जो वर्तमान समाज के ढांचे और उसके अंतर्विरोधों से उत्पन्न हुई हैं।
इस निर्वासन का सामाजिक और इससे भी अधिक आर्थिक संदर्भ है। घोर आर्थिक विषमता में रहता हुआ आदमी ‘डिप्रेशन’ महसूस करता है। चूँकि उसका अपनी मेहनत से पैदा की गई वस्तु से कोई लगाव नहीं होता, यंत्रों की तरह संबंधहीनता और जड़ता उसमें समाती जाती है, जो सारे सामाजिक संबंधों और दायित्वों तक फैल जाती है। यह परायापन पूँजीवादी सभ्यता की देन है, जिसमें सभी ठोस परिस्थितियाँ और समूचा वातावरण आदमी को बराबर यह महसूस करवाते रहते हैं कि वह एक ऐसे निर्वैयक्तिक ढांचे-अप्रेटस पर निर्भर है जो उसके बाहर (और भीतर भी) चालू है और बिना उसकी संचेतना और सहयोग के उसे चलाता है।
‘न धूप न हवा’ का रामानंद, ‘नींद’ के नवीन शर्मा, ‘ढाणी में ठिठुरन’ का मंगला ‘हीमोग्लोबिन’ की विनय सुनेजा, ‘पानी की तेज़ धार’ के श्रीनिवासन इसी आत्मनिर्वासन के शिकार चरित्र हैं। ‘अंतिम पड़ाव’ में एक मुट्ठी चावल के लिए तेज़ धूप में मीलों खटती और रंचमात्र मानवीय संवेदना के लिए तरसती सोना घोष और पानूबाला के माध्यम से हरियश राय ने वृंदावन में घोर अमानवीय परिस्थितियों में जीवन काटती बंगाली विधवाओं की करुण गाथा को नया मानवीय संदर्भ दिया है।
‘खफा-खफा से’ कहानी में लेखक हिंदुत्ववादी शक्तियों के उभार के बाद आम मुस्लिम समाज की कठिनाइयों से हमें रू-ब-रू कराता है। नसीम अख्तर से पूछा गया रफीक हुसैन का यह सवाल हमारे जेहन में बराबर कौंधता है-“क्या आपको नहीं लगता सर कि हमारा उपहास-सा किया जा रहा है। हमें हाशिए पर जानबूझकर रखा जा रहा है। हमसे आत्मीयता नहीं जताई जाती। एक अनचाही-सी दूरी हमसे बनाई जाती है। आप ही बताइए सर, एक असुरक्षा की भावना क्यों है हममे? हम लोग अपनी बदनामी से क्यों इतना डरते हैं ? हम अपने जीवन के फैसले लेते समय अपने आपको मुस्लिम के रूप में क्यों देखते हैं ? हमारे लिए शहर के कुछ इलाके वर्जित क्यों हैं? हमें बार-बार क्यों यह अहसास कराया जाता है कि हम मुसलमान हैं? क्यों हम लोगों से एक दूरी लोग बनाए रखते हैं ? इन ढेर सारी मुश्किलों को हम कैसे अपनी कोशिशों से दूर कर सकते हैं ?”
महान कथाकार टामस हार्डी ने कहा था कि, ‘एक अच्छी कहानी थप्पड़-सा मारकर हमारी संवेदना को जगाती है और हमें नई सामाजिक सच्चाइयों की जानकारी देती है।’ इसी तर्ज पर हरियश राय की ये कहानियाँ हमारी संवेदना और सामाजिक जागरूकता को ज़रूर विस्तार देती हैं।
पत्र लिखना भी एक बहुत बड़ी और अद्भुत कला है। यह कला परिश्रम व अभ्यास द्वारा ही हासिल की जा सकती है। सही ढंग से लिखा गया पत्र न केवल हमारा प्रभुत्व बढ़ाता है, बल्कि हमारे व्यक्तित्व की छाप भी पाठक पर अवश्य छोड़ता है। हम पत्रों के माध्यम से न केवल दूसरों के दिलों पर विजय प्राप्त कर सकते हैं, बल्कि मैत्री बढ़ा सकते हैं तथा अपने समाज को वश में कर सकते हैं। अतः पत्र लिखना एक ऐसी कला है जिसके लिए बुद्धि और ज्ञान की परिपक्वता, विचारों की विविधता, विषय का ज्ञान, अभिव्यक्ति की शक्ति और भाषा पर नियंत्रण की आवश्यकता होती है। इसके बिना हमारे पत्र अत्यंत साधारण होंगे। पत्र केवल हमारे कुशल समाचारों के आदान-प्रदान का माध्यम ही नहीं, बल्कि उसके द्वारा आज के वैज्ञानिक युग में संपूर्ण कार्य व्यापार चलता है तथा इसकी आवश्यकता और उपयोगिता को नकारा नहीं जा सकता। अतः इसे लिखने और इसके आकार-प्रकार की पूरी जानकारी होनी अतिआवश्यक है।
पत्र-लेखन की विशेषताएँ –
1. सरलता – पत्र की भाषा सरल, स्वाभाविक तथा स्पष्ट होनी चाहिए। इसमें कठिन शब्द या साहित्यिक भाषा का प्रयोग नहीं किया जाना चाहिए क्योंकि जटिल व क्लिष्ट भाषा के प्रयोग से पत्र नीरस व प्रभावहीन बन जाते हैं।
2. स्पष्टता – जो भी हमें पत्र में लिखना है, यदि वह स्पष्ट, सुमधुर होगा तो पत्र उतना ही प्रभावशाली होगा। सरल भाषा शैली, शब्दों का चयन, वाक्य रचना की सरलता पत्र को प्रभावशाली बनाने में हमारी सहायता करती है। इसलिए भारी भरकम और अप्रचलित शब्दों के प्रयोग से बचना चाहिए तथा छोटे व प्रवाहपूर्ण वाक्यों का प्रयोग करना चाहिए। हमें ऐसे विचार नहीं लिखने चाहिए जो अस्पष्ट हों।
3. संक्षिप्तता – पत्र में अनावश्यक विस्तार से बचना चाहिए। पत्र जितना संक्षिप्त व गठा हुआ होगा, उतना ही अधिक प्रभावशाली भी होगा। संक्षिप्तता का अर्थ यह भी नहीं कि पत्र अपने-आप में पूर्ण न हो। जो कुछ भी पाठक द्वारा कहा जाना है, वह व्यर्थ के शब्द-जाल से मुक्त होना चाहिए। अतः जो कुछ भी पत्र में कहा जाए, कम से कम शब्दों में कहना चाहिए।
4. प्रभावोत्पादकता – पत्र की शैली से पाठक प्रभावित हो सके तभी वह सफल मानी जाती है। हमारे विचारों की छाप उस पर पड़नी चाहिए, अतः इसके लिए शैली का परिमार्जित होना भी आवश्यक होता है। अच्छी व शुद्ध भाषा के बिना पत्र अपना असली रूप ग्रहण नहीं करता। वाक्यों का नियोजन, शब्दों का प्रयोग, मुहावरों का प्रयोग-अच्छी भाषा के गुण होते हैं। हमें सदा इसका प्रयोग करके पत्र को प्रभावशाली बनाने का प्रयास करना चाहिए।
5. आकर्षकता व मौलिकता – पत्र का आकर्षक होना भी महत्त्वपूर्ण होता है। विशेषकर व्यापारिक व कार्यालयी पत्र स्वच्छता से टाइप किया हुआ होना चाहिए। मौलिकता भी पत्र का एक महत्त्वपूर्ण गुण है। पत्र लिखते समय प्रचलित घिसे-पिटे वाक्यों के प्रयोग से बचना चाहिए। इस बात का विशेष ध्यान रखना चाहिए कि पत्र में हम अपने विषय में कम तथा प्राप्तकर्ता के विषय में अधिक लिख रहे हों।
6. उददेश्यपूर्णता – कोई भी पत्र अपने कथन या मंतव्य में स्वत: संपूर्ण होना चाहिए। उसे पढने के उपरांत तदविषयक किसी प्रकार की जिज्ञासा, शंका या स्पष्टीकरण की आवश्यकता शेष नहीं रहनी चाहिए। कई बार देखा गया है कि पत्र लेखक जिस विचार से पत्र लिखना आरंभ करता है, वह अप्रकट या अपूर्ण रह जाता है, लेकिन फिजूल बातों से ही पत्र भर जाता है। इसलिए पत्र लिखते समय इस बात का विशिष्ट ध्यान रखा जाना चाहिए कि कथ्य अपने-आप में पूर्ण तथा उद्देश्य की पूर्ति करने वाला हो।
7. शिष्टता – किसी पत्र में उसके लेखक के व्यक्तित्व, स्वभाव, पद-प्रतिष्ठा-बोध और व्यावहारिक आचरण की झलक मिलती है। सरकारी, व्यावसायिक तथा अन्य औपचारिक पत्र की भाषा-शैली शिष्टतापूर्ण होनी चाहिए। अस्वीकृति, शिकायत, खीझ या नाराजगी भी शिष्ट भाषा में प्रकट की जाए तो उसका अधिक लाभकारी प्रभाव पड़ता है। उदाहरणतः किसी आवेदनकर्ता के आवेदन की अस्वीकृति इन शब्दों में भेजी जा सकती है –
‘खेद है कि हम आपकी सेवाओं का उपयोग नहीं कर सकेंगे।’
8. चिह्नांकन-पत्र में प्रयुक्त चिह्न पर हमें विशेष ध्यान देना चाहिए। चिह्नांकन अनुच्छेद (पैराग्राफ) का प्रयोग समुचित किया जाना चाहिए। हर नए विचार, नई बात के लिए पैराग्राफ, अल्पविराम, अर्ध विराम, पूर्णविराम, कोष्ठक आदि का प्रयोग उचित स्थल पर ही होना चाहिए। इससे पत्र-कला में निखार आता है।
पत्र के अंग
पत्र अनेक प्रकार के होते हैं। विषय, संदर्भ, व्यक्ति और क्षेत्र के अनुसार अनेक प्रकार के पत्रों को लिखने का तरीका भी भिन्न-भिन्न होता है। यहाँ हम व्यावसायिक (औपचारिक) तथा निजी (अनौपचारिक) पत्रों के लिखने के लिए आवश्यक तथ्यों-संकेतों पर प्रकाश डालेंगे –
(क) प्रेषक का नाम व पता-व्यावसायिक पत्रों में सबसे ऊपर लिखने वाले का नाम व पता दिया होता है ताकि पाने वाला पत्र देखते ही समझ जाए कि पत्र किसने भेजा है और कहाँ से आया है ? प्रेषक का नाम व पता ऊपर की ओर दाएँ कोने में दिया जाता है। पते के नीचे टेलीफ़ोन नंबर तथा उसके नीचे दिनांक के लिए स्थान निर्धारित रहता है। सरकारी पत्रों में उसके ठीक सामने बाईं ओर पत्र का संदर्भ व पत्र-संख्या लिखी जाती है।
(ख) पाने वाले का नाम व पता-प्रेषक के बाद पृष्ठ की बाईं ओर पत्र पाने वाले का नाम व पता लिखा जाता है। नाम की जगह कभी-कभी केवल पदनाम भी लिखते हैं। कभी-कभी नाम व पदनाम दोनों भी लिखा जाता है अर्थात् पाने वाले का पूरा विवरण इस प्रकार होना चाहिए- नाम, पदनाम, कार्यालय का नाम, स्थान, जिला, शहर और पिन-कोड।
(ग) विषय-संकेत-औपचारिक पत्रों में यह आवश्यक होता है कि जिस विषय में पत्र लिखा जा रहा है, उस विषय को अत्यंत संक्षेप में पाने वाले के नाम और पते के पश्चात् बाएँ ओर से ‘विषय’ शीर्षक देकर लिखना चाहिए। इससे पत्र देखते ही पता चल जाता है कि मूल रूप में पत्र का विषय क्या है।
(घ) संबोधन-विषय के बाद पत्र के बाईं ओर संबोधन सूचक शब्द का प्रयोग किया जाता है। व्यक्तिगत पत्र में प्रिय लिखकर प्राप्तकर्ता का नाम या उपनाम दिया जाता है; जैसे–’प्रिय रमेश’, ‘प्रिय राधा’ आदि। अपने से बड़ों के लिए प्रिय के स्थान पर पूज्य, मान्यवर, श्रद्धेय आदि शब्दों का प्रयोग होता है। सरकारी पत्रों में यह कार्य ‘प्रिय महोदय’ या प्रिय महोदया के द्वारा संपन्न कर लिया जाता है।
(ङ) पत्र की मुख्य सामग्री-संबोधन के पश्चात् पत्र की मूल सामग्री लिखी जाती है। आवश्यकता, समय तथा परिस्थिति के अनुसार विषय में परिवर्तन होता रहता है।
(च) समापन-सूचक शब्द-पत्र की सामग्री समाप्त होने पर प्रेषक प्राप्तकर्ता से अपने संबंध और विषय की औपचारिकता अनौपचारिकता के अनुसार कुछ समापन सूचक शब्दों का प्रयोग कर पत्र समाप्त करता है। बड़ों के लिए ‘आपका आज्ञाकारी’, ‘आपका प्रिय’, बराबर वालों के लिए ‘स्नेहशील’, दर्शनाभिलाषी’, ‘स्नेही’ और छोटों के लिए ‘शुभचिंतक’, ‘शुभाकांक्षी’ जैसे शब्द प्रयोग किये जाते हैं। औपचारिक व्यावसायिक पत्रों में साधारणतः ‘भवदीय’ लिखा जाता है। उपर्युक्त सभी समापन शब्द मूल सामग्री के तुरंत बाद नई पंक्ति में दाएँ कोने में लिखा जाना चाहिए।
(छ) हस्ताक्षर और नाम-समापन शब्द के ठीक नीचे भेजने वाले के हस्ताक्षर होते हैं। हस्ताक्षर के ठीक नीचे कोष्ठक में भेजने वाले का पूरा नाम व पता भी अवश्य दिया जाना चाहिए। इसका कारण यह है कि हस्ताक्षर प्रायः सुपाठ्य नहीं होते, अतः प्रेषक का नाम भी लिखा होना चाहिए।
(ज) संलग्नक-सरकारी-पत्रों में प्रायः मूलपत्र के साथ अन्य आवश्यक कागजात भी भेजे जाते हैं। इन्हें उस पत्र के ‘संलग्न पत्र’ या ‘संलग्नक’ कहते हैं। इस स्थिति में समापन सूचक शब्द ‘भवदीय’ आदि के ठीक बाएँ और थोड़ा नीचे ‘संलग्नक’ शीर्षक देकर उसके आगे संख्या 1, 2, 3, के द्वारा संकेत दिया जाता है।
(झ) पुनश्च-कभी-कभी पत्र लिखते समय मूल सामग्री में से किसी महत्त्वपूर्ण अंश के छूट जाने पर इसका प्रयोग होता है। ‘समापनसूचक शब्द’, ‘हस्ताक्षर’, ‘संलग्नक’ आदि सब कुछ लिखने के पश्चात् कागज पर अंत में सबसे नीचे या उसके पृष्ठ भाग पर ‘पुनश्च’ शीर्षक देकर छूटी हुई सामग्री लिखकर एक बार पुनः हस्ताक्षर कर दिए जाते हैं।
औपचारिक व अनौपचारिक पत्र आरंभ तथा समाप्त करने की तालिका
उपर्युक्त समस्त आवश्यक बातों को व्यावहारिक रूप में समझने के लिए निम्नलिखित प्रारूप प्रस्तुत किए जा रहे हैं –
पत्रों के प्रकार
विभिन्न प्रकार के पत्रों का विभाजन मूलतः दो वर्गों में किया जा सकता है –
औपचारिक पत्र
अनौपचारिक पत्र
1. औपचारिक पत्र-विशिष्ट नियम-विधानों में आबद्ध पत्र ‘औपचारिक पत्र’ कहलाते हैं। औपचारिक पत्रों की परिधि बहुत व्यापक है। इसके अनेकानेक रूप अथवा प्रकार संभव हैं जिनमें से मुख्य निम्नलिखित हैं –
सरकारी पत्र
व्यावसायिक पत्र
संपादक के नाम पत्र
शोक पत्र
अर्धसरकारी पत्र
आवेदन पत्र
शिकायती पत्र
निमंत्रण पत्र
विज्ञापन पत्र
अनुस्मारक पत्र
बधाई पत्र
शुभकामना पत्र।
इन सभी प्रकार के पत्रों के उत्तर में लिखे जाने वाले पत्र भी अपना अलग अस्तित्व और महत्त्व रखते हैं। इस प्रकार औपचारिक पत्रों के अनेक भेद संभव हैं।
2. अनौपचारिक पत्र-जो पत्र निजी, व्यक्तिगत अथवा पारिवारिक होते हैं, वे ‘अनौपचारिक-पत्र’ कहलाते हैं। ऐसे पत्रों में किसी प्रकार की विशेष विधि अथवा नियम-पद्धति के पालन की आवश्यकता नहीं होती। इस पत्र में किसी तरह की औपचारिकता के निर्वाह का बंधन नहीं होता। इन पत्रों में प्रेषक अपनी बात व भावना को उन्मुक्तता के साथ, बिना संकोच के लिख सकता है। इन पत्रों का प्राण तत्व आत्माभिव्यक्ति, निजीपन और आत्मीयता है। ये आकार-प्रकार में अत्यंत लचीले होते हैं, अर्थात् संक्षिप्त भी हो सकते हैं तो अत्यंत विस्तृत भी।
उदाहरण
औपचारिक पत्र
प्रश्नः 1. दिल्ली परिवहन निगम के मुख्य प्रबंधक को पत्र लिखकर एक बस कर्मचारी के प्रशंसनीय और साहसिक व्यवहार की सूचना देते हुए उसे सम्मानित करने का आग्रह कीजिए। उत्तरः
प्रति महाप्रबंधक दिल्ली परिवहन निगम सिंधिया हाउस, नई दिल्ली।
महोदय
मैं इस पत्र के द्वारा आपका ध्यान आपके विभाग के एक साहसी तथा कर्तव्यनिष्ठ कर्मचारी के व्यवहार की ओर आकर्षित कराना चाहता हूँ तथा आशा करता हूँ कि आप उस कर्मचारी को उचित पुरस्कार देकर सम्मानित करेंगे।
मैं दिनांक 6 फरवरी को विकासपुरी मोड़ से 851 रूट की बस नं0 DL-1P-7486 में प्रात:काल 7-30 बजे चढ़ा। बस में काफ़ी भीड़ थी। अत: मैं पीछे ही खड़ा था। बस मोतीनगर पहुँची थी कि आठ-दस लोगों की भीड़ पीछे से चढ़ी और तभी मेरी जेब से मेरा पर्स गायब हो गया। मैंने शोर मचाया, तो एक व्यक्ति बस से कूद कर भाग निकला। कंडक्टर श्री रविकांत ने बस रुकवाई और उसके पीछे भाग लिया। उस व्यक्ति ने चाकू दिखाया, मगर इसका रविकांत पर कोई प्रभाव नहीं पड़ा और उसने उसे धर दबोचा तथा उसे पुलिस के हवाले कर दिया। मेरा पर्स सही सलामत मुझे वापस मिल गया। मैंने उसे सौ रुपये पुरस्कार स्वरूप देने चाहे, मगर उसने सधन्यवाद लौटा दिये। ऐसे कर्तव्यनिष्ठ एवं साहसी कर्मचारी कम ही देखे जाते हैं, जो अपनी जान जोखिम में डालकर दूसरों की सहायता करते हैं। अतः आप से निवेदन है कि श्री रविकांत, जिनका बैज नं० 34560 है, को सम्मानित करके अन्य कर्मचारियों के समक्ष उदाहरण प्रस्तुत करें।
प्रश्नः 2. अपने क्षेत्र के पोस्टमास्टर साहब को इस आशय का पत्र लिखिए कि आपके क्षेत्र में डाक का वितरण ठीक से नहीं हो रहा है। उत्तरः
सेवा में पोस्टमास्टर महोदय डाकघर राजौरी गार्डन नई दिल्ली
महोदय
मैं राजौरी गार्डन बी-27 का रहने वाला हूँ। मैं इस पत्र के द्वारा अपने क्षेत्र की डाक वितरण की अनियमितताओं की ओर आपका ध्यान दिलाना चाहता हूँ।
मान्यवर, पिछले चार माह से इस क्षेत्र में डाक-वितरण का काम ठीक से नहीं हो रहा है। पोस्टमैन पत्रों को या तो घरों के जीने में फेंक जाता है या जीने के सामने खड़े किसी बच्चे के हाथ में पकड़ा जाता है। अनेक बार महत्त्वपूर्ण पत्र या तो दूसरे के घरों में पहुँच जाते हैं या देर से मिलते हैं। डाक-वितरण की व्यवस्था दिन में तीन बार है, जबकि हमारे पोस्टमैन महोदय एक से अधिक बार नहीं आते। हमारे क्षेत्र के निवासियों की आम शिकायत है कि ये पोस्टमैन साहब त्यौहारों के अवसर पर बखशीश देने को बाध्य करते हैं तथा न देने वालों की डाक में गड़बड़ी कर देते हैं। कई बार हमने पोस्टमैन को समझाने की चेष्टा की, मगर उसके कान पर तक न रेंगी। इसीलिए हारकर हमें आपका दरवाजा खटखटाना पड़ा। अतः आपसे प्रार्थना है कि आप इस विषय में जाँच-पड़ताल कर डाक वितरण ठीक करने की कृपा करें तथा संबंधित पोस्टमैन को उचित चेतावनी देकर यथासंभव उन्हें दंडित करें। इसके लिए हम आपके सदैव आभारी रहेंगे।
धन्यवाद। भवदीय जे० पी० गुप्ता सचिव राजौरी गार्डन कल्याण समिति, नई दिल्ली। दिनांक : 16-3-20XX
प्रश्नः 3. अपने नगर विकास प्राधिकरण के सचिव को अपनी कालोनी के पार्क के विकास के लिए पत्र लिखिए। उत्तरः
सेवा में सचिव दिल्ली नगर विकास प्राधिकरण टाउन हाल दिल्ली
महोदय
मैं आपका ध्यान दिल्ली महानगर के शक्तिनगर क्षेत्र के पार्क की अव्यवस्था और उपेक्षा की ओर दिलाना चाहता हूँ। इस क्षेत्र में दिल्ली विकास प्राधिकरण की ओर से पार्क के लिए स्थान छोड़े गए हैं। उनकी चारदीवारी भी की गयी है, लेकिन इससे आगे कोई कदम लगातार दो वर्षों से आगे नहीं बढ़ा है। दुख और चिंता की बात यह है कि पार्कों के लिए इन छोड़ी हुई जगहों में कूड़ों के ढेर दिखाई देने लगे हैं। इससे बड़ी बदबू आती है। बीमारी के बढ़ने की आशंका भी पैदा हो गई है।
यदि पार्क के लिए छोड़े हुए इन स्थानों में अच्छे पेड़-पौधे और घास को लगा दिया जाए तो कॉलोनी निवासियों को स्वास्थ्य लाभ, सैर-सपाटे, व्यायाम आदि का अच्छा साधन प्राप्त हो जायेगा। इससे हमारी कॉलोनी की रौनक बढ़ जाएगी। अतएव आपसे सादर निवेदन है कि आप हमारी कॉलोनी के समुचित स्थानों में पार्क की सुव्यवस्था शीघ्र करवा करके हमें कृतार्थ करें। इसके लिए हम सब आपके सदैव आभारी रहेंगे।
भवदीय शक्तिनगर निवासी दिनांक : 18 अप्रैल, 20XX
प्रश्नः 4. नगर निगम के गृहकर अधिकारी को अपना गृहकर का बिल ठीक कराने के लिए पत्र लिखिए। उत्तरः
गृहकर अधिकारी दिल्ली नगर निगम टाउन हाल, दिल्ली
महोदय
सविनय निवेदन है कि प्रार्थी प्रेम नगर क्षेत्र (शक्ति नगर क्षेत्र) का निवासी है। प्रार्थी का मकान नं० 7330. प्रेम नगर, दिल्ली है। प्रार्थी के गृह-कर (टैक्स) दो बार से पूर्वापेक्षा से कुछ अधिक वसूल किया जा रहा है। इस संबंध में प्रार्थी में आशंका है कि यह गड़बड़ी गृहकर बिल की गड़बड़ी के कारण ही है।
अतः आपसे सादर प्रार्थना है कि प्रार्थी का गृहकर बिल ठीक कराते हुए उससे नियमानुसार गृहकर वसूल करवाने की कृपा करें।
सधन्यवाद प्रार्थी मोहन देव 7330, प्रेम नगर, दिल्ली-110007 दिनांक : 5 अप्रैल, 20XX
प्रश्नः 5. अपने क्षेत्र में पेड़-पौधों के अनियंत्रित कटाव को रोकने के लिए अपने जिलाधिकारी को एक प्रार्थना-पत्र लिखिए। उत्तरः
सेवा में जिलाधिकारी महोदय बदरपुर (बाहरी दिल्ली) नई दिल्ली
महोदय
सविनय निवेदन है कि हम दक्षिणी दिल्ली के बदरपुर क्षेत्र के निवासी हैं। हमारे इस क्षेत्र में कुछ महीनों से पेड़-पौधों की बेरोक-टोक कटाई हो रही है। इस अंधाधुंध वन-कटाव से हम लोगों का यह क्षेत्र पेड़-पौधों से लगभग रहित-सा हो गया है। चारों ओर एक वीरान दृश्य उपस्थित हो गया है। इससे इस क्षेत्र के पर्यावरण पर बहत गंभीर प्रभाव पड़ने लगा है। हवा जो पेड़ों-पौधों से सुलभ होती है, लगभग दुर्लभ हो रही है। फलतः वायु-प्रदूषण तीव्र गति से बढ़ने लगा है। इससे विभिन्न प्रकार की स्वास्थ्य से संबंधित खतरनाक बीमारियों के फैलने की आशंका बढ़ती जा रही है। अतः अगर निकट भविष्य में इस प्रकार से बेरोक-टोक पेड़-पौधों के कटाव को न रोका गया तो लोगों का जीना दुर्लभ हो जायेगा। आशा है कि आप इस दिशा में उचित कदम उठाकर हमें कृतार्थ करेंगे। इसके लिए हम आपके सदैव आभारी रहेंगे।
सधन्यवाद भवदीय बदरपुर क्षेत्र के निवासी, (बाहरी दिल्ली) दिनांक : 18 अप्रैल, 20XX
प्रश्नः 6. परिवहन निगम को अपने गाँव तक बस सुविधा उपलब्ध कराने के लिए प्रार्थना-पत्र लिखिए। उत्तरः
सेवा में अध्यक्ष दिल्ली परिवहन निगम महरौली टर्मिनल, नई दिल्ली
महोदय
सविनय निवेदन यह है कि हम महरौली क्षेत्र के निवासी हैं। हम लोगों का यह क्षेत्र महरौली-गुड़गाँव मार्ग पर स्थित है। यहाँ तक डी० टी० सी० की कोई भी बस नहीं आती है। केवल कुछ ही वाहन आते-जाते हैं। ये वाहन समय पर न आने के साथ ही कुछ ही समय तक आते-जाते हैं। फलतः आवश्यकतानुसार कोई भी वाहन या आवागमन का साधन इस मार्ग पर सुलभ नहीं है। डी०टी०सी० की बसें एयर फोर्स कैंटीन तक ही आती-जाती हैं। यह हमारे निवास क्षेत्र से लगभग दो किलोमीटर दूर है। फलतः आवागमन की इस असुविधा का घोर अभिशाप इस क्षेत्र के निवासियों को सहना पडता है। इस संबंध में आपको हम सूचित भी कर चुके हैं लेकिन अभी तक इस विषय में हमें न कोई सूचना मिली है और न ही इसके लिए कोई कदम ही उठाया गया है।
आशा है कि अब अवश्य ही कोई न कोई उचित कदम यथाशीघ्र उठाकर हमें कृतार्थ करेंगे।
सधन्यवाद प्रार्थी महरौली क्षेत्र के निवासी नई दिल्ली दिनांक : 10 मार्च, 20xx
प्रश्नः 7. अपने मोहल्ले में वर्षा के कारण उत्पन्न हुई जल-भराव की समस्या की ओर ध्यान आकृष्ट कराने के लिए नगरपालिका के स्वास्थ्य अधिकारी को पत्र लिखिए। उत्तरः
सेवा में स्वास्थ्य अधिकारी नगरपालिका दिल्ली
महोदय
सविनय निवेदन है कि हम सब शक्ति नगर क्षेत्र के निवासी हैं। गत दिनों भयंकर वर्षा के कारण इस क्षेत्र में जगह-जगह पानी भर गया है। नालियों और सीवर के बंद होने के कारण सड़कों की बिगड़ी हुई दशा के कारण जल पाइप कहीं-कहीं कट-फट गए हैं। परिणामस्वरूप जल की बाढ़ आ गयी है। आपके विभाग के संबंधित कर्मचारी बिलकुल ही इस तरफ ध्यान नहीं दे रहे हैं। यही कारण है कि इस क्षेत्र में चारों ओर जल ही जल दिखाई दे रहा है। इससे न केवल आवागमन की बहुत बड़ी असुविधा उत्पन्न हो गई है अपितु विभिन्न प्रकार की बीमारियों के भी फैल जाने की आशंका बढ़ गई है। अतएव आपसे सादर अनुरोध है कि आप इस दिशा में यथाशीघ्र उचित कदम उठाकर हमें कृतार्थ करें। इसके लिए हम सदैव अभारी रहेंगे।
भवदीय शक्तिनगर क्षेत्र के निवासी दिनांक : 6 मार्च 20XX
प्रश्नः 8. पुलिस आयुक्त को लाउडस्पीकरों का अनुचित प्रयोग रोकने के लिए पत्र लिखिए। उत्तरः
सेवा में पुलिस आयुक्त माल रोड दिल्ली
महोदय
मैं अपने इस पत्र द्वारा आपका ध्यान दिल्ली में विभिन्न स्थानों पर लाउडस्पीकरों के अनुचित प्रयोग की ओर आकर्षित कराना चाहता हूँ। आजकल दिल्ली में प्रायः सभी स्थानों पर लाउडस्पीकरों का अनुचित प्रयोग किया जा रहा है। बाजारों, पार्कों तथा अन्य सार्वजनिक स्थानों, मंदिरों, मस्जिदों तथा गुरुद्वारों में हर समय लाउडस्पीकर बजते रहते हैं। इन लाउडस्पीकरों के बजने से वैसे तो शांति भंग होती ही है, साथ ही विद्यार्थी वर्ग को इससे विशेष हानि उठानी पड़ रही है। परीक्षाएँ निकट आ रही हैं तथा दिन-रात लाउडस्पीकरों के शोर के कारण विद्यार्थी वर्ग एकाग्र होकर पढ़ाई नहीं कर सकता।
अतः आपसे विनम्र निवेदन है कि लाउडस्पीकरों के प्रयोग की अनुमति अतिआवश्यक कार्य तथा निश्चित समय के लिए ही दें। रात 8 बजे के बाद इनका प्रयोग करने वालों के विरुद्ध उचित कार्यवाही की जाए।
आशा है आप छात्र-वर्ग की इस असुविधा को ध्यान में रखते हुए संबंधित अधिकारियों को उचित निर्देश देंगे।
भवदीय क.ख.ग.
प्रश्नः 9. नगर निगम के स्वास्थ्य अधिकारी को मोहल्ले की सफ़ाई के विषय में पत्र लिखिए। उत्तरः
प्रति स्वास्थ्य अधिकारी पश्चिमी क्षेत्र, नगर निगम दिल्ली
महोदय
सविनय निवेदन है कि हम हरिनगर के निवासी अपने क्षेत्र की सफ़ाई की समस्या की ओर आपका ध्यान आकर्षित कराना चाहते हैं। इस मोहल्ले में सफ़ाई का समुचित प्रबंध नहीं है। इसके प्राय: सभी ब्लॉकों में यत्र-तत्र कूड़े के ढेर बिखरे दिखाई देते हैं, जिनसे प्रायः दुर्गंध आती रहती है। नालियों में गंदगी भरी रहती है। इस कारण मच्छरों का प्रकोप बढ़ गया है। इस काम के लिए नियुक्त किये गये जमादारों में अधिकांश अपना काम ठीक प्रकार से नहीं करते। यदि उनसे कुछ कहा जाये, तो वे दुर्व्यवहार करने लगते हैं तथा अगले दिन से काम में और भी ढील दे देते हैं।
महोदय ! आजकल गरमी के दिन हैं। नगर के कई भागों में मलेरिया का प्रकोप फैल रहा है। ऐसी अवस्था में स्थान-स्थान पर कूड़े के ढेरों का पड़े रहना, मच्छरों और मलेरिया को निमंत्रण देना ही है। कृपया आप संबंधित अधिकारियों को उचित निर्देश दें जिससे वे हमारे क्षेत्र की सफाई की समस्या को सुलझाकर इस क्षेत्र के निवासियों को मलेरिया के प्रकोप से बचा लें।
धन्यवाद भवदीय क.ख.ग. हरिनगर सुधार समिति, नई दिल्ली।
प्रश्नः 10. दिल्ली परिवहन निगम के प्रबंध अधिकारी को बस में छूटे सामान के बारे में पत्र लिखिए। उत्तरः
सेवा में प्रबंध अधिकारी दिल्ली परिवहन निगम सिंधिया हाउस, नई दिल्ली
महोदय
निवेदन है कि मैंने कल दिनांक 28 जनवरी, 20XX को सवेरे 9.35 पर तिलक नगर से 810 नं० की बस केंद्रीय टर्मिनल के लिए पकड़ी थी। बस में काफ़ी भीड़ थी, अतः मुझे खड़े ही जाना पड़ा। मेरे पास एक ब्रीफकेस था जिस पर मेरा पता लिखा हुआ है। केंद्रीय टर्मिनल आने पर मैं जल्दी में उस ब्रीफकेस को बस में छोड़कर ही नीचे उतर गया। अपने दफ़्तर में पहुँचकर मुझे अपने ब्रीफकेस का ध्यान आया। मैंने केंद्रीय टर्मिनल फ़ोन करके पता किया, लेकिन मुझे कोई संतोषजनक उत्तर नहीं मिला। आशा है कि मेरा ब्रीफकेस आपके यहाँ अवश्य जमा. करा दिया गया होगा। उसका रंग काला है। उस पर मेरा पता लिखा है तथा उसमें मेरे दफ्तर के ज़रूरी कागजात तथा लगभग पाँच सौ रुपये हैं। कृपया उसके बारे में मुझे सूचित करें।
धन्यवाद भवदीय क.ख.ग.
आवेदन पत्र
आज रोजमर्रा के जीवन में प्रायः आवेदन पत्र या प्रार्थना पत्र लिखने की आवश्यकता पड़ती है। अवकाश हेतु, किसी विभाग में नियुक्ति हेतु, आवास प्राप्ति हेतु, स्थानांतरण या पदोन्नति हेतु किसी भी विषय में निवेदन करने आदि से संबंधित पत्र आवेदन पत्र या प्रार्थना पत्र कहे जाते हैं।
आवेदन पत्र लिखते समय निम्नलिखित बातों का ध्यान रखना आवश्यक होता है –
प्रारंभ-सर्वप्रथम बाईं ओर ‘सेवा में’ या ‘प्रति’ लिखकर ठीक उसके नीचे प्रेषिती का नाम, पदनाम व पूरा पता लिखा जाता है।
विषय-यहाँ संक्षेप अर्थात् केवल एक पंक्ति में पत्र के विषय को प्रेषित किया जाना चाहिए।
संबोधन–महोदय/महोदया संबोधन सूचक शब्द ठीक सेवा में की पंक्ति में लिखा जाना चाहिए।
शिष्टाचार द्योतक शब्द-अल्पविराम के ठीक नीचे मुख्य विषय के प्रारंभ में ‘प्रार्थना है, सविनय निवेदन है, विनम्र निवेदन है’ आदि शब्दों का प्रयोग किया जाना चाहिए।
मुख्य विषय-यहाँ मुख्य विषय को सरल, स्पष्ट और संयत भाषा में संक्षिप्त रूप में लिखना चाहिए।
पत्र का समापन–पत्र की समाप्ति पर सधन्यवाद, सम्मान सहित आदि शब्दों का प्रयोग किया जाना चाहिए।
समापन सूचक शब्द-पत्र की समाप्ति पर बाईं ओर भवदीय/भवदीया, प्रार्थी/प्रार्थिनी आदि समापनसूचक शब्दों का प्रयोग कर अल्पविराम लगाना चाहिए।
नाम और पता-समापनसूचक शब्द के नीचे आवेदनकर्ता को अपने स्पष्ट हस्ताक्षर करने चाहिए और हस्ताक्षर के नीचे कोष्ठक में पूरा नाम लिखकर, पदनाम और स्थाई पता भी लिखना चाहिए।
तिथि-प्रेषक के पते के बाईं ओर आवेदन करने की तिथि उल्लिखित करनी चाहिए।
संलग्न-यदि आवेदन पत्र के साथ कोई प्रमाण पत्र या पत्रज्ञात की प्रति संलग्न की गई हो, तो अंत में संलग्नक लिखकर संख्यावार 1, 2, 3 लिखकर उनका उल्लेख कर देना चाहिए।
प्रश्नः 11. शिक्षा निदेशक को छात्रवृत्ति के लिए एक आवेदन पत्र लिखिए। उत्तरः
सेवा में शिक्षा निदेशक शिक्षा निदेशालय रामकृष्णपुरम्, दिल्ली
महोदय
सविनय निवेदन है कि प्रार्थी ने इस वर्ष दिल्ली बोर्ड की 10वीं कक्षा सर्वोच्च अंकों में उत्तीर्ण की है। परीक्षा के सभी विषयों में (हिंदी, अंग्रेज़ी, संस्कृत, गणित, विज्ञान व सामाजिक विषय में) 80 प्रतिशत से ऊपर अंक प्राप्त हुए हैं। अतएव आप से सादर प्रार्थना है कि प्रार्थी को उसकी योग्यतानुसार छात्रवृत्ति यथाशीघ्र प्रदान कर उसके मनोबल को बढ़ाने की कृपा करें। इसके लिए प्रार्थी सदैव आपका आभारी रहेगा।
नोट-इस प्रार्थना पत्र के साथ शिक्षा विभाग का आवेदन-पत्र समुचित अंकों एवं चरित्र प्रमाण पत्रों की प्रतिलिपि संलग्न है।
प्रश्नः 12. निम्न श्रेणी के लिपिक पद के लिए रेलवे भर्ती बोर्ड नई दिल्ली के सहायक सचिव के नाम आवेदन पत्र लिखिए। अथवा जिलाधीश के कार्यालय में टाइपिस्ट के रिक्त पद के लिए आवेदन पत्र लिखिए। उत्तरः
प्रति जिलाधीश महोदय गुड़गाँव (हरियाणा)
मान्यवर विषय-टाइपिस्ट पद के लिए आवेदन पत्र।
दिनांक 15-2-20XX के नवभारत टाइम्स में आपके कार्यालय के लिए टाइपिस्ट के पदों के लिए प्रार्थना-पत्र आमंत्रित किए गए हैं। मैं भी इस पद के लिए अपनी सेवाएँ प्रस्तुत करना चाहता हूँ।
मेरी शैक्षणिक योग्यताएँ तथा अन्य विवरण इस प्रकार हैं –
मैंने माध्यमिक शिक्षा बोर्ड, दिल्ली से सन् 1999 में दसवीं कक्षा की परीक्षा प्रथम श्रेणी में उत्तीर्ण की है।
मैंने माध्यमिक शिक्षा बोर्ड, दिल्ली की ही बारहवीं कक्षा की परीक्षा सन् 2001 में द्वितीय श्रेणी में उत्तीर्ण की है।
मैंने एक वर्ष तक हिंदी टंकण तथा आशुलिपि का अभ्यास किया है। टंकण में मेरी गति 45 शब्द प्रति मिनट तथा आशुलिपि में लगभग 100 शब्द प्रति मिनट है। मैंने एक वर्ष सेंट कोलंबस स्कूल में लिपिक का कार्य किया है।
मैं इक्कीस वर्ष का स्वस्थ नवयुवक हूँ। यदि मुझे सेवा का अवसर प्रदान किया गया तो मैं आपको विश्वास दिलाता हूँ कि अपने कार्य, ईमानदारी, कार्यकुशलता तथा व्यवहार से अपने अधिकारियों को सदैव संतुष्ट रखने का प्रयास करूँगा।
प्रार्थना पत्र के साथ प्रमाण पत्रों तथा प्रशंसा पत्रों की सत्यापित प्रतियाँ संलग्न हैं।
भवदीय क.ख.ग.
प्रश्नः 13. नगर निगम के कार्यालय में सहायक पद के लिए एक आवेदन पत्र लिखिए। उत्तरः
प्रति मुख्य आयुक्त नगर निगम दिल्ली विषय-सहायक पद के लिए आवेदन पत्र।
माननीय महोदय
दिनांक 25 जनवरी, 20XX के ‘रोजगार समाचार’ में नगर निगम के कार्यालय में सहायक पद के लिए प्रकाशित विज्ञापन के उत्तर में उक्त पद के लिए निवेदन पत्र प्रस्तुत कर रहा हूँ। मेरा व्यक्तिगत विवरण निम्नलिखित है –
नाम – रमेश चंद्र अग्रवाल
पिता का नाम – सोमेश चंद्र अग्रवाल
जन्म तिथि – 28 जनवरी, 19XX
शैक्षिक योग्यता –
केंद्रीय माध्यमिक शिक्षा बोर्ड से दसवीं की परीक्षा 19XX में 80 प्रतिशत अंकों के साथ . उत्तीर्ण की।
केंद्रीय माध्यमिक शिक्षा बोर्ड से 19XX में सीनियर सेकेंडरी परीक्षा 72 प्रतिशत अंक प्राप्त कर उत्तीर्ण की।
दिल्ली विश्वविद्यालय से बी.ए. (आनर्स) की परीक्षा 20XX में 62 प्रतिशत अंकों से पास की।
मेरी टंकण गति 60 शब्द प्रति मिनट है।
कार्यालयी अनुभव – 1. इससे पहले मैं शांति प्रा० लि० कंपनी में छह महीने लिपिक के पद पर कार्य कर चुका हूँ। मैं आपको विश्वास दिलाता हूँ कि यदि आपने मुझे सेवा का अवसर दिया तो मैं पूरी निष्ठा एवं लगन से कार्य कर अपने अधिकारियों को संतुष्ट रखने का पूरा प्रयास करूँगा।
धन्यवाद प्रार्थी रमेश चंद्र अग्रवाल 1650, कश्मीरी गेट, दिल्ली दिनांक : 20 जुलाई, 20XX
प्रश्नः 14. सहायक अध्यापक के पद के लिए शिक्षा निदेशक के नाम आवेदन पत्र लिखिए। उत्तरः
सेवा में शिक्षा निदेशक शिक्षा विभाग दिल्ली विषय-सहायक अध्यापक पद के लिए आवेदन
मान्यवर
पिछले सप्ताह दिनांक 23 जुलाई, 20XX आपके विभाग की ओर से ‘नवभारत टाइम्स’ में सहायक अध्यापक के रिक्त पदों का विज्ञापन दिया गया था। इस पद के प्रत्याशी के रूप में मैं अपना आवेदन प्रस्तुत कर रहा हूँ। मेरी शैक्षणिक योग्यताओं तथा अन्य उपलब्धियों का विवरण निम्नलिखित है –
नाम – अमित कुमार शर्मा
पिता का नाम – सुरेंद्र कुमार शर्मा
जन्म तिथि – 3 जनवरी, 19XX
शैक्षणिक योग्यता –
केंद्रीय माध्यमिक शिक्षा बोर्ड से दसवीं की परीक्षा 19XX में 80 प्रतिशत अंक प्राप्त कर उत्तीर्ण की।
केंद्रीय माध्यमिक शिक्षा बोर्ड से 19XX में सीनियर सेकेंडरी परीक्षा 80 प्रतिशत अंकों के साथ उत्तीर्ण की।
दिल्ली विश्वविद्यालय से बी०ए० (आनर्स) की परीक्षा 20XX में 63 प्रतिशत अंकों से पास की।
रोहतक विश्वविद्यालय से 20XX में एक वर्षीय टीचर-ट्रेनिंग कोर्स किया।
अध्यापन में मेरी विशेष रुचि शुरू से ही रही है। मैं आपको विश्वास दिलाता हूँ कि आपने मुझे यदि सेवा का अवसर प्रदान किया तो मैं निष्ठा से अपना कर्तव्य पालन करूँगा। शिक्षा प्रदान करने के अलावा मैं विद्यार्थियों के व्यक्तिगत विकास तथा चारित्रिक विकास पर भी पूर्ण ध्यान दूंगा।
धन्यवाद प्रार्थी क.ख.ग. (अमित कुमार शर्मा) 26, शांति नगर, दिल्ली दिनांक : 24 जुलाई, 20XX
प्रश्नः 15. हिंदुस्तान टाइम्स में उप-संपादक पद के लिए आवेदन पत्र लिखिए। उत्तरः
सेवा में हिंदुस्तान टाइम्स बहादुरशाह ज़फरमार्ग, नई दिल्ली विषय-उप-संपादक पद हेतु आवेदन पत्र।
महोदय
23 मार्च, 20… के हिंदुस्तान टाइम्स अखबार के विज्ञापन के माध्यम से पता चला है कि आपको अपने दैनिक पत्र के लिए एक योग्य उप संपादक की आवश्यकता है। मैं अपने आपको इस पद के लिए प्रस्तुत करता हूँ। मेरा परिचय एवं शैक्षणिक योग्यताएँ निम्नलिखित हैं –
नाम : दिनेश शर्मा
पिता का नाम : श्री रूपेश शर्मा
जन्म तिथि : 10 नवंबर, 19XX
पत्र व्यवहार का पता : 16/39, शक्ति नगर, नई दिल्ली।
शैक्षणिक योग्यताएँ : कक्षा दसवीं की परीक्षा में प्रथम स्थान कुल 85 प्रतिशत अंकों से प्राप्त किया।
बारहवीं कक्षा की परीक्षा में प्रथम स्थान कुल 82 प्रतिशत अंकों से प्राप्त किया। हिंदी साहित्य में बी०ए० की उपाधि दिल्ली विश्वविद्यालय से 75 प्रतिशत अंकों के साथ प्राप्त की।
हिंदी साहित्य में एम०ए० दिल्ली विश्वविद्यालय से पत्राचार के माध्यम से प्रथम श्रेणी से उत्तीर्ण की।
अनुभव : पिछले दो वर्षों से मासिक पत्रिका ‘रश्मि’ के उप-संपादक पद पर कार्य कर रहा हूँ। मेरी कुछ पुस्तकें स्थानीय प्रकाशकों द्वारा प्रकाशित हो चुकी हैं।
विश्वविद्यालय की परीक्षाओं के प्रमाण पत्र तथा मेरे द्वारा लिखी गई पुस्तकों की प्रतियाँ साथ भेज रहा हूँ। आशा करता हूँ कि आप मुझे साक्षात्कार का अवसर प्रदान कर मेरी क्षमताओं को आपके सामने उजागर करने का अवसर प्रदान करेंगे।
सधन्यवाद। प्रार्थी रतनेश अग्रवाल 16/39, शक्ति नगर नई दिल्ली दिनांक : 25-3-20XX
प्रश्नः 16. समाचार पत्र में विज्ञापित अध्यापक पद हेतु आवेदन पत्र लिखें। उत्तरः
सेवा में डी०ए०वी० पब्लिक स्कूल पश्चिम विहार, नई दिल्ली विषय-अध्यापक पद के लिए आवेदन पत्र
महोदय
विनम्र निवेदन है कि दिनांक 3 फरवरी, 20XX के नवभारत टाइम्स में प्रकाशित विज्ञापन से मुझे ज्ञात हुआ है कि आपके विद्यालय में रसायन शास्त्र के लिए प्रशिक्षित (पी०जी०टी०) अध्यापक के लिए स्थान रिक्त है। मैं अपनी सेवाएँ उक्त पद के लिए अर्पित करना चाहता हूँ। मैं अपनी शैक्षणिक तथा अनुभव संबंधी योग्यताएँ लिख रहा हूँ और इस आवेदन-पत्र के साथ अपने प्रमाण पत्रों की सत्यापित प्रतिलिपियाँ संलग्न कर रहा हूँ।
नाम : राहुल सक्सेना
पिता का नाम : श्री देवेंद्र सक्सेना
जन्म तिथि : 18 अगस्त, 19XX
पत्र व्यवहार का पता : 16/24, नवीन शहर, बुलंदशहर।
शैक्षणिक योग्यताएँ :
दिल्ली विश्वविद्यालय से प्रथम श्रेणी में बी०ए० उत्तीर्ण।
मेरठ विश्वविद्यालय से प्रथम श्रेणी में एम०ए० उत्तीर्ण।
मान्यता प्राप्त विश्वविद्यालय से बी०एड० की परीक्षा उत्तीर्ण ।
अनुभव : मैं एक प्राइवेट विद्यालय में अध्यापन कार्य कर रहा हूँ। मुझे दो वर्ष का अनुभव है। उपर्युक्त सेवा काल में मेरे प्रधानाचार्य तथा छात्र मुझसे बहुत प्रसन्न हैं।
आशा है, आप मुझे एक अवसर अवश्य प्रदान करेंगे और मैं एक आदर्श अध्यापक के नाते काम कर सकूँगा। अन्य कोई जानकारी साक्षात्कार के समय दे सकूँगा।
प्रश्नः 17. प्रधानाचार्य को चरित्र प्रमाण पत्र देने का अनुरोध करते हुए एक प्रार्थना पत्र लिखिए तथा यह भी बताइए कि उसकी आपको क्यों आवश्यकता है। उत्तरः
सेवा में प्रधानाचार्य महोदय भारतीय विद्या भवन, मेहता विद्यालय कस्तूरबा गांधी मार्ग, नई दिल्ली
मान्यवर महोदय
सविनय निवेदन है कि मैं 20XX से 20XX तक आपके विद्यालय का छात्र रहा हूँ। मैंने 20XX की सीनियर सेकेंडरी परीक्षा प्रथम श्रेणी से उत्तीर्ण की थी। मैंने पढ़ाई के अतिरिक्त वाद-विवाद प्रतियोगिताओं, नाटक, संगीत तथा अन्य सांस्कृतिक कार्यक्रमों में भी भाग लिया था। मैंने स्कूल के लिए कई ट्राफियाँ भी जीती थीं। मैं 20XX-20XX में विद्यालय की फुटबाल टीम का कैप्टन भी रहा हूँ। मेरे बारे में अन्य जानकारी मेरे वर्ग आचार्य श्री बी० एन० श्रीवास्तव से आपको मिल जायेगी। मान्यवर, मुझे राष्ट्रीय मिलिटरी कॉलेज के आवेदन पत्र के साथ संलग्न करने के लिए चरित्र प्रमाण पत्र की आवश्यकता है। अतः आप से निवेदन है कि चरित्र प्रमाण पत्र यथाशीघ्र भेजने की कृपा करें।
प्रश्नः 18. अपने स्कूल के प्रधानाचार्य को प्रार्थना पत्र लिखकर खेल संबंधी कठिनाइयाँ सूचित कीजिए और उन्हें दूर करने की प्रार्थना कीजिए। उत्तरः
सेवा में प्रधानाचार्य महोदय रामजस स्कूल नं० 2, दरियागंज दिल्ली
मान्यवर
निवेदन है कि हमारा विद्यालय दिल्ली के सर्वश्रेष्ठ विद्यालयों में गिना जाता है। शिक्षा के क्षेत्र में प्रसिद्ध होते हुए भी खेलों में हमारे विद्यालय की गिनती अच्छे विद्यालयों में नहीं की जाती। मैं विद्यालय का खेल-कूद कप्तान होने के नाते आपका ध्यान इस ओर आकर्षित करना चाहता हूँ।
हमारे विद्यालय का क्रीड़ा क्षेत्र समतल नहीं है तथा वहाँ गंदगी रहती है। विद्यालय में खेलकूद का सामान भी कम है। विद्यालय का समय समाप्त होने के बाद छात्रों को खेलकूद में भाग लेने के लिए प्रोत्साहित किया जाना चाहिए तथा विभिन्न खेलों के प्रशिक्षकों द्वारा छात्रों को प्रशिक्षण दिया जाना चाहिए। यदि आपकी ओर से विद्यार्थियों को प्रोत्साहित किया गया, तो मुझे विश्वास है कि विद्यार्थी खेलकूद में भाग लेंगे और हमारे विद्यालय का नाम रोशन करेंगे।
प्रश्नः 19. दुर्घटनाग्रस्त होने के कारण परीक्षा देने में असमर्थता प्रकट करते हुए अपने प्रधानाचार्य को एक प्रार्थना पत्र लिखिए। उत्तरः
सेवा में प्रधानाचार्य सर्वोदय विद्यालय नं० 1 शक्तिनगर, दिल्ली
सविनय निवेदन है कि मैं आपके विद्यालय के कक्षा दसवीं ‘अ’ (अनुक्रमांक 10) का नियमित छात्र हूँ। सड़क पार करते समय एक स्कूटर से टकरा जाने से मुझे गंभीर रूप से चोट लगी है। दोनों पैरों में काफ़ी चोट लगी है। एक पैर तो टूट गया है। सिर फट गया है। डॉक्टर की जाँच के अनुसार मुझे लगभग 20 दिनों तक पूर्ण आराम की आवश्यकता है। अतएव इन दिनों होने वाली परीक्षा में मैं सम्मिलित होने में बिलकुल ही असमर्थ हूँ।
अतएव आप से सादर प्रार्थना है कि आप मुझे 20 दिनों का अवकाश प्रदान करने की कृपा करें।
सधन्यवाद आपका आज्ञाकारी छात्र केशव प्रसाद कक्षा दसवीं ‘अ’ अनुक्रमांक 10 दिनांक : 5 मार्च, 20xx
प्रश्नः 20. अपनी आर्थिक कठिनाइयों का वर्णन करते हुए फ़ीस माफ़ करने (शुल्क-मुक्ति ) के लिए प्रधानाचार्य को प्रार्थना पत्र लिखिए। उत्तरः
सेवा में श्रीमान् प्रधानाचार्य हंसराज मॉडल स्कूल पंजाबी बाग, नई दिल्ली
मान्यवर
मैं आपके विद्यालय में दसवीं ‘ख’ कक्षा का छात्र हूँ। मैं एक अत्यंत निर्धन परिवार से हूँ। मेरे पिता जी नई दिल्ली म्युनिसिपल कारपोरेशन में दफ़्तरी हैं। उनका वेतन कुल मिलाकर छह हज़ार रुपए हैं। मेरे पिता जी के अतिरिक्त हमारे परिवार में और कोई कमाने वाला नहीं है। मेरे अतिरिक्त हमारे घर में चार और पढ़ने वाले हैं। मेरा बड़ा भाई बी० ए० में तथा एक छोटी बहन छठी कक्षा में पढ़ती है। इस स्थिति में परिवार का खर्च बड़ी मुश्किल से चल पाता है।
सूचनार्थ निवेदन है कि मैं प्रत्येक वर्ष अपनी कक्षा में प्रथम आता रहा हूँ। गत परीक्षा में भी मैंने 84 प्रतिशत अंक प्राप्त किये हैं। मैं आपको विश्वास दिलाता हूँ कि भविष्य में भी मैं इसी प्रकार अच्छे अंक लेकर परीक्षाएँ उत्तीर्ण करता रहूँगा। अपने व्यवहार, चरित्र तथा कार्य से सदैव अपने गुरुजनों तथा आपको संतुष्ट रखने का प्रयास करता रहूँगा।
यदि मुझे शुल्क मुक्ति न मिली तो मेरे लिए पढ़ाई जारी रखना कठिन हो जाएगा। अतः आपसे करबद्ध निवेदन है कि मुझे पूर्ण शुल्क मुक्ति प्रदान करके अनुगृहीत करें।
प्रश्नः 21. अपने नगर के समाचार पत्र के संपादक को एक पत्र लिखकर मोहल्ले में बढ़ रही जुआखोरी की जानकारी दीजिए। उत्तरः
सेवा में संपादक नवभारत टाइम्स नई दिल्ली
महोदय
मैं आपके इस दैनिक पत्र के माध्यम से आपका ध्यान अपने नगर में बढ़ रही दिनों-दिन जुआखोरी की दुष्प्रवृत्ति और बुरे व्यसनों की ओर आकर्षित करना चाहता हूँ। यह ध्यान देने की बात है कि इस बुरी आदत में बच्चे, जवान और बूढ़े सभी बुरी तरह से फंस चुके हैं। पुलिस ने कई लोगों को इस मामले में गिरफ्तार करके छोड़ दिया है। समय-समय पर पुलिस आती रहती है। फिर भी लोग चोरी-छिपे जुआ खेलते ही रहते हैं। अतएव आप अपने इस समाचार पत्र के माध्यम से प्रशासन को ऐसा कदम उठाने के लिए सुझाव प्रस्तुत करें, जिससे यह बुरी आदत यथाशीघ्र समाप्त की जा सके और हमारा यह नगर फिर अच्छे वातावरण में आगे बढ़ सके।
भवदीय क.ख.ग. दिनांक : 2 फरवरी, 20XX
प्रश्नः 22. अपने क्षेत्र की गंदगी की ओर अधिकारियों का ध्यान आकृष्ट करने के लिए किसी दैनिक समाचार पत्र के संपादक को पत्र लिखिए। उत्तरः
सेवा में संपादक नवभारत टाइम्स नई दिल्ली
महोदय
मैं लोकप्रिय समाचार पत्र ‘नवभारत टाइम्स’ के माध्यम से अपने क्षेत्र में बढ़ती हुई गंदगी की ओर इस क्षेत्र के स्वास्थ्य अधिकारियों का ध्यान आकर्षित करना चाहता हूँ। इस संदर्भ में यह कहना है कि दिल्ली गेट क्षेत्र के आस-पास आजकल गंदगी बहुत हो गई है। कूड़ों के ढेर जगह-जगह हैं। उन पर विभिन्न प्रकार के जानवर घूमते रहते हैं। कई दिनों से सफ़ाई न होने से नालियों में गंदा पानी जमा हो गया है। फलतः बड़ी बदबू फैल रही है। इससे निकट भविष्य में किसी जानलेवा बीमारी के फैल जाने की आशंका बढ़ रही है।
अतः इस क्षेत्र के स्वास्थ्य विभाग के अधिकारियों का ध्यान इस समाचार पत्र के माध्यम से न केवल ध्यान आकर्षित करने, अपितु उनको इस दिशा में उचित कदम उठाने के लिए भी आप सुझाव देंगे। इसके लिए हम सब इस क्षेत्र के निवासी आपके सदैव आभारी रहेंगे।
सधन्यवाद भवदीय दिल्ली गेट क्षेत्र के निवासी, नई दिल्ली दिनांक : 3 मार्च, 20XX
प्रश्नः 23. अपने क्षेत्र में बिजली के संकट और उससे उत्पन्न कठिनाइयों का वर्णन करते हुए ‘दैनिक हिंदुस्तान’ के संपादक के नाम एक पत्र लिखिए। उत्तरः
सेवा में संपादक महोदय दैनिक हिंदुस्तान नई दिल्ली
मान्यवर
मैं आपके लोकप्रिय समाचार पत्र के माध्यम से ‘दिल्ली विद्युत बोर्ड’ के अधिकारियों का ध्यान दिल्ली में बिजली के संकट से उत्पन्न कठिनाइयों की ओर आकर्षित कराना चाहता हूँ तथा दिल्ली निवासियों की कठिनाइयों को अधिकारियों तक पहुँचाना चाहता हूँ। कृपया अपने समाचार पत्र में इसे उचित स्थान पर प्रकाशित करके अनुग्रहीत करें।
मान्यवर, आए दिन दिल्ली की जनता को बिजली का संकट सहना पड़ रहा है। गरमी के मौसम में बिजली के चले जाने से जन-जीवन कितना कठिन हो जाता है तथा लोगों को कितनी कठिनाई का सामना करना पड़ता है, इसका अनुमान आप स्वयं ही लगा सकते हैं।
प्रायः उन्हीं इलाकों की बिजली अधिक जाती है, जो सर्वाधिक भीड़भाड़ के क्षेत्र हैं। चाँदनी चौक, अजमेरी गेट, कश्मीरी गेट इन तीनों क्षेत्रों की बिजली घंटों गायब रहती है। ये तीनों क्षेत्र दिल्ली के भीड़भाड़ से भरे क्षेत्र माने जाते हैं। यहाँ के बाजारों में हज़ारों लोगों की भीड़ रहती है। बिजली के बिना व्यापारियों तथा ग्राहकों को बड़ी परेशानी उठानी पड़ती है। आश्चर्य की बात यह है कि ‘विद्युत-विभाग’ के अधिकारियों को इस बारे में कई बार मौखिक तथा लिखित रूप में सूचित किया गया, लेकिन उन्होंने स्थिति में सुधार लाने के लिए कोई प्रयत्न नहीं किया। अतः आपसे निवेदन है कि संबंधित अधिकारियों को उचित निर्देश दें, जिससे इन क्षेत्रों के निवासियों को बिजली की उचित आपूर्ति सुनिश्चित की जा सके।
भवदीय क.ख.ग. दिनांक : 31 दिसंबर, 20XX
शिकायती पत्र
प्रश्नः 24. दिल्ली परिवहन के महाप्रबंधक के नाम एक पत्र लिखिए जिसमें बस कंडक्टर के अभद्र व्यवहार की शिकायत की गई हो। उत्तरः
प्रति महाप्रबंधक दिल्ली परिवहन निगम इंद्रप्रस्थ एस्टेट नई दिल्ली
महोदय
निवेदन है कि मैं हरिनगर घंटाघर का निवासी हूँ। मैं प्रतिदिन प्रातः आठ बजे बस रूट नं0 73 में केंद्रीय टर्मिनल के लिए यात्रा करता हूँ। इस बस में प्रायः सभी यात्री जाने-पहचाने हैं, क्योंकि उनमें से अधिकांश प्रतिदिन इसी बस से जाते हैं। दिनांक 05-05-20XX को इस रूट पर चंद्रपाल नाम का संवाहक (कंडक्टर) नियुक्त था। मैंने उसे बीस रुपये दिए तथा केंद्रीय सचिवालय तक का दस रुपये का टिकट देने को कहा। संवाहक महोदय ने दस रुपए का टिकट तो दे दिया, पर शेष बचे दस रुपए बाद में देने को कहा। मैं एक सीट पर बैठ गया। राजेंद्र नगर बस स्टॉप आने पर मैंने संवाहक से अपने शेष दस रुपए माँगे, तो वह आना-कानी करने लगा तथा बोला कि मैंने उसे दस रुपए ही दिए हैं, बीस रुपये का नोट नहीं। चूंकि मैंने बीस रुपये का नोट अपने कई सहयात्रियों के सामने दिया था। उन्होंने भी संवाहक को दस रुपए वापस करने को कहा, परंतु उसने किसी की न सुनी और अपशब्द कहने लगा। मैंने उससे परिवाद-पुस्तिका माँगी, तो उसने इस पर भी आनाकानी की। बोला, ‘तुम्हें जहाँ शिकायत करनी है, करो, मेरा कुछ नहीं बिगाड़ सकते।’ मुझे एक यात्री ने बताया कि जिस दिन भी यह संवाहक इस रूट पर आता है, उस दिन इसी प्रकार कई यात्रियों के शेष पैसे नहीं देता। वे यात्री उतरते समय स्वयं भूल जाते हैं या फिर संवाहक महोदय शेष राशि देने की बात स्वीकार ही नहीं करते।
आपसे अनुरोध है कि आप स्वयं किसी दिन किसी अधिकारी को सादे कपड़ों में इस महाशय की ड्यूटी के समय यात्रा करने का आदेश दें, जिससे वे स्वयं इसके अभद्र व्यवहार तथा आचरण की प्रथम जाँच कर सके। इन संवाहक महोदय के विरुद्ध एक आरोप और भी है-ये बस में धूम्रपान भी करते हैं, जिस पर यदि आपत्ति की जाए, तो इनका अभद्र व्यवहार देखने को मिलता है।
आशा है, आप ऐसे कर्मचारियों को सुधारने के लिए समुचित कार्यवाही करेंगे।
धन्यवाद भवदीय सुनील शर्मा A-31/C, हरिनगर, नई दिल्ली दिनांक : 06-05-20XX
प्रश्नः 25. मनीआर्डर गुम हो जाने की शिकायत करते हुए लोदी रोड, नई दिल्ली के डाकपाल को पत्र लिखिए। अथवा मनीआर्डर गुम हो जाने की शिकायत करते हुए डाकपाल को एक पत्र लिखिए। उत्तरः
सेवा में डाकपाल महोदय मुख्य डाकघर, लोदी रोड नई दिल्ली
महोदय
निवेदन है कि मैंने दिनांक 16 दिसंबर, 20XX को पाँच सौ रुपये का मनीआर्डर अपने पिता श्री चंद्रप्रकाश शर्मा, 18 C, नई मंडी, रोहतक के पते पर लोदी रोड डाकघर से करवाया था। लगभग एक माह का समय बीत चुका है। अभी तक न तो वह मनीआर्डर ही मेरे पिता के पास पहुँचा है और न ही लौटकर मुझे मिला है। मैंने इस संबंध में नई मंडी, रोहतक के डाकघर से भी संपर्क किया, पर मनीआर्डर वहाँ नहीं पहुँचा।
मनीआर्डर की रसीद का नंबर 2307 तथा दिनांक 16-2-20XX है। आप से अनुरोध है कि इस संबंध में आवश्यक जाँचपड़ताल करके मुझे सूचित करवाने का कष्ट करें। आपकी सुविधा के लिए मनीआर्डर की रसीद की फोटो प्रति भी पत्र के साथ संलग्न कर रहा हूँ।
सधन्यवाद भवदीय दिनेश शर्मा P-615, सेवा नगर, नई दिल्ली दिनांक : 15 जनवरी, 20XX
प्रश्नः 26. बिजली बोर्ड के अध्यक्ष को अपने क्षेत्र में बिजली के संकट से उत्पन्न कठिनाइयों के संबंध में पत्र लिखिए। अथवा नगर के दिल्ली विद्युत बोर्ड के महाप्रबंधक को पत्र लिखिए जिसमें परीक्षा के दिनों में बार-बार बिजली चले जाने से उत्पन्न असुविधा का वर्णन हो। उत्तरः
प्रति अध्यक्ष दिल्ली विद्युत बोर्ड दिल्ली
महोदय
मैं इस पत्र द्वारा आपका ध्यान नवीन शाहदरा क्षेत्र में बिजली के संकट से उत्पन्न कठिनाइयों की ओर आकृष्ट कराना चाहता हूँ। नवीन शाहदरा पुस्तक-छपाई उद्योग की दृष्टि से दिल्ली का प्रमुख केंद्र बन गया है। इस क्षेत्र में और भी अनेक लघु उद्योग-धंधे स्थित हैं। इस क्षेत्र में घंटों बिजली नहीं होती, जिसके कारण यहाँ के निवासियों, व्यापारियों तथा विद्यार्थियों को अत्यधिक कठिनाई का सामना करना पड़ता है। बीच-बीच में दस-पाँच मिनट को बिजली आती है, तो राहत का अनुभव होता है, परंतु थोड़ी ही देर में पुनः चली जाने पर ऐसा लगता है, मानो बिजली आँखमिचौली का खेल खेल रही है। यह सिलसिला प्रायः प्रतिदिन चलता है। यदि बिजली जाने का कोई निश्चित समय हो, तो सब्र किया जा सकता है, परंतु अनिश्चितता से सभी को अत्यधिक कष्ट होता है। कभी-कभी ऐसा भी होता है कि बिजली आती तो है, पर बहुत कम वोल्ट की, जिससे ट्यूब आदि भी नहीं जलती। हमने दिल्ली विद्युत बोर्ड के क्षेत्रीय अधिकारियों से अनेक बार प्रार्थना की, परंतु हमारी एक न सुनी गई। बिजली के न आने से विद्यार्थियों पर अत्यधिक प्रभाव पड़ता है। उनकी पढ़ाई नहीं हो पाती। यदि यह क्रम और जारी रहा, तो इस क्षेत्र के विद्यार्थियों के परीक्षा-परिणाम पर बुरा असर पड़ेगा। उनका भविष्य अंधकारमय हो जाएगा।
बिजली चले जाने से असामाजिक तत्वों को भी प्रोत्साहन मिल रहा है। आए दिन इस क्षेत्र में चोरी आदि की वारदातें दिन पर दिन बढ़ती जा रही है। बिजली के न आने से पानी की भी भीषण समस्या उत्पन्न होती है। आप सोच सकते हैं कि गरमी के इन दिनों में यदि बिजली और पानी दोनों ही उपलब्ध न हों, तो जनजीवन कितना अस्तव्यस्त और कष्टमय हो जाता है।
आपसे अनुरोध है कि इस क्षेत्र के निवासियों की इस समस्या को सुलझाने के लिए आवश्यक कदम उठाएँ तथा संबंधित अधिकारियों को उचित निर्देश दें।
आभार सहित भवदीय क. ख. ग. सचिव नवीन शाहदरा जन-कल्याण समिति, नवीन शाहदरा। दिनांक : 17-2-20XX
प्रश्नः 27. डाकतार विभाग की लापरवाही की ओर अधिकारियों का ध्यान आकृष्ट कराने के लिए किसी दैनिक समाचार पत्र के संपादक को पत्र लिखिए। उत्तरः
सेवा में संपादक महोदय नवभारत टाइम्स 7, बहादुरशाह जफर मार्ग, नई दिल्ली विषय-डाकतार विभाग की लापरवाही के विषय में पत्र।
महोदय
मैं आपके लोकप्रिय दैनिक समाचार पत्र में चिट्ठी पत्री स्तंभ के अंतर्गत अपनी यह शिकायत छपवाना चाहता हूँ। मैं दिल्ली नगर का निवासी हूँ। मैंने अपने मित्र के नाम उत्तर प्रदेश, नोएडा के पते पर एक पत्र शीघ्र डाक से दिनांक 20 जनवरी, 20XX को भेजा था। इस पत्र में कुछ अत्यंत ही महत्त्वपूर्ण कागज थे, जिनका शीघ्र ही उस तक पहुँचना अत्यंत आवश्यक था, लेकिन उसके पास यह पत्र दस दिनों के बाद पहुँचा। इस वजह से उसका बहुत बड़ा नुकसान हुआ। ऐसी केवल यह एक ही घटना नहीं है। अनेक लोग डाक-तार विभाग की अव्यवस्था के शिकार हैं।
मैं आपसे अनुरोध करता हूँ कि इस संदर्भ में आप अपने समाचार पत्र में छापे तथा संबंधित अधिकारियों का ध्यान इस ओर आकृष्ट करने का प्रयत्न करें, ताकि इस ओर उचित कदम उठाकर इस अव्यवस्था को सुधारा जाए। आम जनता को इस अव्यवस्था से आगे किसी और तरह की असुविधा न उठानी पड़े।
इसके लिए मैं आपका अत्यंत आभारी रहूँगा।
धन्यवाद सहित भवदीय राहुल त्यागी 26/2, मॉडल टाउन, दिल्ली दिनांक : 2-2-20XX
प्रश्नः 28. गलत किताबें प्रेषित करने के लिए पुस्तक विक्रेता को पत्र लिखें। उत्तरः
सेवा में श्रीमान् व्यवस्थापक महोदय पुस्तक महल दरियागंज, नई दिल्ली विषय-गलत किताबें प्रेषित करने के लिए शिकायत।
प्रिय महोदय
आपके द्वारा प्रेषित दिनांक 5 अप्रैल, 20XX का पार्सल हमें प्राप्त हुआ। यह देखकर बड़ा आश्चर्य हुआ कि जिन किताबों का हमने ऑर्डर दिया था, वे किताबें हमें उस पार्सल में नहीं मिली। हमने आपसे सरस भारती भाग-3 की 20 प्रतियाँ मँगाई थीं, लेकिन आपने सरस भारती के भाग-1 तथा कथा कलश के भाग-2 की प्रतियाँ भिजवा दी हैं।
आपकी तरफ से की गई इस लापरवाही से अनेक विद्यार्थियों के लिए परेशानी खड़ी हो गई है। कृपया इस पत्र के प्राप्त होते ही मँगाई गई पुस्तकों का पार्सल भेजने की कृपा करें। आशा है आप इस संबंध में विलंब करके हमें निराश नहीं करेंगे।
भवदीय भरत बुक डिको अलीगढ़ दिनांक : 7 अप्रैल, 20XX
व्यावसायिक पत्र
प्रश्नः 29. वी०पी०पी० द्वारा पुस्तकें मँगाने के लिए प्रकाशक को एक पत्र लिखिए। उत्तरः
कृपया अधोलिखित पुस्तकें वी०पी०पी० द्वारा दिए गए पते पर यथा शीघ्र भेजने का कष्ट करें। पंद्रह सौ रुपये अग्रिम राशि के रूप में धनादेश (मनीआर्डर) द्वारा भेज दिए गए हैं। कृपया उन्हें बिल में से काट दीजिए। पुस्तकें भेजने से पहले देख लें कि किसी पुस्तक के पृष्ठ कम या फटे हुए न हों। पुस्तकों की पैकिंग ढंग से की गई हो। पुस्तकों की सूची
इतिहास (रिफ्रेशर कोर्स) – 3 प्रतियाँ 2018 का संस्करण
भूगोल (रिफ्रेशर कोर्स) – 3 प्रतियाँ 2018 का संस्करण
जीव-विज्ञान (रिफ्रेशर कोर्स) – 2 प्रतियाँ 2018 का संस्करण
अंग्रेज़ी कोर्स (A) (रिफ्रेशर कोर्स) – 3 प्रतियाँ 2018 का संस्करण
हिंदी (रिफ्रेशर कोर्स) – 3 प्रतियाँ 2018 का संस्करण
भवदीय क. ख. ग. मेरा पता …………. ………….
प्रश्नः 30. गलत माल मिलने की शिकायत करते हुए खेल का सामान बेचने वाले प्रतिष्ठान ‘क्रीड़ा-विहार’ को एक पत्र लिखिए। उत्तरः
6/11, सुभाष नगर नई दिल्ली-16 दिनांक : 20 फरवरी, 20XX व्यवस्थापक महोदय क्रीड़ा-विहार दरियागंज, दिल्ली
प्रिय महोदय
निवेदन है कि हमने आपके प्रतिष्ठान को दिनांक 14-12-20XX को खेल के कुछ सामान का आर्डर दिया था। इस आर्डर में निम्नलिखित सामान मँगाया था –
क्रिकेट बैट (कश्मीर) – 5
बैडमिंटन रैकिट (स्पेशल क्वालिटी) – 10
फुटबाल (नं० 777) 4
क्रिकेट बॉल (स्पेशल क्वालिटी नं० 36) -10
हॉकी स्टिक (सुपर जेट क्वालिटी) – 20
आपके द्वारा भेजे गये बिल सं० 1674 2-1-20XX के अनुसार यह सामान हमें 7-1-20XX को प्राप्त हुआ। खेद की बात है कि कुछ सामान उस क्वालिटी का नहीं है तथा फुटबाल के स्थान पर वालीबाल भेजे गये हैं तथा 10 बैडमिंटन के रैकिट की जगह 5 रैकिट तथा 5 क्रिकेट बैट की जगह 10 बैट भेजे गये हैं। अतः यह सामान वापस भेजा जा रहा है। कृपया उचित सामान शीघ्र भिजवाने का कष्ट करें तथा सामान भेजने से पूर्व निरीक्षण करवा लें कि सही समान ही भेजा जाये।
धन्यवाद सहित भवदीय क.ख.ग.
सरकारी पत्र
सरकारी कार्यालयों की ज़रूरतों को ध्यान में रखते हुए इन पत्रों को कई श्रेणियों में बाँट दिया गया है। मसलन कई पत्र सूचनाएँ माँगने या भेजने के लिए लिखे जाते हैं। कुछ पत्रों द्वारा मुख्यालय या बड़े अधिकारी अपने अधीनस्थ कार्यालयों या अधीनस्थ कर्मचारियों को आदेश भेजते हैं। कुछ पत्र अखबारों को विभागीय गतिविधियों की जानकारी देने के लिए भेजे जाते हैं। हर श्रेणी के पत्र के लिए एक विशेष स्वरूप निर्धारित कर दिया गया है।
पत्र लिखने का तरीका –
सरकारी पत्र औपचारिक पत्र की श्रेणी में आते हैं।
प्रायः ये पत्र एक कार्यालय, विभाग या मंत्रालय से दूसरे कार्यालय, विभाग या मंत्रालय को लिखे जाते हैं।
पत्र के शीर्ष पर कार्यालय, विभाग या मंत्रालय का नाम व पता लिखा जाता है।
पत्र के बाईं तरफ फाइल संख्या लिखी जाती है जिससे यह स्पष्ट हो सके कि पत्र किस विभाग दवारा किस विषय के तहत कब लिखा जा
रहा है। जिसे पत्र लिखा जा रहा है उसका नाम, पता आदि बाईं तरफ लिखा जाता है। कई बार अधिकारी का नाम भी दिया जाता है। ‘सेवा में’ का प्रयोग धीरे-धीरे कम हो रहा है।
‘विषय’ शीर्षक के अंतर्गत संक्षेप में यह लिखा जाता है कि पत्र किस प्रयोजन के लिए या किस संदर्भ में लिखा जा रहा
विषय के बाद बाईं तरफ ‘महोदय’ संबोधन लिखा जाता है।
पत्र की भाषा सरल एवं सहज होनी चाहिए। क्लिष्ट शब्दों के प्रयोग से बचना चाहिए।
सटीक अर्थ प्रेषित करने के लिए प्रशासनिक शब्दावली का प्रयोग ही उचित होता है।
पत्र के बाईं ओर प्रेषक का पता और तारीख दी जाती है।
अंत में ‘भवदीय’ शब्द का प्रयोग अधोलेख के रूप में होता है।
भवदीय के नीचे पत्र भेजने वाले के हस्ताक्षर होते हैं। हस्ताक्षर के नीचे कोष्ठक में पत्र लिखने वाले का नाम मुद्रित होता है। नाम के नीचे पदनाम लिखा जाता है।
उदाहरण
अखिल भारतीय साहित्य एवं संस्कृति संस्थान क्षेत्रीय कार्यालय : मुंबई
सेवा में महानिदेशक
अखिल भारतीय साहित्य एवं संस्कृति संस्थान तिलक मार्ग, नई दिल्ली-110001 विषय : मोबाइल फ़ोन पर होने वाले व्यय के लिए निर्धारित सीमा
महोदय
कृपया अपने परिपत्र को स्मरण करें जिसकी संख्या 24/13/4/20XX थी, जो 23 नवंबर, 20XX को जारी किया गया था। परिपत्र में हिदायत दी गई थी कि मोबाइल फ़ोन पर महीने में दो हज़ार से अधिक खर्च नहीं किया जाना चाहिए।
इस संबंध में निवेदन है कि मुंबई स्थित क्षेत्रीय कार्यालय की गतिविधियाँ अत्यंत व्यापक हैं। देश के तमाम फ़िल्म और टेलीविज़न निर्माता मुंबई में ही हैं। इनकी वजह से विभिन्न विधाओं के कलाकार बड़ी संख्या में मुंबई में ही निवास करते हैं। साथ ही निदेशक को देश के विभिन्न नगरों में स्थित कार्यालयों एवं क्षेत्रीय कार्यालय से भी निरंतर संपर्क में रहना पड़ता है। साथ ही संस्थान की गतिविधियों के लिए प्रायोजक जुटाने के सिलसिले में देश के विभिन्न औद्योगिक संगठनों से भी लगातार बात करनी पड़ती है।
ऊपर बताए तथ्यों की वजह से दो हज़ार रुपए मासिक की सीमा मुंबई कार्यालय के लिए कम पड़ रही है। पिछले छह महीनों से यह देखा जा रहा है कि मासिक खर्च छह हज़ार रुपए के आसपास आता है।
अतः निवेदन है कि मुंबई कार्यालय की विशेष स्थिति को ध्यान में रखते हुए मोबाइल फ़ोन पर मासिक खर्च की सीमा बढ़ाकर छह हज़ार रुपए कर दी जाए।
भवदीय (राकेश कुमार) निदेशक
अर्ध सरकारी पत्र
औपचारिक पत्र के विपरीत अर्ध सरकारी पत्र में अनौपचारिकता का पुट होता है। इसमें एक मैत्री भाव होता है। अर्ध सरकारी पत्र तब लिखे जाते हैं जब लिखने वाला अधिकारी संबंधित अधिकारी को व्यक्तिगत स्तर पर जानता है।
इस प्रकार का पत्र ऐसी स्थिति में भी लिखा जाता है जब किसी खास मसले पर संबोधित अधिकारी का ध्यान व्यक्तिगत रूप से आकर्षित कराया जाता है या उसका व्यक्तिगत परामर्श लिया जाए।
पत्र लिखने की प्रक्रिया –
प्रारूप में बाईं ओर शीर्ष पर प्रेषक का नाम होता है। इसके नीचे उसका पदनाम होता है।
अर्ध सरकारी पत्र के लिए अमूमन कार्यालय के ‘लेटर हेड’ का प्रयोग होता है, अगर उपलब्ध हो।
पत्र के प्रारंभ में संबोधन के रूप में महोदय या प्रिय महोदय का प्रयोग नहीं होता। ऐसे पत्र में आमतौर पर प्रयोग किया जाने वाला संबोधन ‘प्रिय श्री…’ ‘प्रियवर श्री…’ हो सकता है।
पत्र के अंत में अधोलेख के रूप में दाहिनी ओर ‘भवदीय’ के स्थान पर ‘आपका’ का प्रयोग किया जाता है।
अंत में बाईं ओर संबोधित अधिकारी का नाम, पदनाम और पूरा पता दिया जाता है।
उदाहरण
अखिल भारतीय साहित्य एवं संस्कृति संस्थान महानिदेशालय
गुफरान अहमद उपमहानिदेशक प्रिय श्री कुमार
कृपया 15 मार्च, 20XX और 26 अप्रैल, 20XX को भेजे गए अपने पत्रों का स्मरण करें, जो मोबाइल फ़ोन पर किए जाने वाले मासिक व्यय की सीमा बढ़ाने के बारे में थे।
आपके अनुरोध पर कार्रवाई की जा रही है। चूँकि व्यय सीमा में बढ़ोतरी के लिए बोर्ड की अनुमति आवश्यक है अतः हम इस मसले को बोर्ड की अगली बैठक में प्रस्तुत करेंगे।
इस मसले पर बोर्ड के निर्णय से हम आपको अवगत करा देंगे।
शुभकामनाओं सहित आपका निदेशक श्री राकेश कुमार दूरदर्शन केंद्र, मुंबई
टिप्पण अथवा टिप्पणी
किसी भी विचाराधीन पत्र अथवा प्रकरण को निपटाने के लिए उस पर जो राय, मंतव्य, आदेश अथवा निर्देश दिया जाता है वह टिप्पणी कहलाती है। टिप्पणी शब्द अंग्रेज़ी के नोटिंग शब्द के अर्थ में प्रयुक्त होता है। टिप्पणी लिखने की प्रक्रिया को हम टिप्पण यानी नोटिंग कहते हैं।
टिप्पणी का उद्देश्य उन तथ्यों को स्पष्ट तथा तर्कसंगत रूप से प्रस्तुत करना है जिन पर निर्णय लिया जाना है। साथ ही उन बातों की ओर भी संकेत करना है जिनके आधार पर उक्त निर्णय संभवतः लिया जा सकता है। टिप्पण का उद्देश्य मामलों को नियमानुसार निपटाना है।
टिप्पण मुख्यतः दो प्रकार के होते हैं-सहायक स्तर पर टिप्पण तथा अधिकारी स्तर पर टिप्पण।
कार्यालय में टिप्पण कार्य अधिकतर सहायक स्तर पर होता है। इसे आरंभिक टिप्पण या मुख्य टिप्पण कहते हैं जिसमें सहायक विचाराधीन मामले का संक्षिप्त ब्योरा देते हुए उसका विवेचन करता है।
टिप्पण लिखने की प्रक्रिया –
टिप्पण में सबसे पहले मूल पत्र या पावती में दिए गए विवरण या तथ्य का सार दिया जाता है। फिर निहित प्रस्ताव की व्याख्या की जाती है और संबंधित नियमों-विनियमों का हवाला देते हुए अपनी राय दी जाती है।
टिप्पणी लिखने के बाद सहायक अधिकारी दाहिनी ओर अपने हस्ताक्षर कर उसे अपने अधिकारी के सम्मुख प्रस्तुत करता है। जिस अधिकारी को प्रस्तुत किया जाना है उसका पदनाम वहाँ बाईं ओर लिखा जाता है।
टिप्पणी लिखने से पूर्व सहायक के लिए संबंधित विषय को समझना बहुत आवश्यक होता है।
टिप्पणी अपने आप में पूर्ण एवं स्पष्ट होनी चाहिए। इसमें असली मुद्दे पर अधिक बल देना चाहिए।
टिप्पणी संक्षिप्त, विषय-संगत, तर्कसंगत और क्रमबद्ध होनी चाहिए।
टिप्पणकार को अपने विचार संतुलित एवं शिष्ट भाषा में देने चाहिए। इसमें व्यक्तिगत आक्षेप, उपदेश या पूर्वाग्रहों के लिए कोई स्थान नहीं होता।
टिप्पणी सदैव अन्य पुरुष में लिखी जाती है।
उदाहरण
मुख्य टिप्पण (नोटिंग)
यह टिप्पणी मुंबई स्थित क्षेत्रीय कार्यालय के निदेशक के उस पत्र से संबंधित है जिसकी फा. संख्या मुंबई/का./5/20XX जो दिनांक 15 मार्च, 20XX को भेजी गई है। पत्र में निदेशक ने मोबाइल फ़ोन के मासिक व्यय पर लगाई गई सीमा को दो हज़ार रुपए से छह हज़ार रुपए तक बढ़ाए जाने का आग्रह किया गया है।
इस संदर्भ में महानिदेशालय दवारा दिनांक 23 नवंबर, 20… को जारी परिपत्र पर ध्यान देना आवश्यक है जो इस फाइल की पृष्ठ संख्या 12 पर है। इस परिपत्र में खर्च की सीमा दो हज़ार रुपए निर्धारित कर दी गई है और किसी भी परिस्थिति में किसी प्रकार की छूट का प्रावधान नहीं है।
इस सिलसिले में कृपया इस फाइल में इसी विषय पर की गई पहले की टिप्पणी को देखें जो पृष्ठ संख्या 8/टिप्पण पर है। टिप्पणी को पढ़ने से स्पष्ट है कि खर्च की सीमा का निर्धारण सभी पहलुओं पर विचार करने के बाद सोच-समझकर लिया गया है।
यह भी विचारणीय है कि खर्च की सीमा बोर्ड की स्वीकृति से निर्धारित हुई है और बिना बोर्ड की अनुमति के इसमें किसी भी प्रकार का बदलाव संभव नहीं है।
आनुषंगिक टिप्पणी –
सहायक, आरंभिक या मुख्य टिप्पणी को जब संबंधित अधिकारी के पास भेजता है तो वह अधिकारी टिप्पणी पढ़ने के बाद नीचे मंतव्य लिखता है। इसे आनुषंगिक टिप्पणी कहते हैं और यह क्रिया आनुषंगिक टिप्पणी कहलाती है। अगर अधिकारी अपने अधीनस्थ की टिप्पणी से पूरी तरह सहमत है तो इस प्रकार की टिप्पणी की आवश्यकता नहीं होती। अधिकारी अधीनस्थ की टिप्पणी के नीचे या तो केवल हस्ताक्षर भर करता है या ‘मैं उपर्युक्त टिप्पणी से सहमत हूँ’, लिखता है।
अगर अधिकारी अपने अधीनस्थ की टिप्पणी से पूरी तरह सहमत है मगर उसे और सशक्त एवं तर्कसंगत बनाने के लिए अपनी ओर से भी कुछ जोड़ना चाहता है तो वह अपना मंतव्य आनुषंगिक टिप्पणी के रूप में दर्ज कर देता है। यदि अधिकारी पूर्णत: असहमत है या आंशिक रूप से सहमत है तो वह अपने तर्क और कारणों के साथ अपनी आनुषंगिक टिप्पणी करता है।
अधिकारी को अधीनस्थ की टिप्पणी को काटने, बदलने या हटाने का अधिकार नहीं है। वह केवल अपनी सहमति, आंशिक सहमति या असहमति व्यक्त कर सकता है।
आनुषंगिक टिप्पणी प्रायः संक्षिप्त होती है लेकिन असहमति की स्थिति में कई बार इस प्रकार की टिप्पणी बड़ी भी हो सकती है।
उदाहरण
अनुस्मारक –
जब किसी पत्र, ज्ञापन इत्यादि का उत्तर समय पर प्राप्त नहीं होता तो याद दिलाने के लिए ‘अनुस्मारक’ भेजा जाता है। इसे ‘स्मरण पत्र’ भी कहते हैं।
इसका प्रारूप औपचारिक पत्र की तरह ही होता है मगर आकार छोटा होता है।
अनुस्मारक के शुरू में पूर्व पत्र का हवाला दिया जाता है।
जब एक से अधिक अनुस्मारक भेजे जाते हैं, तो पहले अनुस्मारक को ‘अनुस्मारक-1′, दूसरे ‘अनुस्मारक’, तीसरे को ‘अनुस्मारक-3’ इत्यादि लिखते हैं।
उदाहरण
अखिल भारतीय साहित्य एवं संस्कृति संस्थान क्षेत्रीय कार्यालय : मुंबई ।
सेवा में महानिदेशक अखिल भारतीय साहित्य एवं संस्कृति संस्थान,
तिलक मार्ग, नई दिल्ली-110001 विषय : मोबाइल फ़ोन पर होने वाले व्यय के लिए निर्धारित सीमा
महोदय
कृपया उपर्युक्त विषय पर इस कार्यालय द्वारा भेजे गए समसंख्यक पत्र का स्मरण करें जो 15 मार्च, 20xx को भेजा गया था। निवेदन है कि मोबाइल फ़ोन की मासिक व्यय सीमा को बढ़ाने संबंधी इस कार्यालय के अनुरोध पर विचार कर कृपया आवश्यक स्वीकृति जारी की जाए।
भवदीय निदेशक (राकेश कुमार)
टिप्पण अथवा टिप्पणी
यह अपने स्वरूप में आरंभिक या मुख्य टिप्पणी से काफ़ी मिलती है। चूँकि यह टिप्पणी फाइल के ऊपर लिखकर स्वतंत्र रूप से भेजी जाती है। अतः इसके लिए यह आवश्यक हो जाता है कि यह अपने आप में संपूर्ण हो और केवल इस टिप्पणी को पढ़ लेने भर से पूरा मसला समझ में आ जाए। यदि आवश्यक हो तो संदर्भ के लिए किसी पिछली टिप्पणी, पत्र, ज्ञापन इत्यादि को संलग्नक के रूप में टिप्पणी के साथ लगाया जा सकता है।
बोर्ड के पास भेजी जाने वाली स्वतः स्पष्ट टिप्पणी किसी मसले पर बोर्ड की स्वीकृति प्राप्त करने के लिए होती है। इसके लिए प्रारंभ में मसले की पृष्ठभूमि दी जाती है और उसके विभिन्न पहलुओं का विवेचन किया जाता है। इसके बाद स्वीकृति क्यों दी जानी चाहिए उसके समर्थन में तर्क दिए जाते हैं। अंत में स्वीकृति प्रदान किए जाने का अनुरोध होता है।
उदाहरण
अखिल भारतीय साहित्य एवं संस्कृति बोर्ड की पचपनवीं बैठक के विचारार्थ प्रस्तुत टिप्पणी विषय-मोबाइल फ़ोन के लिए निर्धारित व्यय सीमा।
बोर्ड ने 12 नवंबर, 20XX को हुई अपनी तैंतालीसवीं बैठक में निर्णय लिया था कि विभिन्न क्षेत्रीय कार्यालयों के निदेशकों को कार्यालय द्वारा प्रदान मोबाइल फ़ोन पर किए जाने वाले खर्च की सीमा दो हज़ार रुपए प्रतिमाह हो (बैठक के कार्यवृत्त का संबंधित अंश संलग्न है)।
बोर्ड के निर्णय का पालन करते हुए महानिदेशालय ने इस संबंध में 23 नवंबर, 20XX को एक परिपत्र जारी किया था। जिसकी एक प्रति संलग्न है। संस्थान के मुंबई स्थित क्षेत्रीय कार्यालय में ऐसा महसूस किया जा रहा है कि यह सीमा कार्यालय के दक्ष, सुचारु और प्रभावी संचालन में बाधक बन रही है।
निदेशक ने सूचित किया है कि कार्यालय की गतिविधियों में निरंतर वृद्धि हुई है। जिसकी वजह से निदेशक को मोबाइल फ़ोन का अत्यधिक प्रयोग करना पड़ रहा है। उन्हें विभिन्न विशेषज्ञों, कलाकारों, साहित्यकारों, प्रायोजकों, वरिष्ठ अधिकारियों, सहकर्मियों और अन्य कर्मियों के साथ निरंतर संपर्क में रहना पड़ता है।
कार्यालय की गतिविधियों में जो बढ़ोतरी हुई है उससे कार्यालय का राजस्व भी बढ़ा है। ऐसे में यह आवश्यक प्रतीत होता है कि केंद्र के अनुरोध को स्वीकार करते हुए उनकी मासिक व्यय सीमा दो हज़ार रुपए से बढ़ा कर छह हज़ार रुपए कर दी जाए। बोर्ड के विचारार्थ प्रस्तुत।
